Bekanntmachung: Internationale unbeschränkte Ausschreibung Nr. 2011/0482/Tp (NL - Den Haag)

Off-Site-Storage von Papier Patentschriften und damit verbundenen Dienstleistungen

  1. Auftraggeber:

    Europäische Patentorganisation (EPO) handelnd durch das Europäische Patentamt mit Hauptsitz in, Erhardtstrasse 27, D-80469 München, Postanschrift: EPA, D-80298 München.

    Die Europäische Patentorganisation ist eine zwischenstaatliche Organisation, die durch das 1977 in Kraft getrene Europäischen Patentübereinkommen gegründet wurde.. Ihr gehören derzeit 38 Mitgliedstaaten an (Albanien, Österreich, Belgien, Bulgarien, Kroatien, Zypern, die Tschechische Republik, Dänemark, Estland, Finnland, ehemalige jugoslawische Republik Mazedonien, Frankreich, Deutschland, Griechenland, Ungarn, Island, Irland, Italien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Monaco, Niederlande, Norwegen, Polen, Portugal, Rumänien, San Marino, Republik Serbien, Slowakei, Slowenien, Spanien, Schweden, Schweiz, Türkei und Vereinigtes Königreich). Ausführendes Organ der EPO ist das Europäische Patentamt, das die Recherche und Prüfung europäischer Patentanmeldungen und die Erteilung europäischer Patente zur Aufgabe hat. Es beschäftigt rund 6700 Bedienstete am Hauptsitz des EPA in München, in einer Zweigstelle in Den Haag / Rijswijk (NL) und in zwei Dienststellen in Berlin und Wien (Die Zahl der Mitgliedstaaten und der Bediensteten kann sich ändern).

  2. Vergabeverfahren:

    Internationale unbeschränkte Ausschreibung im Leistungswettbewerb.

  3. Beschreibung des Auftrags:

    1. Gegenstand des Auftrags:

      Off-Site-Storage von Papier Patentschriften und damit verbundenen Dienstleistungen, wie unter der Beschreibung von Los 1 und Los 2 hierunter angegeben.

    2. Aufteilung in Lose:

      Bieter können für ein Los oder für beide Lose einreichen, aber Preisgestaltung muss für jedes Los separat erfolgen.

      • Los 1 - Lagerung von Patentschriften, die bei Vertragsunterzeichnung in langfristiger Lagerung in einem Lagerhaus in Ribatejada, in der Nähe von Madrid in Spanien sind.
      • Los 2 - Speicherung von Patentschriften, die bei Vertragsunterzeichnung nicht in langfristiger Lagerung sind und die an den Auftragnehmer gesendet werden durch das EPA.

    3. Volumen der Arbeit:

      • Die Volumen von Los 1 ist 90.000 Kisten von ca. 43x39x28 cm.
      • Im vergangenen Jahr war Los 2 mit der Aufnahme für langfristige Speicherung von rund 4.000 Kisten beteiligt.
      • Anfragen vom EPA für entsprechende Dienste belaufen sich nach Erwartung auf 80 Mal für Los 1 und etwa 20 Mal für Los 2 im ersten Vertragsjahr: für Beide wird die kommenden Jahre mit einem langsamen Rückgang gerechnet. Weitere Informationen sind den Verdingungsunterlagen zu entnehmen.

    4. Kautionen und Sicherheiten:

      Nicht zutreffend

    5. Wichtigste Zahlungsbedingungen:

      In Rechnungsstellung erfolgt monatlich nach der vollständigen Akzeptanz der ausgeführter Arbeiten. Die EPO begleicht die Rechnungen innerhalb von 30 Tagen nach Abnahme.

    6. Qualifikationen gesetzlich vorgeschrieben:

      Nicht zutreffend

  4. Ort und Zeitraum der Dienstleistung:

    1. Ort, an dem der Vertrag durchgeführt werden soll:

      1. Die Leistungen sind in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers zu erbringen, vorausgesetzt, diese erfüllen die in den Verdingungsunterlagen genannten Sicherheits- und sonstigen Anforderungen der EPO.
      2. Der Auftragnehmer kann vertragliche Pflichten nur mit ausdrücklicher vorheriger schriftlicher Genehmigung der EPO ganz oder teilweise an Unterauftragnehmer weitergeben.

    2. Dauer des Auftrags oder Frist für die Lieferung oder die Ausführung von Dienstleistungen / Arbeiten:

      Der Vertrag wird zunächst für einen Zeitraum von 3 (drei) Jahren geschlossen und kann um weitere Zeiträume bis zu einer maximalen Dauer von nicht mehr als 8 (acht) Jahre verlängert werden.

  5. Änderungsvorschläge:

    Änderungsvorschläge, die nicht dir in den Verdingungsunterlagen festgelegten Mindestanforderungen erfüllen und/oder sich in einer erheblichen Einschränkung der Rechte und Sicherheiten der EPO niederschlagen würden, sind nicht zulässig.

