Avis d'appel ouvert à la concurrence n° 2619 (NL - La Haye)

Fourniture, installation et maintenance de matériel audio et vidéo dans le nouvel immeuble de bureaux NewMain des locaux de l'Office européen des brevets de Rijswijk, aux Pays-Bas.

  1.  Autorité responsable du marché :

    L'Organisation européenne des brevets (OEB), agissant par l'intermédiaire de l'Office européen des brevets ; siège : Bob−van−Benthem−Platz 1, D-80469 Munich ; adresse postale : OEB, D-80298 Munich, Allemagne.

    L'Organisation européenne des brevets est une organisation intergouvernementale instituée par la Convention sur le brevet européen, entrée en vigueur en 1977. Elle compte actuellement 38 États membres (l'Albanie, l’Allemagne, l’Autriche, la Belgique, la Bulgarie, Chypre, la Croatie, le Danemark, l’Espagne, l'Estonie, l'ex-République yougoslave de Macédoine, la Finlande, la France, la Grèce, la Hongrie, l’Irlande, l’Islande, l’Italie, la Lettonie, le Liechtenstein, la Lituanie, le Luxembourg, Malte, Monaco, la Norvège, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la Roumanie, le Royaume-Uni, Saint-Marin, la Serbie, la Slovaquie, la Slovénie, la Suède, la Suisse, la République tchèque et la Turquie). L'organe exécutif de l'OEB est l'Office européen des brevets, qui est chargé de la recherche et de l'examen des demandes de brevet européen et de la délivrance de brevets européens. Il emploie environ 6700 agents en poste à son siège à Munich, dans son département à La Haye/Rijswijk (NL) et dans ses agences à Berlin et à Vienne (le nombre d'États membres et d'agents indiqués peut changer).

  2. Mode de passation du marché :

    Appel ouvert à la concurrence avec attribution discrétionnaire.

  3. Description du marché :

    1. Objet du marché :

      Fourniture, installation et maintenance de matériel audio et vidéo dans le nouvel immeuble de bureaux NewMain des locaux de l'Office européen des brevets de Rijswijk, aux Pays-Bas.

    2. Partage en lots :

      Sans objet.

    3. Dépôts et garanties exigés :

      Sur demande de l'OEB, une garantie bancaire égale à 5 % du montant du contrat sera établie. La garantie bancaire viendra à terme à la date d'échéance de la période de responsabilité.

    4. Principales conditions relatives au paiement :

      Les paiements sont effectués sous forme de versements échelonnés après achèvement et réception des fournitures et des travaux. Les paiements relatifs à la maintenance sont effectués sous forme de versements semestriels pour les éléments concernés se rapportant à cette période.

    5. Qualifications exigées par la loi :

      Les soumissionnaires doivent être au courant de la règlementation néerlandaise et des procédures de sécurité concernées, y compris les recommandations en matière de construction et équipements électriques. Si des autorisations doivent être délivrées à l’OEB, le candidat devra être en mesure de les obtenir au nom de l’OEB.

  4. Lieu et période d'exécution :

    1. Lieu où les services doivent être fournis :

      Office européen des brevets
      Département de Rijswijk,
      Patentlaan 2
      NL- 2288 EE Rijswijk, Pays-Bas

    2. Durée du contrat ou délai de livraison ou d'exécution des prestations :

      12 mois à compter de la signature du contrat par les deux parties pour la fourniture et l'installation de matériel audio et vidéo et sa maintenance jusqu'au 31 décembre 2019

  5. Variantes :

    Autorisées en complément d'un formulaire d'offre rempli et complet, comme demandé.

