Bekanntmachung: Unbeschränkte Ausschreibung Nr. 2586 (D - München)

Erbringung von Übersetzungsleistungen in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers. Die EPO stellt Pakete mit Titeln von Patentanmeldungen und/oder schriftlichen Bescheiden zu Patent-anmeldungen bereit. Der Text liegt in digitalem Format vor; die Pakete werden in elektro-nischem Format übermittelt.

  1. Auftraggeber:

    Europäische Patentorganisation (EPO), handelnd durch das Europäische Patentamt mit Hauptsitz in D 80469 München, Erhardtstr. 27, Postanschrift: EPA, D 80298 München.

    Die Europäische Patentorganisation ist eine zwischenstaatliche Organisation, die durch das 1977 in Kraft getretene Europäische Patentübereinkommen gegründet wurde. Ihr gehören derzeit 38 Mitglied-staaten an (Albanien, Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, ehemalige jugoslawische Republik Mazedonien, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Monaco, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, San Marino, Schweden, Schweiz, Republik Serbien, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Türkei, Ungarn, Vereinigtes Königreich und Zypern). Ausführendes Organ der EPO ist das Europäische Patentamt, das die Recherche und Prüfung europäischer Patentanmeldungen und die Erteilung europäischer Patente zur Aufgabe hat. Es beschäftigt rund 6 700 Bedienstete am Hauptsitz in München, in einer Zweigstelle in Den Haag (Rijswijk (NL)) und in zwei Dienststellen in Berlin und Wien. (Die Zahl der Mitgliedstaaten und der Bediensteten kann sich ändern.)

  2. Vergabeverfahren:

    internationale unbeschränkte Ausschreibung im Leistungswettbewerb

  3. Beschreibung des Auftrags:

    1. Gegenstand des Auftrags:

      Erbringung von Übersetzungsleistungen in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers. Die EPO stellt Pakete mit Titeln von Patentanmeldungen und/oder schriftlichen Bescheiden zu Patent-anmeldungen bereit. Der Text liegt in digitalem Format vor; die Pakete werden in elektro-nischem Format übermittelt.

    2. Teilung in Lose:

      • Los 1 - Übersetzung der Titel von Euro-PCT-Patentanmeldungen) aus dem Englischen ins Deutsche (öffentliche Daten)
      • Los 2 - Übersetzung der Titel von EP-Patentanmeldungen aus dem Deutschen, Englischen oder Französischen in die beiden anderen Amtssprachen, also ins Deutsche, Englische oder Französische (vertrauliche Daten)
      • Los 3 - Übersetzung der zusammen mit dem Recherchenbericht ergehenden schriftlichen Bescheide zur Patentierbarkeit einer Erfindung aus dem Englischen ins Niederländische (vertrauliche Daten)

      Die Bieter können ein Angebot für ein Los, für mehrere Lose oder für alle Lose abgeben.

    3. Auftragsvolumen:

      2017 belief sich das Übersetzungsvolumen auf rund 85 000 (fümfundachtzigtausend) Titel von Euro-PCT-Anmeldungen, 60 000 (sechzigtausend) Titel von EP-Anmeldungen und 750 (siebenhundertfünfzig) schriftliche Bescheide. Schätzungen des künftigen Volumens wären sehr spekulativ, weil zahlreiche Faktoren eine Rolle spielen. Weitere Informationen sind den Verdingungsunterlagen zu entnehmen.

    4. Erforderliche Sicherheiten und Bürgschaften:

      nicht zutreffend

    5. Wichtigste Zahlungsbedingungen:

      Die Rechnungsstellung hat monatlich nach der rügefreien Abnahme der vollständig gelieferten Pakete zu erfolgen. Die EPO begleicht die Rechnungen innerhalb von 30 Tagen nach Abnahme.

    6. Rechtlich vorgeschriebene Qualifikationen:

      nicht zutreffend

  4. Erfüllungsort und Leistungsfrist:

    1. Erfüllungsort:

      1. Die Leistungen sind in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers zu erbringen, vorausgesetzt, diese erfüllen die in den Verdingungsunterlagen genannten Sicherheits- und sonstigen Anforderungen der EPO.
      2. Der Auftragnehmer kann vertragliche Pflichten nur mit ausdrücklicher vorheriger schriftlicher Genehmi¬gung der EPO ganz oder teilweise an Unterauftragnehmer weitergeben.
    2. Vertragslaufzeit oder Ausführungsfrist:

      Fünf Jahre

  5. Änderungsvorschläge:

    Änderungsvorschläge, die nicht die in den Verdingungsunterlagen festgelegten Mindestanforderungen erfüllen und/oder sich in einer erheblichen Einschränkung der Rechte und Sicherheiten der EPO niederschlagen würden, sind nicht zulässig.

