Avis d'appel ouvert à la concurrence n° 2586 (D - Munich)

Fourniture de services de traduction devant être entrepris dans les locaux du fournisseur. L'OEB mettra à disposition des lots de titres et/ou des opinions écrites relatifs aux demandes de brevet. Le texte se présentera sous forme digitale et les lots seront transférés sous format électronique.

  1. Autorité responsable du marché :

    L'Organisation européenne des brevets (OEB), par l'intermédiaire de l'Office européen des brevets ; siège : Erhardtstraße 27, D 80469 Munich ; adresse postale : OEB, D 80298 Munich.

    L'Organisation européenne des brevets est une organisation intergouvernementale créée conformément à la Convention sur le brevet européen qui est entrée en vigueur en 1977. Elle compte actuellement 38 États membres (l'Albanie, l’Allemagne, l’Autriche, la Belgique, la Bulgarie, Chypre, la Croatie, le Danemark, l’Espagne, l'Estonie, l'ex-République yougoslave de Macédoine, la Finlande, la France, la Grèce, la Hongrie, l’Irlande, l’Islande, l’Italie, la Lettonie, le Liechtenstein, la Lituanie, le Luxembourg, Malte, Monaco, la Norvège, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la Roumanie, le Royaume-Uni, Saint-Marin, la République de Serbie, la Slovaquie, la Slovénie, la Suède, la Suisse, la République tchèque et la Turquie). L'organe exécutif de l'OEB est l'Office européen des brevets, qui est chargé de la recherche et de l'examen concernant les demandes de brevet européen et de la délivrance de brevets européens. Il emploie environ 6700 agents en poste à son siège à Munich, dans son département à La Haye/Rijswijk (NL) et dans ses agences à Berlin et à Vienne (le nombre d'Etats membres et d'agents indiqués peut changer).

  2. Mode de passation du marché :

    Appel ouvert à la concurrence internationale avec attribution discrétionnaire.

  3. Description du marché :

    1. Objet du marché :

      Fourniture de services de traduction devant être entrepris dans les locaux du fournisseur. L'OEB mettra à disposition des lots de titres et/ou des opinions écrites relatifs aux demandes de brevet. Le texte se présentera sous forme digitale et les lots seront transférés sous format électronique.

    2. Partage en lots :

      • Lot 1 – Traduction de la langue anglaise à la langue allemande de titres de demandes de brevet relatives aux fichiers Euro-PCT (informations publiques).
      • Lot 2 – Traduction en partant de l'anglais, du français ou de l'allemand comme langue source, vers l'une des deux langues officielles restantes, à savoir, l'anglais, le français ou l'allemand de titres de demandes de brevet relatives aux fichiers EP (informations confidentielles).
      • Lot 3 - Traduction à partir de l'anglais vers le néerlandais des opinions écrites de rapports de recherche concernant la brevetabilité d'une invention (informations confidentielles).
    3. Volume de travail

      En 2017 les services demandés incluaient environ 85 000 (quatre-vingt-cinq mille) titres Euro-PCT, environ 60 000 (soixante mille) titres EP et quelque 750 (sept-cent-cinquante) opinions écrites de recherches. Les estimations pour l'avenir ne peuvent être que spéculatives, étant donné le nombre de paramètres qui sont concernés. De plus amples informations sont disponibles dans le cahier des charges.

    4. Dépôts et garanties exigés :

      sans objet.

    5. Principales conditions relatives au paiement :

      La facturation sera effectuée mensuellement, suite à l'acceptation d'un lot reçu au complet. Les factures seront payées par l'OEB dans les 30 jours de l'acceptation.

    6. Qualification exigées par la loi :

      sans objet.

  4. Lieu et période d'exécution :

    1. Lieu où le marché doit être exécuté :

      1. Le travail sera exécuté dans les locaux du fournisseur, sous réserve que celui-ci se conforme à la sécurité et aux autres exigences de l'OEB dont il est fait mention dans le cahier des charges.
      2. Le contractant ne peut sous-traiter tout ou partie des obligations inhérentes à ce contrat qu'avec l'accord formel préalable de l'OEB, antérieurement à la sous-traitance.
    2. Durée du contrat ou délai de livraison ou d'exécution des prestations :

      Cinq ans.

  5. Variantes :

    Des propositions de variantes, qui ne satisfont pas l'une des exigences minimales prévues dans le cahier des charges ou qui auraient pour effet de réduire de façon notable les droits et garanties de l'OEB, ne sont pas permises.

