Bekanntmachung: Unbeschränkte Ausschreibung Nr. 2619 (NL - Den Haag)

Lieferung, Installation und Wartung von Audio- und Videoausstattung im neuen Hauptgebäude der Zweigstelle des Europäischen Patentamts in Rijswijk, Niederlande.

  1. Auftraggeber:

    Europäische Patentorganisation (EPO), handelnd durch das Europäische Patentamt mit Hauptsitz in D-80469 München, Bob-van-Benthem-Platz 1, Postanschrift: EPA, D-80298 München.

    Die Europäische Patentorganisation ist eine zwischenstaatliche Organisation, die durch das 1977 in Kraft getretene Europäische Patentübereinkommen gegründet wurde. Ihr gehören derzeit 38 Mitgliedstaaten an (Albanien, Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, ehemalige jugoslawische Republik Mazedonien, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Monaco, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, San Marino, Schweden, Schweiz, Serbien, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Türkei, Ungarn, Vereinigtes Königreich und Zypern). Ausführendes Organ der EPO ist das Europäische Patentamt, das die Recherche und Prüfung europäischer Patentanmeldungen und die Erteilung europäischer Patente zur Aufgabe hat. Es beschäftigt rund 6 700 Bedienstete am Hauptsitz des EPA in München, in einer Zweigstelle in Den Haag/Rijswijk (NL) und in zwei Dienststellen in Berlin und Wien. (Die Zahl der Mitgliedstaaten und der Bediensteten kann sich ändern.)

  2. Vergabeverfahren:

    Unbeschränkte Ausschreibung im Leistungswettbewerb

  3. Beschreibung des Auftrags:

    1. Gegenstand des Auftrags:

      Lieferung, Installation und Wartung von Audio- und Videoausstattung im neuen Hauptgebäude der Zweigstelle des Europäischen Patentamts in Rijswijk, Niederlande.

    2. Teilung in Lose:

      Nicht zutreffend

    3. Erforderliche Sicherheiten und Bürgschaften:

      Auf Anforderung der EPO ist eine Bankbürgschaft in Höhe von 5 % der Auftragssumme beizubringen. Die Gültigkeit der Bankbürgschaft endet mit Ablauf der Gewährleistungsfrist.

    4. Wichtigste Zahlungsbedingungen:

      Die Zahlung erfolgt in Form von Abschlagszahlungen nach Abschluss und Abnahme der Lieferungen und Arbeiten. Die Zahlungen für die Wartung erfolgen in Abschlagszahlungen alle sechs Monate für die jeweils im Zeitraum betroffenen Leistungen.

    5. Rechtlich vorgeschriebene Qualifikationen:

      Die Bieter müssen mit den maßgeblichen niederländischen Vorschriften und Sicherheits-verfahren vertraut sein, u. a. mit den Richtlinien für Gebäude- und Elektroinstallationen. Falls Genehmigungen für die EPO ausgestellt werden müssen, muss der Bieter in der Lage sein, der EPO diese notwendigen Genehmigungen zu beschaffen.

  4. Erfüllungsort und Leistungsfrist:

    1. Erfüllungsort:

      Europäisches Patentamt
      Zweigstelle in Rijswijk,
      Patentlaan 2
      NL – 2288 EE Rijswijk, Niederlande

    2. Vertragslaufzeit oder Ausführungsfrist:

      12 Monate ab Vertragsunterzeichnung durch beide Parteien für die Lieferung und Installation von Audio- und Videoausstattung und für deren Wartung bis 31. Dezember 2019

  5. Änderungsvorschläge:

    sind als Ergänzung zum geforderten ausgefüllten Angebotsvordruck zulässig

  6. Anforderung der Verdingungsunterlagen und Abgabe des Angebots:

    1. Bezeichnung und Anschrift der Stelle, bei der die Verdingungsunterlagen und Zusatzauskünfte dazu angefordert werden können:

      Europäisches Patentamt
      Zentrale Beschaffungsstelle
      Ausschreibung Nr. 2619
      Patentlaan 2
      NL – 2288 EE Rijswijk, Niederlande

      Postanschrift:
      P.O. Postfach 5818, NL – 2280 HV Rijswijk, Niederlande

      E-Mail: dhtenderclarifications@epo.org

      Die Verdingungsunterlagen können bei der EPO schriftlich oder per E-Mail angefordert werden und werden nach dem Annahmeschluss für die Anforderung versandt.

    2. Annahmeschluss für die Anforderung der Verdingungsunterlagen bei der EPO:

      Dienstag, 20. März 2018, 12.00 Uhr (MEZ)

    3. Annahmeschluss für Rückfragen bei der EPO:

      Montag, 9. April 2018, 12.00 Uhr (MEZ)
      Rückfragen sind schriftlich oder per E-Mail einzureichen.