  6. Demande d'envoi du cahier des charges et réception des offres :

    1. Nom et adresse du service auprès duquel peuvent être demandés le cahier des charges et des précisions concernant celui-ci :

      Office européen des brevets
      Service central des achats
      Appel d’offres n° 2619
      Patentlaan 2
      NL- 2288 EE Rijswijk, Pays-Bas

      Adresse postale :
      P.O. Box 5818, NL− 2280 HV Rijswijk, Pays-Bas,

      e-mail : dhtenderclarifications@epo.org

      Le cahier des charges sera envoyé sur demande faite par écrit ou par courrier électronique après la date limite de réception par l'OEB des demandes d'envoi dudit cahier des charges

    2. Date limite de réception par l'OEB des demandes d'envoi du cahier des charges :

      mardi 20 mars 2018, 12 heures (HEC)

    3. Date limite de réception par l'OEB des demandes de précisions :

      lundi 9 avril 2018, 12 heures (HEC)
      Les questions doivent être soumises par lettre ou par courrier électronique.

    4. Date limite de dépôt des offres / nombre d'exemplaires à envoyer à l'Office :

      mercredi 25 avril 2018, 12 heures (HEC)
      Les offres doivent être soumises sous forme d'original.

    5. Adresse à laquelle doivent être envoyées les demandes de précisions et les offres :

      Cf. point 6 (a).
      Les offres doivent être soumises uniquement par courrier postal, et non par télécopie ou par courrier électronique. Les offres soumises par télécopie ou par courrier électronique ne peuvent être prises en considération.

    6. Langue ou langues dans lesquelles les demandes de précisions et les offres doivent être rédigées :

      En anglais uniquement.
      Le cahier des charges n'est disponible qu'en anglais.

  7. Forme légale du groupement, en cas d'offre soumise en commun :

    Si plusieurs candidats soumettent une offre en commun, ils doivent être conjointement et solidairement responsables de l’exécution de leurs obligations au titre du contrat. Une déclaration à cet effet, dûment signée par tous les membres du groupement et désignant un représentant autorisé à agir pour le compte de tous les membres, doit accompagner l’offre afin que l'OEB n'ait qu'un seul interlocuteur.

  8. Critères visant à évaluer les compétences, les capacités et la fiabilité des candidats pour pouvoir exécuter le marché :

    Seront éliminées les offres émanant de candidats qui ne satisfont pas aux critères de sélection énoncés dans le cahier des charges et/ou dont la situation suscite des doutes sérieux quant à leur fiabilité du point de vue financier et professionnel (cf. article 2 des Conditions générales relatives aux appels à la concurrence, qui figurent à l'adresse www.epo.org).

    Les compétences, les capacités et la fiabilité des candidats pour pouvoir exécuter le marché seront évaluées sur la base des informations et pièces justificatives soumises en réponse au questionnaire de l'annexe 1 aux Conditions générales relatives aux appels à la concurrence, et en réponse à tout questionnaire supplémentaire inclus dans le cahier des charges.

  9. Durée obligatoire de validité des offres :

    Les Conditions générales de l'OEB relatives aux appels à la concurrence prévoient que les candidats sont liés par leur offre pendant six mois : soit mentionner ici cette période de six mois, soit spécifier une période différente s'il y a lieu. Préciser que la période court à compter de la date limite de dépôt des offres.

  10. Critères de sélection des candidats :

    Le candidat doit satisfaire aux exigences relatives aux aspects généraux et administratifs, à la capacité économique et financière ainsi qu'aux capacités techniques et professionnelles (critères de sélection), dont les principaux éléments sont les suivants :