  6. Anfragen für die Beschaffung Dokumente und Eingang der Angebote:

    1. Name und Anschrift der Stelle, bei der die Verdingungsunterlagen und Zusatzauskünfte dazu angefordert werden können:

      European Patent Office
      Zentrale Beschaffung Den Haag 4,8 (2011/0482/Tp)
      Patentlaan 2,
      2288 EE Rijswijk,
      Die Niederlande -

      P.O. Box 5818, 2280 HV Rijswijk, Niederlande;
      Fax-Nr (+31) 70 340 3977
      E-Mail-Adresse: dhtenderclarifications@epo.org

      Die Verdingungsunterlagen können schriftlich oder per FAX angefordert werden.

    2. Annahmeschluss für die Anforderung der Verdingungsunterlagen bei der EPO:

      3.2.2012, 12.00 Uhr (CET)

    3. Annahmeschluss für Rückfragen bei der EPO:

      10.2.2012 12.00 Uhr (CET)
      Rückfragen sind schriftlich oder per Fax einzureichen.

    4. Annahmeschluss für Angebote/ Zahl der einzureichenden Ausfertigungen:

      24.2.2012, 12.00 Uhr (CET)
      Zwei Papier-Exemplare und eine elektronische Kopie, zusätzlich zu dem als solches kenntlich zu machenden Originalangebots.

    5. Anschrift, an die Rückfragen und das Angebot zu richten sind:

      Wie in Punkt 6 (a).

    6. Sprache oder Sprachen, in denen Rückfragen und das Angebot abzufassen sind:

      Englisch. Die Verdingungsunterlagen sind nur in English erhältlich.

  7. Rechtsform der Bietergemeinschaft im Falle eines gemeinsamen Angebots:

    Jeder Bieter (natürliche oder juristische Person) kann - entweder allein oder zusammen nur ein einziges Angebot abgeben. Reichen mehrere Bieter ein gemeinsames Angebot ein, so ist einer von ihnen als Hauptauftragnehmer zu benennen, der für die Erfüllung aller vertraglichen Verpflichtungen haftet.

  8. Informationen und Beweise zur finanziellen und wirtschaftlichen Lage sowie zur professionellen und fachlichen Kompetenz des Bieters:

    • Kunden-Referenzen, die die Erfahrung des Bieters mit Aufträgen von ähnlicher Größe und Natur nachweisen
    • Nachweis des Bieters bezüglich der Erfahrung mit einem Qualitätsmanagement-System (QMS) welches mindestens 1 Jahr operativ ist.
    • Informationen über den Sicherheitsplan des Bieters bezüglich der Datensicherheit als auch der physischen Beschaffenheit seiner Räumlichkeiten.
    • Informationen über den Jahresumsatz des Bieters in Lagerungsdienstleistungen während des letzten Jahres
    • Bank Referenzen.

  9. Zeitraum für den der Bieter an sein Gebot gebunden ist:

    Sechs Monate nach dem angegebenen Annahmeschluss für Angebote angegeben in Punkt 6 (d).

  10. Kriterien für die Zuschlagserteilung:

    Der Zuschlag wird dem Bieter erteilt, der am besten in der Lage ist, die Bedürfnisse und Anforderungen der EPO zu erfüllen und einen wirtschaftlichen Vorteil ergibt.
    Ausschlaggebend sind dabei:

    • Bieter Preisangebote in den Angebotsunterlagen enthalten
    • Qualität der Lagerhallen unter Berücksichtigung von Klima-, Sicherheits- und Ungezieferbekämpfung
    • Bieter Fähigkeit die Leistungen in Übereinstimmung mit einem Qualitätsmanagement-System
    • durchzuführen
    • Bieters Einhaltung der Bestimmungen bezüglich der Beschaffung der Dokumente im Zusammenhang mit Versicherung
    • Bieter Einhaltung der Bestimmungen bezüglich der Beschaffung der Dokumente im Zusammenhang mit Personal
    • Qualität der angeforderten Proben (leere Kisten, gescannte Seiten)

  11. Weitere Informationen:

    • Der Auftragnehmer, einschließlich seiner Mitarbeiter, wird die Dienstleistungen in strikter Vertraulichkeit
    • ausführen. Weitere Informationen sind den Verdingungsunterlagen zu entnehmen.
    • Die EPO behält sich das Recht vor den Vertrag an mehr als einen Bieter zu vergeben
    • Auftragsvergabe wird voraussichtlich im ersten Quartal 2012 stattfinden.
    • Ein Besuch der Lagereinrichtungen vor Ort durch EPO Mitarbeiter , sowie die Besichtigung der Anlagen des Bieters kann ein Teil des Bewertungsverfahrens ausmachen; solch ein Besuch wird für den Bieter kostenfrei sein.

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