Avis d'appel ouvert à la concurrence internationale n° 1543 (D - Munich)

Soutien au service Communication interne de l'OEB dans les domaines de la stratégie et du conseil en matière de communication interne ainsi que de la communication managériale, soutien à la création de nouveaux canaux de communication, par exemple des médias sociaux et des ensembles cross-média, assistance à la rédaction et supervision de la mise en pages du magazine interne de l'OEB ("gazette"), et assistance à la rédaction de plusieurs médias internes

  1. Autorité responsable du marché :

    L'Organisation européenne des brevets (OEB), par l'intermédiaire de l'Office européen des brevets ayant son siège : Erhardtstrasse 27, 80469 Munich, Allemagne.
    L'Organisation européenne des brevets est une organisation intergouvernementale créée conformément à la Convention sur le brevet européen qui est entrée en vigueur en 1977. Elle compte actuellement 38 Etats membres (l'Albanie, l'Allemagne, l'Autriche, la Belgique, la Bulgarie, Chypre, la Croatie, le Danemark, l'Espagne, l'Estonie, la Finlande, la France, la Grèce, la Hongrie, l'Irlande, l'Islande, l'Italie, la Lettonie, le Liechtenstein, la Lituanie, le Luxembourg, la Macédoine, Malte, Monaco, la Norvège, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la Roumanie, le Royaume-Uni, Saint-Marin, la Serbie, la Slovaquie, la Slovénie, la Suède, la Suisse, la République tchèque et la Turquie). L'organe exécutif de l'OEB est l'Office européen des brevets, qui est chargé de la recherche et de l'examen concernant les demandes de brevet européen et de la délivrance de brevets européens. Il emploie environ 6 700 agents en poste à son siège à Munich, dans son département à La Haye/Rijswijk (NL) et dans ses agences à Berlin et à Vienne (le nombre d'Etats membres et d'agents indiqué peut changer).

  2. Mode de passation du marché :

    Appel ouvert à la concurrence internationale avec attribution discrétionnaire.

  3. Description du marché :

    1. Objet du marché :

      Soutien au service Communication interne de l'OEB dans les domaines de la stratégie et du conseil en matière de communication interne ainsi que de la communication managériale, soutien à la création de nouveaux canaux de communication, par exemple des médias sociaux et des ensembles cross-média, assistance à la rédaction et supervision de la mise en pages du magazine interne de l'OEB ("gazette"), et assistance à la rédaction de plusieurs médias internes.

    2. Partage en lots :

      Lot 1 – soutien dans les domaines suivants :

      • réalisation des objectifs du service Communication interne ;
      • conseil en matière de communication interne à l'intention des supérieurs hiérarchiques et des chefs de projet, notamment pour les questions liées aux orientations stratégiques ;
      • conception d'ensembles de communication destinés aux supérieurs hiérarchiques ;
      • création de nouveaux canaux de communication, par exemple des médias sociaux et des ensembles cross-média ;
      • conception, réalisation et animation, avec des acteurs de l'OEB, d'ateliers de communication interne consacrés à des sujets stratégiques.

      Lot 2 – soutien dans les domaines suivants :

      • assistance à la rédaction pour divers médias internes (par exemple le magazine interne "gazette", l'Intranet, les Lettres d'information) ;
      • conseil en matière de rédaction et encadrement de l'équipe de rédacteurs ;
      • supervision du service interne Conception graphique dans le cadre de la mise en pages du magazine interne "gazette" ;
      • assistance photographique.

    3. Dépôts et garanties exigés :

      Sans objet

    4. Principales conditions relatives au paiement :

      Le paiement est effectué dans un délai de 30 jours à compter de l'acceptation des services rendus et de la réception d'une facture mensuelle établie en bonne et due forme.

    5. Qualifications exigées par la loi :

      Sans objet

  4. Lieu et période d'exécution :

    1. Lieu où le marché doit être exécuté :

      La plupart des prestations doivent être exécutées dans les locaux de l'Office à Munich ou à La Haye (les services de mise en pages doivent être fournis à Munich).

    2. Durée du contrat ou délai de livraison ou d'exécution des prestations :

      Le contrat prend effet à compter de la signature d'un accord correspondant par les deux parties. Sa durée est de trois ans. L'OEB peut proroger le contrat à deux reprises au maximum, à chaque fois pour une période d'un an, en envoyant une notification écrite au contractant au plus tard deux mois avant l'expiration du contrat.

  5. Variantes :

    Les propositions de variantes susceptibles de réduire de façon significative les droits et garanties de l'OEB ne sont pas autorisées.

  6. Demande d'envoi du cahier des charges et réception des offres :

    1. Nom et adresse du service auprès duquel peuvent être demandés le cahier des charges et des précisions concernant celui-ci :

      Office européen des brevets
      Service central des achats (4.8.2)
      Appel d'offres n° 1543
      Erhardtstrasse 27
      80469 Munich
      Allemagne

      Télécopie : 0049-(0)89-2399-4145
      Courriel : mntenderclarifications@epo.org

      Le cahier des charges est envoyé sur demande faite par écrit, par télécopie ou par courrier électronique.

