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Bekanntmachung: Internationale unbeschränkte Ausschreibung Nr. 2007/0480/Tp (NL - Den Haag)

Verarbeitung und Konvertierung von Dokumentenfaksilmiles in zeichenkodierte Daten.

1. Auftraggeber:

   Europäische Patentorganisation (EPO), handelnd durch das Europäische Patentamt mit Hauptsitz in D 80469 München, Erhardtstr. 27, Postanschrift: EPA, D 80298 München.
   Die Europäische Patentorganisation ist eine zwischenstaatliche Organisation, die durch das 1977 in Kraft getretene Europäische Patentübereinkommen gegründet wurde. Ihr gehören derzeit 34 Mitgliedstaaten an (Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Kroatien , Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Monaco, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Schweiz, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Türkei, Ungarn, Vereinigtes Königreich und Zypern). Ausführendes Organ der EPO ist das Europäische Patentamt, das die Recherche und Prüfung europäischer Patentanmeldungen und die Erteilung europäischer Patente zur Aufgabe hat. Es beschäftigt rund 6700 Bedienstete am Hauptsitz in München, in einer Zweigstelle in Den Haag (Rijswijk (NL)) und in zwei Dienststellen in Berlin und Wien (Die Anzahl der Mitgliedsstaaten und der Beschäftigten kann variieren) .
   

2. Vergabeverfahren:

   Internationale unbeschränkte Ausschreibung im Leistungswettbewerb
   

3. Beschreibung des Auftrags:

   1. Gegenstand des Auftrags:

      Verarbeitung und Konvertierung von Dokumentenfaksilmiles in zeichenkodierte Daten. Die Dokumentenfaksimiles bestehen aus ausgewählten Patentschriften, Briefen und Formularen.
      Die in den Dokumentenfaksimiles enthaltenen Informationen sind nicht öffentlich und dürfen Dritten nicht zugänglich gemacht oder für andere Zwecke genutzt werden, als im Vertrag definiert.
      
      Die Hauptarbeitsschritte sind:
      • Papierdokumente scannen und Erstellen von Faksimile-Dateien.
      • Transferieren/Kopieren von elektronischen Faksimiles (bitmaps) welche bereits gescannt
        sind und von dem EPA auf Datenträgern, dedizierten Servern oder online bereitgestellt werden
      • Verarbeiten der elektronischen Faksimiledateien in Text- und Bildsegmente
      • Texterfassung von Dokumenten unter Verwendung der OCR- und/oder ICR- Technik
      • Qualitätsverbesserung des Outputs des OCR- ("Optische Datenerkennung") und/oder ICR-("Intelligente Daten Erkennung") Systems auf den EPO Qualitätsstandard durch manuelle Zeichenerfassung
      • Nachkontrolle von erfassten Texten
      • Konvertierung von PDF-, Textverarbeitungs- und XML Dateien in das vom EPA spezifizierte Format
      • XML-Tagging, Mark-up und Parsing von Texten
      • Verarbeitung von extrahierten Bildern und Zeichnungen und Einfügen der entsprechenden XML Mark-ups in den Text
      • Verwendung des XML marked-up Textes und der Bilddaten für die abschließende Dokumentenerstellung (Formatierung), um Dokumente im PDF- und andere durch das EPA spezifizierten Formate zu erstellen
      • Indexierung
      • Text- und Bildspeicherung auf Datenträgern
      • Onlinelieferung der Liefereinheiten / Batches an einen dezidierten Server

   2. Teilung in Lose:

      Los 1: OCR- Formularverarbeitung, Abwicklung von im Patenterteilungsverfahren benutzten gescannten standardisierten Formularen in XML

      Los 2: OCR- Postverarbeitung und Analyse und Informationsgewinnung des gescannten Schriftverkehres der EPO

      Los 1 und Los 2 werden nur gemeinschaftlich zuerkannt.

   3. Arbeitsvolumen

      Der voraussichtliche Bedarf der jährlich zu konvertierenden Seiten beträgt 3.120.000 (Drei Millionen Einhundertzwanzigtausend) plus/minus 20 % (Prozent), wie in den Verdingungsunterlagen angegeben.

   4. Erforderliche Sicherheiten und Bürgschaften:

      nicht zutreffend

   5. Wichtigste Zahlungsbedingungen:

      Bezahlung erfolgt monatlich pro gelieferter Einheit zeichenkodierte Daten nach Qualitäts- Abnahme der Einheit.

   6. Rechtlich vorgeschriebene Qualifikationen:

      nicht zutreffend

4. Erfüllungsort und Leistungsfrist:

   1. Vertragslaufzeit oder Ausführungsfrist:

      Der Vertrag hat eine Grundlaufzeit von einem Jahr ab Unterzeichnung durch die Vertragsparteien. Nach Wahl der EPO besteht eine zweimalige Verlängerungsmöglichkeit um jeweils ein Jahr.