    4. Annahmeschluss für Angebote/Zahl der einzureichenden Ausfertigungen:

      Mittwoch, 25. April 2018, 12.00 Uhr (MEZ)
      Angebote sind ausschließlich im Original einzureichen.

    5. Anschrift, an die Rückfragen und das Angebot zu richten sind:

      wie unter Nr. 6 a)
      Bitte reichen Sie Ihr Angebot nur per Post und nicht per Fax oder per E-Mail ein. Per Fax oder per E-Mail eingereichte Angebote werden ausgeschlossen.

    6. Sprache oder Sprachen, in denen Rückfragen und das Angebot abzufassen sind:

      Nur in englischer Sprache
      Die Verdingungsunterlagen sind nur in Englisch erhältlich.

  7. Rechtsform einer Bietergemeinschaft:

    Reichen mehrere Bieter ein gemeinsames Angebot ein, so haften sie gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen. Zusammen mit dem Angebot ist eine entsprechende von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft unterzeichnete Erklärung einzureichen, in der ein Vertreter bestimmt ist, der bevollmächtigt ist, für alle Mitglieder zu handeln, damit das EPA einen einzigen Ansprechpartner hat.

  8. Kriterien für die Beurteilung der zur Auftragsausführung erforderlichen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters:

    Angebote von Bietern, die nicht die in den Verdingungsunterlagen genannten Auswahlkriterien erfüllen und/oder deren finanzielle und professionelle Zuverlässigkeit aufgrund ihrer Verhältnisse ernstlich infrage steht (s. Artikel 2 der Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen, abrufbar unter www.epo.org), sind von der Auftragsvergabe ausgeschlossen.

    Die zur Auftragsausführung erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters wird auf der Grundlage der Angaben und Nachweise beurteilt, die in Beantwortung des Frage-bogens in Anhang 1 der Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen und zusätzlicher Fragebögen zu den Verdingungsunterlagen erbracht werden.

  9. Bindefrist:

    Nach den Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen der EPO beträgt die Bindefrist sechs Monate: Verweisen Sie hier auf diese Frist oder geben Sie gegebenenfalls eine andere an. Weisen Sie darauf hin, dass die Frist ab dem Annahmeschluss für Angebote läuft.

  10. Kriterien für die Auswahl des Bieters:

    Der Bieter muss im Hinblick auf allgemeine und administrative Aspekte sowie auf seine wirtschaftliche, finanzielle, technische und professionelle Leistungsfähigkeit (Auswahlkriterien) bestimmte Erfordernisse mit folgenden wesentlichen Elementen erfüllen:

    1. Technische und professionelle Leistungsfähigkeit

      1. Der Bieter muss im Besitz eines Qualitätsmanagement-Zertifikats (z. B. NEN-EN und/oder ISO 9001 2008) sein, das der Art der Arbeiten entspricht. Dieses Zertifikat muss von einer Zertifizierungsstelle, die von einem (inter)nationalen Akkreditierungsinstitut zu diesem Zweck akkreditiert wurde (in den Niederlanden: "Raad voor Accreditatie"), oder im Rahmen eines anderen Qualitätsmanagementsystems ausgestellt worden sein.
      2. Der Bieter bestätigt, dass die Software/Firmware der Anlagen gemäß den Angaben in den Technischen Bedingungen (Teil 1 der Verdingungsunterlagen) aktualisiert werden kann.
      3. Der Bieter bestätigt, dass die Leistung insgesamt mit der Sicherheitspolitik des EPA (Anlage 7 der Technischen Bedingungen) vereinbar ist.
      4. Der Bieter bestätigt, dass er Mitglied der relevanten Berufsverbände oder Garantiesysteme für die Entwicklung, Programmierung und Installation audiovisueller Anlagen ist. Der Bieter bestätigt, dass er fähig und bereit ist, die Audio- und Videoausstattung im neuen Hauptgebäude gemäß den Angaben in den Technischen Bedingungen (Teil 1 der Ausschreibungsunterlagen) zu liefern, zu installieren und zu warten.
      5. Der Bieter muss die Lösung für die TEST-Umgebung des EPA bereitstellen (einschließlich Lizenzen und Ausstattung, die zum Testen der ersten und der folgenden Lieferungen zur adaptiven, präventiven und korrektiven Wartung verbleiben müssen). Die Lieferung für die Testumgebung muss vom EPA für Abnahmetests genutzt werden, bevor die gelieferte Lösung oder etwaige künftige Änderungen abschließend abgenommen und in der Produktionsumgebung verwendet werden. Das EPA testet die Lieferung mit Schwerpunkt auf IT-Betrieb, Service, Leistung und Informationssicherheit. Dabei wird unter anderem geprüft, ob den genannten Anforderungen Rechnung getragen wurde. Der Bieter muss die Lösung für die Durchführung der Abnahmetests in die Abnahmetestumgebung des EPA integrieren. Dies ist nur für Ausstattung relevant, die mit dem LAN-Netz des EPA verbunden wird.
      6. Der Bieter bestätigt, dass er fähig und bereit ist, die Audio- und Videoausstattung im neuen Hauptgebäude gemäß den Angaben in den Technischen Bedingungen (Teil 1 der Ausschreibungsunterlagen) zu liefern, zu installieren und zu warten.
      7. Der Bieter bestätigt, dass seine Mitarbeiter mindestens eine der drei Amtssprachen des EPA (Deutsch, Englisch, Französisch) in Wort und Schrift beherrschen.

