Bekanntmachung: Internationale offene Ausschreibung Nr. 1697 (D - München)

Bearbeitung europäischer Patentanmeldungen (A-Schriften) und Patentschriften (B Schriften) für die elektronische Veröffentlichung in XML und anderen Formaten

  1. Auftraggeber:

    Europäische Patentorganisation (EPO), handelnd durch das Europäische Patentamt mit Hauptsitz in D 80469 München, Bob-van-Benthem-Platz 1, Postanschrift: EPA, D 80298 München.
    Die Europäische Patentorganisation ist eine zwischenstaatliche Organisation, die durch das 1977 in Kraft getretene Europäische Patentübereinkommen gegründet wurde. Ihr gehören derzeit 38 Mitgliedstaaten an (Albanien, Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Ehemalige jugoslawische Republik Mazedonien, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Monaco, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, San Marino, Schweden, Schweiz, Serbien, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Türkei, Ungarn, Vereinigtes Königreich und Zypern). Ausführendes Organ der EPO ist das Europäische Patentamt, das die Recherche und Prüfung europäischer Patentanmeldungen und die Erteilung europäischer Patente zur Aufgabe hat. Es beschäftigt rund 6700 Bedienstete am Hauptsitz in München, in einer Zweigstelle in Den Haag (Rijswijk (NL)) und in zwei Dienststellen in Berlin und Wien. (Die Zahl der Mitgliedstaaten und der Bediensteten kann sich ändern.)

  2. Vergabeverfahren:

    Internationale unbeschränkte Ausschreibung im Leistungswettbewerb

  3. Beschreibung des Auftrags:

    1. Gegenstand des Auftrags:

      Bearbeitung europäischer Patentanmeldungen (A-Schriften) und Patentschriften (B Schriften) für die elektronische Veröffentlichung in XML und anderen Formaten. Die Bearbeitung umfasst die Erfassung der Daten, ihre Konvertierung und die Produktion.

      Aktuellen Schätzungen zufolge wird die EPO jährlich zwischen 65 000 und 75 000 A-Schriften und zwischen 55 000 und 70 000 B Schriften veröffentlichen. Zusätzlich müssen jedes Jahr ca. 20 000 Recherchenberichte (A3-Schriften) veröffentlicht werden.

      Die Ausgangsdokumente für die A- und B-Schriften sind durchschnittlich 30 - 35 Seiten stark, das Endprodukt hat etwa 16 Seiten. Beispiele sind auf dem Europäischen Publikationsserver zu finden.
      Das Spektrum der Arbeitsschritte zur Herstellung der A- und B-Schriften ist nachstehend aufgelistet. Welche Schritte im Einzelnen bei der Herstellung eines Dokuments notwendig sind, hängt von der Form der Ausgangsmaterialien ab, die der Auftragnehmer erhält. Wenigstens folgende Schritte können anfallen:

      • Zusammensetzen verschiedener Dateien in der korrekten Reihenfolge für die Erstellung einer A oder B Schrift
      • Bearbeitung der Manuskripte in Form von bereits gescannten elektronischen Faksimiles (Bitmaps)
      • Texterfassung vom Manuskript mittels ICR ("Intelligent Character Recognition")
      • Segmentieren von elektronischen Faksimiles in Text und Zeichnungen
      • manuelle Texterfassung (z. B. bei handschriftlichen Texten)
      • Rückfragen an die EPO zur Desambiguierung unklarer Textstellen
      • Editieren und Optimieren der vorhandenen Daten früherer Publikationen
      • Korrekturlesen der erfassten Textdaten
      • Extrahieren der eingebetteten Abbildungen und Zeichnungen sowie Einfügen der entsprechenden XML Markierungen in den Text
      • XML-Konvertierung - Tagging und Parsing der Textdaten
      • Konvertieren der XML-Daten in von der EPO vorgeschriebene Formate (z. B. in PDF-Archivdateien)
      • Abspeichern der Text und Bilddaten auf Datenträgern
      • Rückübermittlung der erfassten und/oder konvertierten Daten an die EPO

      Im Jahr 2013 belief sich das Verarbeitungsvolumen bei der Herstellung der A- und B-Schriften auf durchschnittlich 85 000 Zeichen im erzeugten XML (ohne Tags) und durchschnittlich 85 000 Seiten in PDF.

      Bitte beachten Sie, dass die EPO derzeit ihre internen Arbeitsabläufe und EDV-Systeme überarbeitet. Diese Änderungen werden sich deutlich auf die Veröffentlichung der Patentschriften auswirken; vor allem ist von einer deutlich höheren Qualität der Ausgangsmaterialien auszugehen. Details entnehmen Sie bitte der folgenden Internetseite: IT-Roadmap.

    2. Teilung in Lose:

      nicht zutreffend

    3.  Auftragsvolumen:

      Der Auftrag kann auf zwei Auftragnehmer aufgeteilt werden. In diesem Fall erhält jeder Auftragnehmer einen festen Anteil von A- und/oder B-Schriften pro Jahr. Dieser Anteil macht im Normalfall mindestens 35 % aus. Nach den aktuellen Schätzungen entspricht dies einer Mindestzahl von 48 000 A- und/oder B-Schriften pro Jahr. Die EPO kann das Auftragsvolumen nicht garantieren, die tatsächlichen Auftragsmengen können wesentlich von dieser Schätzung abweichen.

