Die erweiterte Diskussion muss offen und transparent geführt werden. Zu diesem Zweck macht der Ratspräsident die Diskussionsdokumente der interessierten Öffentlichkeit sowie den zahlreichen Beteiligten an diesem Verfahren zugänglich (siehe Dokumentation).
Im Interesse einer möglichst breit angelegten Konsultation stellt das Ratssekretariat für alle, die einen Beitrag einreichen möchten, die folgende Adresse bereit:
Beiträge sind in einer oder mehreren Amtssprachen der Organisation (Deutsch, Englisch, Französisch) ausschließlich in elektronischer Form an die obige Adresse zu richten. Wer einen Beitrag einreicht, gestattet der Organisation, den Text unter Angabe der Herkunft auf dieser Website zu veröffentlichen. Die Organisation behält sich das Recht vor, nicht alle Beiträge zu veröffentlichen.
Eine sinnvolle Berücksichtigung der Beiträge ist natürlich nur möglich, wenn sie rechtzeitig zur Vorbereitung der Ratstagungen eingehen (siehe Tagungskalender des Rats).