      b) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit


      1. Der Bieter erklärt, dass sein Unternehmen nicht insolvent ist oder abgewickelt wird, die gewerbliche Tätigkeit nicht eingestellt oder ausgesetzt hat, nicht einer gerichtlichen Verwaltung unterstellt ist, keine Vereinbarungen mit Gläubigern getroffen hat bzw. sich nicht in einer ähnlichen Lage befindet.
      2. In Bezug auf den Wert (Betrag) des auf diese Ausschreibung eingereichten Angebots erklärt der Bieter und weist er nach, dass er (oder das Unternehmen, dem er angehört) mit der Lieferung, Installation und Wartung der Audio- und Videoausstattung einen Umsatz erzielt, der nicht höher ist als 30 % des Jahresumsatzes (ohne USt.) während der letzten drei Geschäftsjahre.
      3. Der Bieter erklärt und weist nach, dass die Haftpflichtrisiken, die aus der Tätigkeit seines Unternehmens entstehen, sowohl durch eine Betriebshaftpflicht- als auch durch eine Berufshaftpflichtversicherung abgedeckt sind.

      c) Rechtliche Anforderungen und Leistungsfähigkeit


      1. Der Bieter erklärt, dass er bei den zuständigen Steuerbehörden angemeldet ist.
      2. Der Bieter bestätigt, dass er seiner Verpflichtung zur Zahlung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen vollständig nachgekommen ist. Entsprechende Nachweise sind für die letzten Quartale vorzulegen.
      3. Der Bieter erklärt, dass ALLE seine Direktoren, Partner oder Teilhaber straffrei in Bezug auf ihre Geschäfts- oder Berufsausübung sind.
      4. Der Bieter erklärt, dass gegen ihn kein rechtskräftiges Urteil aufgrund eines berufsethischen Vergehens ergangen ist.
      5. Der Bieter bestätigt, dass er von unabhängigen Institutionen ausgestellte Zertifikate vorlegen kann, wonach er die erforderlichen Umweltvorschriften und -standards einhält.

      Die Einhaltung der Erfordernisse ist nicht Teil des Vergabeverfahrens und wird nicht mit Bewertungs- oder Prozentpunkten belohnt.

      Die Nichteinhaltung der Erfordernisse kann ein Ausschlusskriterium sein und zum Ausschluss des Angebots nach Ermessen der EPO führen.

  11. Kriterien für die Zuschlagserteilung:

    Der Zuschlag wird dem Bieter erteilt, der am besten in der Lage ist, die Anforderungen der EPO zu erfüllen. Ausschlaggebend sind dabei:

    • Finanzielle Aspekte: 40 %
    • Technische und organisatorische Aspekte: 60 %
    • Q-A1 Referenzen des Unternehmens und besondere Expertise hinsichtlich Installation und Wartung von Audio- und Videoausstattung; Merkmale, durch die sich das Unternehmen als möglicher Auftragnehmer auszeichnet
    • Q-A2 Referenzen für vergleichbare, sehr ähnliche Arbeiten
    • Q-A3 Vorgehensweise: a) Bewertung High Level Design Netzwerk AV-System b) Bewertung High Level Design AV-Installationen c) Projektteam, d) Zusammenarbeit mit anderen relevanten Auftragnehmern (Lieferanten/Auftragnehmer für Elektrik- und IT-Installation)
    • Q-A4 Wartungsplan
    • Q-A5 High Level Network Design
    • Q-A6 umfasst Anforderungen an die virtuellen Server, die für die Verwaltungs-, Archivierungs- und Aufzeichnungsserver erforderlich sind.
  12. Sonstige Angaben:

    Derzeit wird davon ausgegangen, dass der Zuschlag im 2. Quartal 2018 erteilt wird.

    Das Beschaffungsverfahren unterliegt ausschließlich den Beschaffungsrichtlinien der EPO.

    Es wird ein Informationstreffen mit den Bietern im Europäischen Patentamt in Rijswijk stattfinden.

    Datum und Uhrzeit dieses Treffens werden in der Aufforderung zur Angebotsabgabe als Teil der Ausschreibungsunterlagen genannt.

    CPV-Code(s): 32340000-8
    32342300-5

    NUTS-Code: NL-332 Agglomeratie 's-Gravenhage (Den Haag)

Quick Navigation