Avis d'appel ouvert à la concurrence internationale n° 2011/0482/Tp (NL - La Haye)

Le stockage hors site des documents de brevets sur papier et de la performance des services connexes

  1. Autorité responsable du marché :

    L'Organisation européenne des brevets (OEB), par l'intermédiaire de l'Office européen des brevets ; siège : Erhardtstraße 27, D 80469 Munich ; adresse postale : OEB, D 80298 Munich.
    L'Organisation européenne des brevets est une organisation intergouvernementale créée conformément à la Convention sur le brevet européen qui est entrée en vigueur en 1977. Elle compte actuellement 38 États membres (l'Albanie, l’Allemagne, l’Autriche, la Belgique, la Bulgarie, Chypre, la Croatie, le Danemark, l’Espagne, l'Estonie, l'ex-République yougoslave de Macédoine, la Finlande, la France, la Grèce, la Hongrie, l’Irlande, l’Islande, l’Italie, la Lettonie, le Liechtenstein, la Lituanie, le Luxembourg, Malte, Monaco, la Norvège, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la Roumanie, le Royaume-Uni, Saint-Marin, la République de Serbie, la Slovaquie, la Slovénie, la Suède, la Suisse, la République tchèque et la Turquie). L'organe exécutif de l'OEB est l'Office européen des brevets, qui est chargé de la recherche et de l'examen concernant les demandes de brevet européen et de la délivrance de brevets européens. Il emploie environ 6700 agents en poste à son siège à Munich, dans son département à La Haye/Rijswijk (NL) et dans ses agences à Berlin et à Vienne (le nombre d'Etats membres et d'agents indiqués peut changer).

  2. Mode de passation du marché :

    Appel ouvert à la concurrence internationale avec attribution discrétionnaire.

  3. Description du marché :

    1. Objet du marché :

      Le stockage hors site des documents de brevets sur papier et de la performance des services connexes comme spécifié dans les descriptions des lots 1 et 2 ci-dessous.

    2. Partage en lots :

      Les offrants peuvent faire une offre pour un lot ou pour les deux lots, mais les prix doivent être fournis pour chaque lot séparément.

      • Lot 1 – Stockage de documents brevets qui, lors de la signature du contrat, seront en stockage à long terme dans un entrepôt à Ribatejada, près de Madrid en Espagne.
      • Lot 2 – Stockage de documents brevets qui, lors de la signature du contrat, ne sont pas entreposés à long terme, et qui seront envoyés au contractant par l'OEB.

    3. Volume de travail

      • Concernant le Lot 1, le volume concerné est de 90 000 boîtes d'environ 43x39x28 cm chacune.
      • Concernant le Lot 2, l'année précédente, l'apport supplémentaire pour le stockage à long terme a été de près de 4.000 boîtes.
      • Le nombre de demandes émanant de l'OEB pour les services connexes devraient s'élever à 80 pour le Lot 1 et à environ 20 pour le Lot 2 dans la première année contractuelle; ces deux nombres devraient diminuer lentement au cours des années à venir. Plus d'informations peuvent être obtenues à partir du cahier des charges.

    4. Dépôts et garanties exigés :

      sans objet.

    5. Principales conditions relatives au paiement :

      La facturation sera effectuée mensuellement, suite à l'acceptation d'un lot reçu au complet. Les factures seront payées par l'OEB dans les 30 jours de l'acceptation.

    6. Qualification exigées par la loi :

      sans objet.

  4. Lieu et période d'exécution :

    1. Lieu où le marché doit être exécuté :

      1. Le travail sera exécuté dans les locaux du fournisseur, sous réserve que celui-ci se conforme à la sécurité et aux autres exigences de l'OEB dont il est fait mention dans le cahier des charges.
      2. Le contractant ne peut sous-traiter tout ou partie des obligations inhérentes à ce contrat qu'avec l'accord formel préalable de l'OEB, antérieurement à la sous-traitance.

    2. Durée du contrat ou délai de livraison ou d'exécution des prestations :

      Le contrat sera conclu pour une période initiale de 3 (trois) ans et peut être prolongé par périodes ultérieures jusqu'à une durée maximale n'excédant pas 8 (huit) années.

