Bekanntmachung: Internationale unbeschränkte Ausschreibung Nr. 1543 (D - München)

Unterstützung der Abteilung Interne Kommunikation des EPA bei der Entwicklung von Strategien für die interne Kommunikation, Beratung in Sachen interne Kommunikation und Managementkommunikation, Unterstützung bei der Einrichtung neuer Kommunikationskanäle (z. B. soziale Medien, Crossmedia-Pakete), redaktionelle Unterstützung und Layout-Betreuung für das EPA-Mitarbeitermagazin "gazette" sowie redaktionelle Unterstützung für verschiedene interne Medien 

  1. Auftraggeber:

    Europäische Patentorganisation (EPO), handelnd durch das Europäische Patentamt mit Hauptsitz in 80469 München, Erhardtstraße 27, Deutschland.
    Die Europäische Patentorganisation ist eine zwischenstaatliche Organisation, die durch das 1977 in Kraft getretene Europäische Patentübereinkommen gegründet wurde. Ihr gehören derzeit 38 Mitgliedstaaten an (Albanien, Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, ehemalige jugoslawische Republik Mazedonien, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Monaco, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, San Marino, Schweden, Schweiz, Republik Serbien, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Türkei, Ungarn, Vereinigtes Königreich und Zypern). Ausführendes Organ der EPO ist das Europäische Patentamt, das die Recherche und Prüfung europäischer Patentanmeldungen und die Erteilung europäischer Patente zur Aufgabe hat. Es beschäftigt rund 6 700 Bedienstete am Hauptsitz in München, in einer Zweigstelle in Den Haag/Rijswijk (NL) und in zwei Dienststellen in Berlin und Wien. (Die Zahl der Mitgliedstaaten und der Bediensteten kann sich ändern.)

  2. Vergabeverfahren:

    internationale unbeschränkte Ausschreibung im Leistungswettbewerb

  3. Beschreibung des Auftrags:

    1. Gegenstand des Auftrags:

      Unterstützung der Abteilung Interne Kommunikation des EPA bei der Entwicklung von Strategien für die interne Kommunikation, Beratung in Sachen interne Kommunikation und Managementkommunikation, Unterstützung bei der Einrichtung neuer Kommunikationskanäle (z. B. soziale Medien, Crossmedia-Pakete), redaktionelle Unterstützung und Layout-Betreuung für das EPA-Mitarbeitermagazin "gazette" sowie redaktionelle Unterstützung für verschiedene interne Medien

    2. Teilung in Lose:

      Los 1: Unterstützung bei der:

      • Verwirklichung der Ziele des Bereichs Interne Kommunikation
      • Beratung von Vorgesetzten und Projektleitern in Fragen der internen Kommunikation, vor allem im Zusammenhang mit strategischen Leitlinien
      • Zusammenstellung von Kommunikationspaketen für Vorgesetzte
      • Einrichtung neuer Kommunikationskanäle (z. B. soziale Medien, Crossmedia-Pakete)
      • Konzeption, Durchführung und Moderation von Workshops für EPA-Mitarbeiter zu Strategien für die interne Kommunikation

      Los 2: Unterstützung bei der:

      • Redaktion verschiedener interner Medien (z. B. Mitarbeitermagazin "gazette", Intranet, Newsletter)
      • redaktionellen Beratung und Schulung des Redaktionsteams
      • Betreuung des EPA-Referats Grafikdesign beim Layout des Mitarbeitermagazins "gazette"
      • Unterstützung im Bereich Fotografie
    3. Erforderliche Sicherheiten und Bürgschaften:

      nicht zutreffend

    4. Wichtigste Zahlungsbedingungen:

      Die Zahlung erfolgt innerhalb von 30 Tagen nach Abnahme der erbrachten Leistungen und Erhalt einer monatlichen Rechnung in ordnungsgemäßer Form.

    5. Rechtlich vorgeschriebene Qualifikationen:

      nicht zutreffend

  4. Erfüllungsort und Leistungsfrist:

    1. Erfüllungsort:

      Die Leistungen sind größtenteils in den EPA-Dienstgebäuden in München oder in Den Haag zu erbringen (Layout-Leistungen sind in München zu erbringen).

    2. Vertragslaufzeit oder Ausführungsfrist:

      Der Vertrag beginnt mit Unterzeichnung einer entsprechenden Vereinbarung durch beide Parteien und hat eine Laufzeit von drei Jahren. Die EPO kann den Vertrag zweimal um jeweils ein Jahr verlängern, indem sie dies dem Auftragnehmer spätestens zwei Monate vor Vertragsablauf schriftlich mitteilt.

  5. Änderungsvorschläge:

    Änderungsvorschläge, die sich in einer erheblichen Einschränkung der Rechte und Sicherheiten der EPO niederschlagen würden, sind nicht zulässig.

  6. Anforderung der Verdingungsunterlagen und Abgabe des Angebots:

    1. Bezeichnung und Anschrift der Stelle, bei der die Verdingungsunterlagen und Zusatzauskünfte dazu angefordert werden können:

      Europäisches Patentamt
      Zentrale Beschaffung (4.8.2)
      Ausschreibung Nr. 1543
      Erhardtstraße 27
      80469 München
      Deutschland

      Fax: +49 89 2399-4145
      E-Mail: mntenderclarifications@epo.org

      Die Verdingungsunterlagen können schriftlich, per Fax oder per E-Mail angefordert werden.
    2. Annahmeschluss für die Anforderung der Verdingungsunterlagen bei der EPO:

      Donnerstag, den 21.06.2012, 12.00 Uhr (MEZ)

    3. Annahmeschluss für Rückfragen bei der EPO:

      Donnerstag den 5. Juli 2012, 12.00 Uhr (MEZ)
      Rückfragen sind schriftlich, per Fax oder per E-Mail einzureichen.