  6. Anforderung der Verdingungsunterlagen und Abgabe des Angebots:

    1. Bezeichnung und Anschrift der Stelle, bei der die Verdingungsunterlagen und Zusatzauskünfte dazu angefordert werden können:

      Europäisches Patentamt
      HD 4.8 – Zentrale Beschaffung
      Ausschreibung Nr. 2586
      80298 München, Deutschland

      E-Mail: mntenderclarifications@epo.org

      Die Verdingungsunterlagen können schriftlich oder per E-Mail angefordert werden.

    2. Annahmeschluss für die Anforderung der Verdingungsunterlagen bei der EPO:

      06.03.2018, 12.00 Uhr (MEZ)

    3. Annahmeschluss für Rückfragen bei der EPO:

      21.03.2018, 12.00 Uhr (MEZ)
      Rückfragen sind schriftlich oder per Fax einzureichen.

    4. Annahmeschluss für Angebote/Zahl der einzureichenden Ausfertigungen:

      06.04.2018, 14.00 Uhr (MESZ)
      Angebote sind in unterzeichneter Originalausfertigung auf Papier sowie vollständig in elektronischer Form auf einem Datenträger einzureichen.

    5. Anschrift, an die Rückfragen und das Angebot zu richten sind:

      wie unter Nr. 6 a)
      Rückfragen sind schriftlich, vorzugsweise per E-Mail, einzureichen.
      Bitte reichen Sie Ihr Angebot nur per Post und nicht per E-Mail ein. Per E-Mail eingereichte Angebote werden ausgeschlossen.

    6. Sprache oder Sprachen, in denen Rückfragen und das Angebot abzufassen sind:

      Englisch
      Die Verdingungsunterlagen sind nur in Englisch erhältlich.

  7. Rechtsform einer Bietergemeinschaft:

    Jeder Bieter (natürliche oder juristische Person) kann - entweder allein oder zusammen mit anderen - nur ein einziges Angebot abgeben. Reichen mehrere Bieter ein gemeinsames Angebot ein, so ist einer von ihnen als Hauptauftragnehmer zu benennen, der für die Erfüllung aller vertraglichen Verpflichtungen haftet.

  8. Auskünfte und Nachweise zur finanziellen und wirtschaftlichen Lage sowie zur fachlichen und professionellen Kompetenz des Bieters:

    • Kundenreferenzen, die die Erfahrung des Bieters mit Aufträgen vergleichbarer Größenordnung und Art belegen
    • Nachweis über das vorhandene und betriebsbereite Qualitätsmanagementsystem des Bieters und dessen Konformität mit dem europäischen Standard EN 15038:2006 (obligatorisch).
    • Informationen über den Sicherheitsplan des Bieters bezüglich der Datensicherheit und der physischen Beschaffenheit seiner Räumlichkeiten.
    • Informationen über den im vergangenen Jahr mit Übersetzungsdiensten erzielten Jahresumsatz des Bieters.
    • Bankauskünfte.
  9. Bindefrist:

    sechs Monate ab dem unter Nr. 6 d) angegebenen Annahmeschluss für Angebote

  10. Kriterien für die Zuschlagserteilung:

    Der Zuschlag wird dem Bieter erteilt, der am besten in der Lage ist, die Erfordernisse der EPO zu erfüllen. Ausschlaggebend sind dabei:

    • die Qualität der Übersetzung von Probetexten, die interessierten Bietern zusammen mit den Verdingungs¬unterlagen zugehen; (25%)
    • die im Angebotsvordruck angegebenen Preise; (25%)
    • die Erfahrung des Bieters mit Aufträgen vergleichbarer Größenordnung und Art; (25%)
    • das Konzept des vom Bieter vorgeschlagenen Sicherheitsplans; (25%)

    Die EPO vergibt Einzellose oder kombinierte Lose unter der Maßgabe, dass der voraussichtliche Wert des erteilten Auftrags während der anfänglichen Laufzeit von drei Jahren 25 % (fünfundzwanzig Prozent) des letzten mit Übersetzungen erzielten Jahresumsatzes des Bieters bzw. der Bieter nicht übersteigt; diese Quote ist ein obligatorisches Erfordernis.

  11. Sonstige Angaben:

    1. Die Übersetzungen aller drei Lose können aus allen technischen Gebieten der Internationalen Patentklassifikation (IPC) stammen. Die IPC unterteilt sich in folgende acht Hauptsektionen:

      • A - Täglicher Lebensbedarf
      • B - Arbeitsverfahren; Transportieren
      • C - Chemie; Hüttenwesen
      • D - Textilien; Papier
      • E - Bauwesen; Erdbohren; Bergbau
      • F - Maschinenbau
      • G - Physik
      • H - Elektrotechnik
    2. Die Übersetzungsleistungen sind vom Auftragnehmer und seinen Mitarbeitern unter strikter Vertraulichkeit zu erbringen.

    3. Derzeit wird davon ausgegangen, dass der Zuschlag im zweiten Junihälfte 2018 erteilt wird. 

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