  5. Variantes :

    Des propositions de variantes, qui ne satisfont pas l'une des exigences minimales prévues dans le cahier des charges ou qui auraient pour effet de réduire de façon notable les droits et garanties de l'OEB, ne sont pas permises.

  6. Demande d'envoi du cahier des charges et réception des offres :

    1. Nom et adresse du service auprès duquel peuvent être demandés le cahier des charges et des précisions concernant celui ci :

      Office européen des brevets
      Central Procurement The Hague 4.8 (2011/0482/Tp)
      Patentlaan 2,
      2288 EE Rijswijk,
      The Netherlands
      P.O. Box 5818, 2280 HV Rijswijk, the Netherlands;
      Fax No. (+31) 70 340 3977
      email address: dhtenderclarifications@epo.org
      Le cahier des charges est envoyé sur demande faite par écrit ou par téléfax.

    2. Date limite de réception par l'OEB des demandes d'envoi du cahier des charges :

      3.2.2012, à 12 heures (heure d'Europe centrale)

    3. Date limite de réception par l'OEB des demandes de précisions :

      10.2.2012, à 12 heures (heure d'Europe centrale)
      Les questions doivent parvenir par lettre ou par téléfax.

    4. Date limite de dépôt des offres Nombre d'exemplaires à envoyer à l'Office :

      24.2.2012 à 12 heures (heure d'Europe centrale)
      Deux exemplaires, en sus de l'original qui doit être marqué en tant que tel.

    5. Adresse à laquelle doivent être envoyées les demandes de précisions et les offres :

      Idem paragraphe 6 a), ci-dessus.

    6. Langue ou langues dans lesquelles les demandes de précisions et les offres doivent être rédigées :

      Anglais. Le cahier des charges sera disponible en anglais seulement.

  7. Forme légale du groupement, en cas d'offre soumise en commun :

    Chaque candidat (personne physique ou morale) ne peut soumettre qu'une seule offre. Si plusieurs candidats soumettent une offre en commun, l'un d'entre eux doit être désigné pour être le contractant principal responsable de l'exécution de toutes les obligations découlant du contrat.

  8. Informations et preuves relatives à la situation économique et financière du candidat, ainsi qu'à sa compétence technique et professionnelle :

    • Références de clients montrant l'expérience de l'offrant avec des contrats de taille et de nature similaires.
    • Preuve que l'offrant a mis en place et utilise un système de gestion de la qualité (QMS = Quality Management System) opérationnel depuis au moins un an.
    • Informations quant au plan de sécurité de l'offrant concernant à la fois la sécurité des données, mais aussi les conditions de sécurité propres aux bâtiments de l'offrant.
    • Informations concernant le chiffre d'affaires annuel de l'offrant dans les services de stockage en entrepôt au cours de la dernière année.
    • Références bancaires.

  9. Durée obligatoire de validité des offres :

    Six mois à compter de la date limite de dépôt des offres indiquée au paragraphe 6 d).

  10. Critères d'attribution du marché :

    Le contrat sera attribué au candidat dont l'offre est préférée, en tenant compte de la capacité de l'offrant de répondre aux besoins et aux exigences de l'OEB, ainsi qu' à l'avantage économique pour l'OEB.
    Cela signifie que les principaux aspects suivants seront pris en compte:

    • Les prix offerts mentionnés dans les offres de prix.
    • Qualité des installations d'entreposage en considérant les conditions climatiques, de sécurité, et le contrôle des nuisibles.
    • Capacité de l'offrant à fournir des prestations en conformité avec un système de gestion de la qualité.
    • Conformité de l'offrant à respecter les dispositions du cahier des charges en matière d'assurance.
    • Conformité de l'offrant à respecter les dispositions du cahier des charges concernant le personnel.
    • Qualité des échantillons demandés (carton vide, pages numérisées).

  11. Autres informations :

    • Le contractant, y inclus son personnel, seront tenus de fournir les services tout en observant une stricte confidentialité. Pour de plus ample information, se reporter au cahier de charges.
    • L'OEB se réserve le droit d'attribuer le contrat à plus d'un offrant.
    • L'attribution devrait avoir lieu au premier trimestre de 2012.
    • Une visite du site du personnel de l'OEB pour inspecter les lieux de stockage de l'offrant et ses installations peuvent faire partie de la procédure d'évaluation; ces visites n'auront aucun coût pour l'offrant.

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