  6. Demande d'envoi du cahier des charges et réception des offres :

    1. Nom et adresse du service auprès duquel peuvent être demandés le cahier des charges et des précisions concernant celui ci :

      Office européen des brevets
      Service central des achats PD48
      Appel d’offres No 2586
      80298 Munich - Allemagne

      Adresse électronique : mntenderclarifications@epo.org

      Le cahier des charges est envoyé sur demande faite par écrit ou par courrier électronique.

    2. Date limite de réception par l'OEB des demandes d'envoi du cahier des charges :

      09.03.2018, à 12 heures (HEC)

    3. Date limite de réception par l'OEB des demandes de précisions :

      21.03.2018, à 12 heures (HEC)
      Les questions doivent être soumises par lettre ou courrier électronique.

    4. Date limite de dépôt des offres Nombre d'exemplaires à envoyer à l'Office :

      06.04.2018 à 14 heures (HEEC)
      Les offres doivent être soumises en version originale papier signée ainsi qu'en version électronique enregistrée sur un support contenant tous les documents.

    5. Adresse à laquelle doivent être envoyées les demandes de précisions et les offres :

      Idem point 6 (a).
      Les demandes de précisions doivent être soumises par écrit, de préférence par courrier électronique.
      Les offres doivent être soumises uniquement par courrier postal, et non par courrier électronique. Les offres envoyées par courrier électronique ne seront pas prises en considération.

    6. Langue ou langues dans lesquelles les demandes de précisions et les offres doivent être rédigées :

      Anglais. Le cahier des charges sera disponible en anglais seulement.

  7. Forme légale du groupement, en cas d'offre soumise en commun :

    Chaque candidat (personne physique ou morale) ne peut soumettre qu'une seule offre. Si plusieurs candidats soumettent une offre en commun, l'un d'entre eux doit être désigné pour être contractant principal responsable de l'exécution de toutes les obligations découlant du contrat.

  8. Informations et preuves relatives à la situation économique et financière du candidat, ainsi qu'à sa compétence technique et professionnelle :

    • Références de clients montrant l'expérience de l'offrant avec des contrats de taille et de nature similaires.
    • Preuve que l'offrant a mis en place et utilise un système de gestion de la qualité (QMS), en conformité avec les exigences de la norme européenne EN 15038:2006 (obligatoire).
    • Informations quant au plan de sécurité de l'offrant concernant à la fois la sécurité des données mais aussi les conditions de sécurité propres aux bâtiments de l'offrant.
    • Informations concernant le chiffre d'affaires annuel de l'offrant en matière de services de traduction.
    • Références bancaires.
  9. Durée obligatoire de validité des offres :

    Six mois à compter de la date limite de dépôt des offres indiquée au paragraphe 6 d).

  10. Critères d'attribution du marché :

    Le contrat sera alloué au candidat dont l'offre est préférée eu égard à la capacité de l'offrant de répondre aux exigences de l'OEB. La mesure de cette capacité se fera au travers des critères suivants:

    • La qualité des traductions démontrée lors de la traduction des exemples, lesquels seront envoyés au offrants intéressés avec le cahier des charges (25%).
    • Les prix offerts mentionnés dans l'offre de prix (25%).
    • L'expérience de l'offrant avec des contrats de taille et de nature similaires (25%).
    • Le plan de sécurité proposé par l'offrant (25%).

    L'OEB a l'intention d'allouer un lot unique ou une combinaison de plusieurs lots (à un) ou à des offrant(s) de manière que, pour la durée initiale de 3 ans, la valeur du contrat alloué n'excède pas 25% (vingt-cinq pourcents) du dernier chiffre d'affaires annuel de l'offrant pour des activités liées aux traductions; ce ratio est une condition requise impérative .

  11. Autres informations :

    1. Les traductions pour tous les trois lots peuvent émaner de tous les domaines technologiques de la classification internationale des brevets (CIB). La liste ci-dessous indique les huit sections principales de la CIB:

      • A -Nécessités courantes de la vie
      • B -Techniques industrielles; Transport
      • C -Chimie; Métallurgie
      • D -Textiles; Papier
      • E -Constructions fixes
      • F -Mécanique
      • G -Physique
      • H -Electricité
    2. Le contractant, y inclus son personnel, seront tenus de fournir les services de traduction, tout en observant une stricte confidentialité.

    3. L’attribution du marché aura lieu probablement au cours de la seconde moitié du mois de juin 2018.

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