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Bekanntmachung: Internationale unbeschränkte Ausschreibung Nr. 1344 (D - München)

Verwaltung des neuen Gehalts-/Versorgungssystems (Vermögensverwaltung/Verwaltung der Einzelkonten der EPO) für ab 1. Januar 2009 neu eingestellte Bedienstete

1. Auftraggeber:

   Europäische Patentorganisation (EPO), handelnd durch das Europäische Patentamt mit Hauptsitz in D-80469 München, Erhardtstr. 27, Postanschrift: EPA, D-80298 München
   Die Europäische Patentorganisation ist eine zwischenstaatliche Organisation, die durch das 1977 in Kraft getretene Europäische Patentübereinkommen gegründet wurde. Ihr gehören derzeit 34 Mitgliedstaaten an (Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Monaco, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Schweiz, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Türkei, Ungarn, Vereinigtes Königreich und Zypern). Ausführendes Organ der EPO ist das Europäische Patentamt, das die Recherche und Prüfung europäischer Patentanmeldungen und die Erteilung europäischer Patente zur Aufgabe hat. Es beschäftigt rund 6 700 Bedienstete am Hauptsitz in München, in einer Zweigstelle in Den Haag (Rijswijk (NL)) und in zwei Dienststellen in Berlin und Wien. (Die Zahl der Mitgliedstaaten und der Bediensteten kann sich ändern.)
   

2. Vergabeverfahren:

   internationale unbeschränkte Ausschreibung im Leistungswettbewerb
   

3. Beschreibung des Auftrags:

   1. Beschreibung des Auftrags:

      Verwaltung des neuen Gehalts-/Versorgungssystems (Vermögensverwaltung/Verwaltung der Einzelkonten der EPO) für ab 1. Januar 2009 neu eingestellte Bedienstete

   2. Teilung in Lose:

      Los 1: Vermögensverwaltungsleistungen
      Los 2: Verwaltung der Einzelkonten des neuen beitragsorientierten Plans

      Die zwei Lose können entweder an denselben oder einzeln an zwei verschiedene Auftragnehmer vergeben werden. Die EPO bevorzugt jedoch die Vergabe an einen Auftragnehmer. Letzteres gilt auch für Bietergemeinschaften oder die Beschäftigung von Unterauftragnehmern für eines der Lose. In diesem Fall hat der Bieter alle Unterauftragnehmer anzugeben.

   3. Erforderliche Sicherheiten und Bürgschaften:

      nicht zutreffend

   4. Wichtigste Zahlungsbedingungen:

      Die Zahlung erfolgt vierteljährlich im Nachhinein innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung in ordnungsgemäßer Form.

   5. Rechtlich vorgeschriebene Qualifikationen:

      nicht zutreffend

4. Erfüllungsort und Leistungsfrist:

   1. Erfüllungsort:

      Der Auftragnehmer erbringt die Leistungen in seinen eigenen Räumlichkeiten; es finden jedoch regelmäßige Treffen am Hauptsitz des EPA in München statt.

   2. Vertragslaufzeit oder Ausführungsfrist:

      Die Leistungen müssen ab 1. Januar 2009 erbracht werden. Der Vertrag wird für eine Grundlaufzeit von drei Jahren geschlossen. Der EPO wird danach die Option eingeräumt, das Vertragsverhältnis durch schriftliche Erklärung, unter Einhaltung einer Frist von 6 Monaten, um Zeiträume von jeweils zwei Jahren zu verlängern. Jede Partei kann den Vertrag mit einer Kündigungsfrist von sechs Monaten schriftlich kündigen. Während der ersten sechs Monate der Vertragslaufzeit kann die EPO ihn mit einer Kündigungsfrist von zwei Wochen schriftlich kündigen.

5. Änderungsvorschläge:

   Änderungsvorschläge sind nur zulässig, wenn ein Hauptangebot abgegeben wird.

6. Anforderung der Verdingungsunterlagen und Abgabe des Angebots:

   1. Bezeichnung und Anschrift der Stelle, bei der die Verdingungsunterlagen und Zusatzauskünfte dazu angefordert werden können:

      Europäisches Patentamt
      Referat Beschaffung (4.4.4)
      Ausschreibung Nr. 1344
      Erhardtstraße 27
      D-80469 München
      Postanschrift: EPA, D-80298 München
      Fax: +49-89-2399-4497
      mntenderclarifications@epo.org

      Die Verdingungsunterlagen können schriftlich, per Fax oder per E-Mail angefordert werden.