    2. Date limite de réception par l'OEB des demandes d'envoi du cahier des charges :

      Jeudi 21 Juin 2012 à 12 h (HEC)

    3. Date limite de réception par l'OEB des demandes de précisions :

      Jeudi 5 Juillet 2012 à 12 h (HEC)
      Les questions doivent parvenir par lettre, par fax ou par courriel.

    4. Date limite de dépôt des offres – Nombre d'exemplaires à envoyer à l'Office :

      Jeudi 19 Juillet 2012 à 12 h (HEC)
      Seule la version originale de l'offre doit être soumise.

    5. Adresse à laquelle doivent être envoyées les demandes de précisions et les offres :

      Cf. point 6 a).
      Les offres doivent être envoyées par la poste ou remises par coursier. Les offres soumises par télécopie ou par courrier électronique ne peuvent pas être prises en considération.

    6. Langue ou langues dans lesquelles les demandes de précisions et les offres doivent être rédigées :

      Anglais.
      Le cahier des charges n'est disponible qu'en anglais.

  7. Forme légale du groupement, en cas d'offre soumise en commun :

    Si plusieurs candidats soumettent une offre en commun, l'un d'entre eux doit être désigné comme contractant principal responsable de l'exécution de toutes les obligations découlant du contrat.

  8. Informations et preuves relatives à la situation économique et financière du candidat, ainsi qu'à sa compétence technique et professionnelle :

    Références de clients et références bancaires (conformément à l'annexe 1 des Conditions générales relatives aux appels à la concurrence – partie 1 du cahier des charges).

  9. Durée obligatoire de validité des offres :

    Six mois à compter de la date limite de dépôt des offres indiquée au point 6 d).

  10. Critères d'attribution du marché :

    Lot 1 – critères d'inclusion :

    1. exhaustivité de l'offre
    2. infrastructure commerciale dans la région de Munich et/ou de La Haye (le candidat doit avoir un bureau dans la région de Munich et/ou de La Haye, ou un accès avéré et souple à des partenaires fiables auxquels des travaux peuvent être sous-traités en fonction des besoins – soit ponctuellement, soit régulièrement)
    3. capacité à fournir un soutien à Munich et/ou à La Haye
    4.  confirmation que les méthodes de L. Ron Hubbard (fondateur de la scientologie) ne seront pas appliquées

    Lot 1 – critères d'attribution :

    1. organisation, structure et aptitude du contractant
    2. qualification et expérience de l'équipe proposée pour mener à bien le projet
    3. niveau général des coûts
    4. expérience (de l'équipe proposée) dans des projets similaires et références
    5. impression globale laissée par l'offre
    6. présentation (en anglais) de l'offre à Munich ou à La Haye (en fonction des offres reçues, l'Office présélectionnera des candidats et les invitera à faire une présentation dans ses locaux à Munich ou à La Haye. La sélection finale s'effectuera sur la base des critères susmentionnés et des résultats de la présentation orale)

    Lot 2 – critères d'inclusion :

    1. exhaustivité de l'offre
    2. infrastructure commerciale dans la région de Munich et/ou de La Haye (le candidat doit avoir un bureau dans la région de Munich et/ou de La Haye, ou un accès avéré et souple à des partenaires fiables auxquels des travaux peuvent être sous-traités en fonction des besoins – soit ponctuellement, soit régulièrement)
    3. capacité à fournir un soutien à Munich et/ou à La Haye (à l'exception des services de mise en pages, qui doivent être fournis à Munich)
    4. confirmation que les méthodes de L. Ron Hubbard (fondateur de la scientologie) ne seront pas appliquées

    Lot 2 – critères d'attribution :

    1. organisation, structure et aptitude du contractant
    2. qualification et expérience de l'équipe proposée pour mener à bien le projet
    3. niveau général des coûts
    4. qualité du réseau de journalistes, tant en matière de contenu (à étayer par des CV et des échantillons d'articles) que de niveau de langues (allemand, anglais et français)
    5. expérience de publications d'entreprise similaires
    6. présentation (en anglais) de l'offre à Munich ou à La Haye (en fonction des offres reçues, l'Office présélectionnera des candidats et les invitera à faire une présentation dans ses locaux à Munich ou à La Haye. La sélection finale s'effectuera sur la base des critères susmentionnés et des résultats de la présentation orale – cf. ci-dessous pour de plus amples informations)
    7. impression globale laissée par l'offre

  11. Autres informations :

    Le marché devrait être attribué en Octobre 2012.
    L'OEB se réserve le droit d'inviter les candidats présélectionnés à présenter leurs offres dans les locaux de l'OEB à Munich ou à La Haye. Les frais encourus par les candidats pour ces présentations ne sont pas remboursés.

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