    4. Erforderliche Sicherheiten und Bürgschaften:

      Bankbürgschaft über 10 % des durchschnittlichen jährlichen Auftragswerts

    5. Wichtigste Zahlungsbedingungen:

      Die Rechnung für die hergestellten Schriften wird wöchentlich nach Abschluss der Herstellung ausgestellt. Die EPO begleicht die Rechnung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Liefergegenstände und der Rechnung in ordnungsgemäßer Form.

    6. Rechtlich vorgeschriebene Qualifikationen:

      nicht zutreffend

  4. Erfüllungsort und Leistungsfrist:

    1. Erfüllungsort:

      Räumlichkeiten des Auftragnehmers

    2. Vertragslaufzeit oder Ausführungsfrist:

      Die Auftragsvergabe erfolgt für die Herstellung der Jahre 2016 bis einschließlich 2018; die Vertragslaufzeit kann nach freiem Ermessen der EPO höchstens zweimal um je ein Jahr verlängert werden. Die Vorbereitungsphase wird voraussichtlich im Juli 2015 beginnen; der Vertrag endet mit einer Übergangsphase von maximal 6 Monaten nach Ende der regulären Herstellung.

  5. Änderungsvorschläge:

    nicht zulässig

  6. Anforderung der Verdingungsunterlagen und Abgabe des Angebots:

    1. Bezeichnung und Anschrift der Stelle, bei der die Verdingungsunterlagen und Zusatzauskünfte dazu angefordert werden können:

      Europäisches Patentamt
      Zentrale Beschaffungsstelle
      Ausschreibung Nr. 1697
      Bob-van-Benthem-Platz 1
      D 80469 München

      Fax: 089 2399-4145
      E-Mail: mntenderclarifications@epo.org

      Die Verdingungsunterlagen können schriftlich, per Telefax oder per E-Mail angefordert werden.

    2. Annahmeschluss für die Anforderung der Verdingungsunterlagen bei der EPO:

      04. Juli 2014, 12.00 Uhr (MEZ)

    3. Annahmeschluss für Rückfragen bei der EPO:

      18. Juli 2014, 12.00 Uhr (MEZ)
      Rückfragen sind schriftlich oder per Telefax oder per E-Mail einzureichen.

    4. Annahmeschluss für Angebote/Zahl der einzureichenden Ausfertigungen:

      29. August 2014, 12.00 Uhr (MEZ)
      Die vollständigen Angebote sind in einer Originalausfertigung auf Papier und in elektronischer Form auf CD an die unter 6 a) angegebene Anschrift zu richten. Bitte reichen Sie Ihr Angebot nicht per Fax oder E-Mail ein. Per E-Mail oder Fax übermittelte Angebote müssen ausgeschlossen werden.

    5. Anschrift, an die Rückfragen und das Angebot zu richten sind:

      wie unter Nr. 6 a)
      Bitte reichen Sie Ihr Angebot nur per Post und nicht per Fax oder per E-Mail ein. Per Fax oder per E-Mail eingereichte Angebote werden ausgeschlossen.

    6. Sprache oder Sprachen, in denen Rückfragen und das Angebot abzufassen sind:

      Rückfragen und Angebote sind ausschließlich auf Englisch einzureichen. Sämtliche Verdingungsunterlagen sind nur auf Englisch erhältlich.

  7. Rechtsform einer Bietergemeinschaft:

    Jeder Bieter (natürliche oder juristische Person) kann - entweder allein oder zusammen mit anderen - nur ein einziges Angebot abgeben. Reichen mehrere Bieter ein gemeinsames Angebot ein, so ist einer von ihnen als Hauptauftragnehmer zu benennen, der für die Erfüllung aller vertraglichen Verpflichtungen haftet.

  8. Kriterien für die Beurteilung der zur Auftragsausführung erforderlichen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters:

    Angebote von Bietern, die nicht die in den Verdingungsunterlagen genannten Auswahlkriterien erfüllen und/oder deren finanzielle und professionelle Zuverlässigkeit aufgrund ihrer Verhältnisse ernstlich infrage steht (s. Artikel 2 der Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen, abrufbar unter www.epo.org), sind von der Auftragsvergabe ausgeschlossen.
    Die zur Auftragsausführung erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters wird auf der Grundlage der Angaben und Nachweise beurteilt, die in Beantwortung des Fragebogens in Anhang 1 der Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen und zusätzlicher Fragebögen zu den Verdingungsunterlagen erbracht werden.

  9. Bindefrist:

    18 Monate ab dem unter Nr. 6 d) angegebenen Annahmeschluss für Angebote

  10. Kriterien für die Zuschlagserteilung:

    Technische Auswertung: 60%
    Finanzielle Auswertung: 40%

  11. Sonstige Angaben:

    Derzeit wird davon ausgegangen, dass der Zuschlag im Juli 2015 erteilt wird.

    CPV Code:
    72000000-5

    Nuts-Code:
    DE212
    AT130
    NL332

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