   2. Annahmeschluss für die Anforderung der Verdingungsunterlagen bei der EPO:

      14. März 2008, 12.00 Uhr (MEZ)

   3. Annahmeschluss für Rückfragen bei der EPO:

      28. März 2008, 12.00 Uhr (MEZ)
      Rückfragen sind schriftlich, per Telefax oder per E-Mail einzureichen.

   4. Annahmeschluss für Angebote/Zahl der einzureichenden Ausfertigungen:

      23. April 2008, 12.00 Uhr (MEZ)
      Zwei zusätzliche Ausfertigungen neben dem als solches kenntlich zu machenden Originalangebot sowie eine elektronische Fassung (CD oder CD-Rom). Die elektronische Fassung sollte vorzugsweise im PDF-Format vorgelegt werden; ist dies nicht möglich, sind mit Textverarbeitung erstellte Dokumente im RTF-Format einzureichen. Bei Abweichungen zwischen der gedruckten und der elektronischen Fassung ist nur die gedruckte Fassung des Angebots verbindlich.
      Angebote sind schriftlich per Post einzureichen; per Fax oder per E-Mail eingereichte Angebote müssen ausgeschlossen werden.

   5. Anschrift, an die Rückfragen und das Angebot zu richten sind:

      wie unter Nr. 6 a)

   6. Sprache oder Sprachen, in denen Rückfragen und das Angebot abzufassen sind:

      Englisch
      Die Verdingungsunterlagen sind nur in Englisch erhältlich.

7. Rechtsform einer Bietergemeinschaft:

   Reichen mehrere Bieter ein gemeinsames Angebot ein, so ist einer von ihnen als Hauptauftragnehmer zu benennen, der für die Erfüllung aller vertraglichen Verpflichtungen haftet. Unterauftragnehmer sind mit ihrem vollen Namen zu nennen, und der Teil der an Unterauftragnehmer vergebenen Leistungen ist genau anzugeben.

8. Auskünfte und Nachweise zur finanziellen und wirtschaftlichen Lage sowie zur fachlichen und professionellen Kompetenz des Bieters:

   Kunden- und Bankauskünfte (siehe Verdingungsunterlagen Teil I - Vordruck A der Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen bitte ausfüllen und unterzeichnen)

9. Bindefrist:

   zwölf Monate ab dem unter Nr. 6 d) angegebenen Annahmeschluss für Angebote

10. Kriterien für die Zuschlagserteilung:

    Die Angebote werden anhand der folgenden Kriterien geprüft (die Reihenfolge ihrer Nennung stellt keine Gewichtung dar):
    

    • Fähigkeit, in den drei Amtssprachen der EPO zu arbeiten (Deutsch, Englisch und Französisch)
    • Erfahrung mit den ausgeschriebenen Dienstleistungen
    • Tätigkeit im betreffenden geografischen Raum und internationale Erfahrung
    • Erfahrung mit Gehalts-/Versorgungssystemen internationaler Organisationen
    • Fähigkeit, die Erfordernisse der EPO zu erfüllen, indem geeignete Produkte angeboten werden und gewährleistet wird, dass die Vorschriften der EPO sinnvoll angewandt werden
    • Eignung und innovativer Charakter der vorgeschlagenen Anlagestrategie
    • Bereitschaft und Fähigkeit, mit Anbietern verbundener Dienstleistungen zusammenzuarbeiten, solche Dienstleistungen anderer Anbieter zu koordinieren und als Hauptanlaufstelle der EPO zu fungieren
    • Fähigkeit, die Leistungen fristgerecht und unter Einhaltung der gebotenen Qualitätsstandards zu erbringen
    • fundiertes Fachwissen
    • Möglichkeiten/Funktionen der Technologie des Bieters und deren Nutzung
    • organisatorische Fähigkeiten und Flexibilität bezüglich der zu erbringenden Dienstleistungen
    • finanzielles Renommee
    • Kosten-Nutzen-Verhältnis der angebotenen Dienstleistungen und Produkte sowie genereller finanzieller Vorteil
    • Verminderung möglicher Risiken (z. B. aufgrund von versteckten Kosten, Unklarheiten hinsichtlich des Umfangs und Inhalts der angebotenen Dienstleistungen und Produkte)

11. Sonstige Angaben:

    Die in die engere Wahl gezogenen Bieter können aufgefordert werden, ihre Angebote im EPA in München vorzustellen. Die EPO erstattet keine Kosten, die den Bietern durch die Vorstellung ihrer Angebote entstehen.
    Die in die engere Wahl gezogenen Bieter können außerdem aufgefordert werden, ein Testsystem einzurichten bzw. testweise Dienstleistungen anzubieten, sodass der EPO eine weitergehende praktische Bewertung ermöglicht wird. Die Bieter werden aufgefordert, eine Schätzung der Kosten abzugeben, die ihnen für die Installation des Testsystems bzw. das testweise Angebot von Dienstleistungen zu erstatten sind (der Erstattungsbetrag gilt als Teil des Angebotspreises).