   2. Erfüllungsort:

      1. Der Erfüllungsort wird dem Vertragspartner überlassen, vorausgesetzt er erfüllt die in den Ausschreibungs-Unterlagen detaillierten Sicherheitsbedingungen.
      2. Der Vertragspartner darf zur Erfüllung seiner teilweisen oder gesamten Vertragspflichten lediglich Subunternehmer einsetzen, sofern die EPO dies ausdrücklich schriftlich im Vorhinein genehmigt hat.

5. Änderungsvorschläge:

   Änderungsvorschläge die die in den Verdingungsunterlagen niedergelegte Mindestanforderungen nicht erfüllen oder eine deutliche Einschränkung der Rechte und des Schutzes der EPO zur Folge haben würden, sind nicht zugelassen.

6. Anforderung der Verdingungsunterlagen und Abgabe des Angebots:

   1. Bezeichnung und Anschrift der Stelle, bei der die Verdingungsunterlagen und Zusatzauskünfte dazu angefordert werden können:

      Europäisches Patentamt
      Beschaffungsstelle
      z.Hd. Herrn M.K.R. Körner (# 0480/07/Tp)
      Patentlaan 2, 2288 EE Rijswijk, Niederlande
      Postfach 5818, 2280 HV Rijswijk, Niederlande
      Fax No. +31-70-340.3977

      Die Verdingungsunterlagen können schriftlich oder per Telefax angefordert werden. Die Anfrage muss den Namen, vollständige Adresse, Telefon- und Faxnummer und Emailadresse einer autorisierten Kontaktperson enthalten. Die Verdingungsunterlagen und der weitere Schriftverkehr während des Ausschreibungsverfahrens wird an diese Person adressiert.

   2. Annahmeschluss für die Anforderung der Verdingungsunterlagen bei der EPO:

      27 März 2008, 12.00 Uhr (MEZ)

   3. Annahmeschluss für Rückfragen bei der EPO:

      10 April 2008, 12.00 Uhr (MEZ)
      Rückfragen sind schriftlich oder per Telefax bei der unter 6 (a) angegebenen Adresse einzureichen.

   4. Annahmeschluss für Angebote/Zahl der einzureichenden Ausfertigungen:

      8 Mai 2008, 12.00 Uhr (MEZ)
      zwei zusätzliche Ausfertigungen neben dem als solches kenntlich zu machenden Originalangebot

   5. Anschrift, an die Rückfragen und das Angebot zu richten sind:

      wie unter Nr. 6 (a)

   6. Sprache oder Sprachen, in denen Rückfragen und das Angebot abzufassen sind:

      Englisch
      Die Verdingungsunterlagen sind nur in Englisch erhältlich.

7. Rechtsform einer Bietergemeinschaft:

   Jeder Bieter (natürliche oder juristische Person) darf lediglich ein Angebot einreichen, entweder ein selbstständiges oder ein gemeinsames. Reichen mehrere Bieter ein gemeinsames Angebot ein, so ist einer von ihnen als Hauptauftragnehmer zu benennen, der für die Erfüllung aller vertraglichen Verpflichtungen haftet.

8. Auskünfte und Nachweise zur finanziellen und wirtschaftlichen Lage sowie zur fachlichen und professionellen Kompetenz des Bieters:

   siehe Verdingungsunterlagen

9. Bindefrist:

   sechs Monate ab dem unter Nr. 6 (d) angegebenen Annahmeschluss für Angebote

10. Kriterien für die Zuschlagserteilung:

    siehe Verdingungsunterlagen

11. Sonstige Angaben:

    Im April 2008 ist im Europäischen Patentamt in Den Haag eine Bieterinformationsveranstaltung vorgesehen. Das genaue Datum sowie der Ort werden mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
    Der Auftragszuschlag wird voraussichtlich am dritte Quartal 2008 erteilt.
    Die erste Fase des Vertrages, d.h. die Periode zwischen dem erwarteten Vertragsabschluss (dritte Quartal 2008) und dem beabsichtigten Beginn des Echtlaufes (vierte Quartal 2008), wird zur Vorbereitung genutzt. Diese Vorproduktionsfase beinhaltet Entwicklung und Testen von Hard- und Software, Erstellen von Mustern der Patentdokumente in allen erwarteten Formaten sowie die Versuchsperiode des Produktionssystems des Vertragspartners.
    Der Produktionsstart ist abhängig von einem erfolgreichen Ergebnis aller von der EPO geforderten Tests in der Vorproduktionsfase.