Bekanntmachung: Internationale unbeschränkte Ausschreibung Nr. 2011/0554/Tp (NL - Den Haag)

Durchführung von OCR-Konvertierung und Datenextraktion für Dokumente mit einem bestimmten Eingabeformat (gescanntes Bild oder PDF) in entsprechende Ausgabeformate (XML und PDF mit verborgenem Text)

  1. Auftraggeber:

    Europäische Patentorganisation (EPO), handelnd durch das Europäische Patentamt mit Hauptsitz in D-80469 München, Erhardtstr. 27, Postanschrift: EPA, D-80298 München.
    Die Europäische Patentorganisation ist eine zwischenstaatliche Organisation, die durch das 1977 in Kraft getretene Europäische Patentübereinkommen gegründet wurde. Ihr gehören derzeit 38 Mitgliedstaaten an (Albanien, Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, ehemalige jugoslawische Republik Mazedonien, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Monaco, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, San Marino, Schweden, Schweiz, Republik Serbien, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Türkei, Ungarn, Vereinigtes Königreich und Zypern). Ausführendes Organ der EPO ist das Europäische Patentamt, das die Recherche und Prüfung europäischer Patentanmeldungen und die Erteilung europäischer Patente zur Aufgabe hat. Es beschäftigt rund 6 700 Bedienstete am Hauptsitz in München, in einer Zweigstelle in Den Haag/Rijswijk (NL) und in zwei Dienststellen in Berlin und Wien. (Die Zahl der Mitgliedstaaten und der Bediensteten kann sich ändern.)

  2. Vergabeverfahren:

    internationale unbeschränkte Ausschreibung im Leistungswettbewerb

  3. Beschreibung des Auftrags:

    1. Gegenstand des Auftrags:

      Durchführung von OCR-Konvertierung und Datenextraktion für Dokumente mit einem bestimmten Eingabeformat (gescanntes Bild oder PDF) in entsprechende Ausgabeformate (XML und PDF mit verborgenem Text)

    2. Teilung in Lose:

      Los 1: Massen-OCR von Patentliteratur
      Los 2: Massen-OCR von Nichtpatentliteratur
      Die Bieter können ein Angebot für ein Los oder für beide Lose abgeben.

    3. Erforderliche Sicherheiten und Bürgschaften:

      nicht zutreffend

    4. Wichtigste Zahlungsbedingungen:

      Die EPO begleicht die Rechnungen innerhalb von 30 Tagen nach Abnahme.

    5. Rechtlich vorgeschriebene Qualifikationen:

      nicht zutreffend

  4. Erfüllungsort und Leistungsfrist:

    1. Erfüllungsort:

      Die Leistungen sind in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers zu erbringen.

    2. Vertragslaufzeit oder Ausführungsfrist:

      Die Leistungserbringung beginnt spätestens drei Monate nach der Vertragsunterzeichnung. Der Vertrag wird zunächst für eine Dauer von zwei Jahren abgeschlossen und kann dreimal um jeweils ein Jahr verlängert werden.

  5. Änderungsvorschläge:

    Änderungsvorschläge, die nicht die in den Verdingungsunterlagen festgelegten Mindestanforderungen erfüllen und/oder sich in einer erheblichen Einschränkung der Rechte und Sicherheiten der EPO niederschlagen würden, sind nicht zulässig.

  6. Anforderung der Verdingungsunterlagen und Abgabe des Angebots:

    1. Bezeichnung und Anschrift der Stelle, bei der die Verdingungsunterlagen und Zusatzauskünfte dazu angefordert werden können:

      Europäisches Patentamt
      Zentrale Beschaffung Den Haag 4.8 (2011/0554/Tp)
      Patentlaan 2
      2288 EE Rijswijk
      Niederlande

      Postfach 5818, 2280 HV Rijswijk, Niederlande
      E-Mail: dhtenderclarifications@epo.org
      Die Verdingungsunterlagen können schriftlich oder per E-Mail angefordert werden.

    2. Annahmeschluss für die Anforderung der Verdingungsunterlagen bei der EPO:

      25.05.2012, 12.00 Uhr (MEZ)

    3. Annahmeschluss für Rückfragen bei der EPO:

      18.06.2012, 12.00 Uhr (MEZ)

    4. Annahmeschluss für Angebote/Zahl der einzureichenden Ausfertigungen:

      23.07.2012, 12.00 Uhr (MEZ)
      Einzureichen sind ein Original des Angebots sowie eine elektronische Fassung (recherchierbare PDF-Datei).

    5. Anschrift, an die Rückfragen und das Angebot zu richten sind:

      wie unter Nr. 6 a)

    6. Sprache oder Sprachen, in denen Rückfragen und das Angebot abzufassen sind:

      Englisch. Die Verdingungsunterlagen sind nur in Englisch erhältlich.

  7. Rechtsform einer Bietergemeinschaft:

    Jeder Bieter (natürliche oder juristische Person) kann - entweder allein oder zusammen mit anderen - nur ein einziges Angebot abgeben. Reichen mehrere Bieter ein gemeinsames Angebot ein, so ist einer von ihnen als Hauptauftragnehmer zu benennen, der für die Erfüllung aller vertraglichen Verpflichtungen haftet.

  8. Auskünfte und Nachweise zur finanziellen und wirtschaftlichen Lage sowie zur fachlichen und professionellen Kompetenz des Bieters:

    • Kundenreferenzen, die die Erfahrung des Bieters mit Aufträgen vergleichbarer Größenordnung und Art belegen
    • Nachweise über das Qualitätsmanagementsystem und etwaige Zertifizierungen des Bieters
    • Informationen über den Sicherheitsplan des Bieters bezüglich der Datensicherheit und der physischen Beschaffenheit seiner Räumlichkeiten
    • Informationen über den im vergangenen Jahr mit OCR-Diensten erzielten Jahresumsatz des Bieters
    • Bankauskünfte

  9. Bindefrist:

    sechs Monate ab dem unter Nr. 6 d) angegebenen Annahmeschluss für Angebote

  10. Kriterien für die Zuschlagserteilung:

    Der Zuschlag wird dem Bieter erteilt, der am besten in der Lage ist, die Erfordernisse der EPO zu erfüllen. Ausschlaggebend sind dabei:

    • die Qualität der angebotenen Lösung zur Erfüllung der administrativen, technischen und organisatorischen Erfordernisse des EPA, einschließlich Organisation des Bieters, Verständnis des Leistungsumfangs, technische Methodik, Vorgehensweise, Sicherheitsmanagement und Qualitätsmanagement (Gewichtung: 40 %)
    • die angegebenen Preise (Gewichtung: 60 %)

    Weitere Einzelheiten zu den Kriterien für die Zuschlagserteilung sind in den Verdingungsunterlagen enthalten.

  11. Sonstige Angaben:

    Derzeit wird davon ausgegangen, dass der Zuschlag im dritten Quartal 2012 erteilt wird.

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