    4. Annahmeschluss für Angebote/Zahl der einzureichenden Ausfertigungen:

      Donnerstag, den 19. Juli 2012, 12.00 Uhr (MEZ)
      Das Angebot ist nur im Original einzureichen.

    5. Anschrift, an die Rückfragen und das Angebot zu richten sind:

      wie unter Nr. 6 a)
      Die Angebote sind per Post oder Kurier einzureichen. Per Fax oder E-Mail eingereichte Angebote werden ausgeschlossen.

    6. Sprache oder Sprachen, in denen Rückfragen und das Angebot abzufassen sind:

      Englisch.
      Die Verdingungsunterlagen sind nur in Englisch erhältlich.

  7. Rechtsform einer Bietergemeinschaft:

    Reichen mehrere Bieter ein gemeinsames Angebot ein, so ist einer von ihnen als Hauptauftragnehmer zu benennen, der für die Erfüllung aller vertraglichen Verpflichtungen haftet.

  8. Auskünfte und Nachweise zur finanziellen und wirtschaftlichen Lage sowie zur fachlichen und professionellen Kompetenz des Bieters:

    Kunden- und Bankauskünfte (wie in Anhang 1 der Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen - Teil 1 der Verdingungsunterlagen gefordert)

  9. Bindefrist:

    sechs Monate ab dem unter Nr. 6 d) angegebenen Annahmeschluss für Angebote

  10. Kriterien für die Zuschlagserteilung:

    Los 1: Ausschlusskriterien

    1. Vollständigkeit des Angebots
    2. Geschäftsinfrastruktur im Raum München und/oder Den Haag (der Bieter muss im Raum München und/oder Den Haag über ein Büro verfügen oder nachweisbar und flexibel auf verlässliche Partner zurückgreifen können, denen er nach Bedarf - auf Ad-hoc- oder regelmäßiger Basis - Unteraufträge erteilen kann)
    3. Befähigung zur Erbringung von Unterstützungsleistungen in München und/oder Den Haag
    4. Bestätigung, dass keine Methoden von L. Ron Hubbard (Gründer von Scientology) angewandt werden

    Los 1: Kriterien für die Zuschlagserteilung

    1. Organisation, Struktur und Kapazität des Auftragnehmers
    2. Qualifikation und Erfahrung des vorgeschlagenen Projektteams
    3. Gesamtkosten
    4. Erfahrung (des vorgeschlagenen Teams) mit vergleichbaren Projekten sowie Referenzen
    5. Gesamteindruck des Angebots
    6. Präsentation des Angebots (in englischer Sprache) in München oder Den Haag
      (Das Amt wird unter den eingegangenen Angeboten eine Vorauswahl treffen und die betreffenden Bieter zu einer Präsentation ihres Angebots in seine Räumlichkeiten in München oder Den Haag einladen. Die endgültige Auswahl erfolgt anhand der oben genannten Kriterien und der Ergebnisse der mündlichen Präsentation.)

    Los 2: Ausschlusskriterien

    1. Vollständigkeit des Angebots
    2. Geschäftsinfrastruktur im Raum München und/oder Den Haag (der Bieter muss im Raum München und/oder Den Haag über ein Büro verfügen oder nachweisbar und flexibel auf verlässliche Partner zurückgreifen können, denen er nach Bedarf - auf Ad-hoc- oder regelmäßiger Basis - Unteraufträge erteilen kann)
    3. Befähigung zur Erbringung von Unterstützungsleistungen in München und/oder Den Haag (ausgenommen Layout-Leistungen, die in München zu erbringen sind)
    4. Bestätigung, dass keine Methoden von L. Ron Hubbard (Gründer von Scientology) angewandt werden

    Los 2: Kriterien für die Zuschlagserteilung

    1. Organisation, Struktur und Kapazität des Auftragnehmers
    2. Qualifikation und Erfahrung des vorgeschlagenen Projektteams
    3. Gesamtkosten
    4. Qualität des vorgeschlagenen Netzwerks von Journalisten hinsichtlich inhaltlicher Erfahrung (nachzuweisen durch Lebensläufe und Arbeitsbeispiele) und Sprachkenntnissen (Englisch, Deutsch und Französisch)
    5. Erfahrung mit vergleichbaren Unternehmenspublikationen
    6. Präsentation des Angebots (in englischer Sprache) in München oder Den Haag
      (Das Amt wird unter den eingegangenen Angeboten eine Vorauswahl treffen und die betreffenden Bieter zu einer Präsentation ihres Angebots in seine Räumlichkeiten in München oder Den Haag einladen. Die endgültige Auswahl erfolgt anhand der oben genannten Kriterien und der Ergebnisse der mündlichen Präsentation. Nähere Informationen siehe unten.)
    7. Gesamteindruck des Angebots
  11. Sonstige Angaben:

    Derzeit wird davon ausgegangen, dass der Zuschlag im Oktober 2012 erteilt wird.
    Die EPO behält sich das Recht vor, in die engere Wahl gezogene Bieter zu einer Vorstellung ihrer Angebote in den Räumlichkeiten der EPO in München oder Den Haag einzuladen. Die Kosten, die den Bietern dadurch entstehen, werden nicht erstattet.

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