    1. Aptitude professionnelle et technique

      1. Le candidat doit être certifié par un système de management de la qualité (par exemple fondé sur la NEN-EN et/ou la norme ISO 9001-2008 ou similaire) qui concerne la nature des travaux. Le certificat doit être délivré par un institut de certification accrédité à cet effet par un institut (inter)national d'accréditation (aux Pays-Bas : le "Raad voor Accreditatie") ou être certifié par un autre système de management de la qualité.
      2. Le candidat assurera que les logiciels/micrologiciels de l'équipement sont évolutifs (conformément aux conditions techniques, partie 1 du cahier des charges).
      3. Le candidat assurera que le service comme un tout respecte la politique de sécurité de l'OEB (voir annexe 7 des conditions techniques).
      4. Le candidat assure être un membre d'une association professionnelle ou d'un système de garantie concernant l'ingénierie, la programmation et l'installation de matériel audiovisuel. Le candidat assure être en mesure de fournir, installer et maintenir le matériel audio et vidéo dans l'immeuble de bureaux NewMain conformément aux conditions techniques (partie 1 du cahier des charges).
      5. Le candidat assure qu'il fournira, comme requis, la solution pour l'environnement de test de l'OEB (y compris les licences et le matériel qui resteront à des fins de test de la livraison initiale et les livraisons suivantes pour la maintenance adaptative, préventive et corrective). Cette livraison pour l'environnement de test devra être utilisée par l'OEB pour l'acceptation, les essais avant la livraison de la solution ou tout changement futur qui sera finalement accepté et utilisé en production. L'OEB testera la livraison en se concentrant sur les Opérations informatiques, les Services, les Performances et la Sécurité de l'information. Pendant ces essais, il vérifiera, entre autres, si les exigences définies ont été respectées. Le candidat intègrera la solution à l'infrastructure des essais de réception de l'OEB, prête pour l'exécution desdits essais. Cette disposition ne s'appliquera qu'au matériel raccordé au réseau LAN de l'OEB.
      6. Le candidat assure être en mesure de fournir, installer et maintenir le matériel audio et vidéo dans l'immeuble de bureaux NewMain conformément aux conditions techniques (partie 1 du cahier des charges).
      7. Le candidat assure que son personnel maîtrise, à l'écrit comme à l'oral, au moins une des langues officielles de l'OEB (français, anglais et allemand).

      b) Capacité financière et économique


      1. Le candidat déclare que la société n'est pas en état de faillite, de liquidation, de cessation ou de suspension d'activités, n'est pas sous concordat judiciaire, n'a pas conclu d'accords avec des créanciers et ne se trouve dans aucune situation analogue.
      2. Concernant la valeur (montant) de l'offre faite dans le cadre de cet appel à la concurrence, le candidat déclare et démontrera qu'il (ou le holding auquel il appartient) réalise un chiffre d'affaires sur la livraison, l'installation et la maintenance du matériel audio et vidéo ne dépassant pas 30 % de son chiffre d'affaires annuel (hors TVA) des trois derniers exercices.
      3. Le candidat déclare et démontrera que sa société est assurée pour ses activités, tant sur le plan de la responsabilité publique que de la responsabilité professionnelle.

      c) Capacité réglementaire et exigences légales


      1. Le candidat déclare être enregistré auprès des autorités fiscales concernées.
      2. Le candidat confirme, justificatifs à l'appui relatifs aux 4 derniers trimestres, qu'il s'acquitte dûment de ses taxes salariales et de ses cotisations sociales.
      3. Le candidat déclare que TOUS les administrateurs, partenaires ou associés de son organisation ont un casier judiciaire vierge en rapport avec le secteur d'activités ou la profession.
      4. Le candidat déclare qu'il n'a pas été condamné pour une faute déontologique par un jugement ayant autorité de chose jugée.
      5. Le candidat confirme être en mesure de fournir des certificats établis par des organismes indépendants attestant qu'il respecte les normes ou systèmes de gestion de l'environnement requis.

      Le respect de ces exigences ne fera pas partie de la procédure d'attribution et ne se verra attribuer aucun point ou pourcentage.

      Le non-respect de ces exigences pourra constituer un critère d'exclusion de l'offre, à discrétion de l'OEB.

  11. Critères d'attribution du marché :

    Le marché sera attribué (critères d’attribution) au candidat dont l’offre a été retenue sur la base de sa capacité à satisfaire aux besoins et aux exigences de l’OEB, mesurée ainsi :

    • Aspects financiers : 40 %
    • Mérites techniques et organisationnels 60 %
    • Q-A1 Références de l'entreprise et compétences particulières en installation et maintenance de matériel audio et vidéo, et ce qui distingue l'entreprise comme contractant potentiel
    • Q-A2 Références en travaux comparables similaires
    • Q-A3 Plan d'approche : a. Évaluation Réseau système AV Conception de haut niveau ; b. Évaluation Installations AV Conception de haut niveau ; c. Équipe de projet ; d. Coopération avec d'autres entrepreneurs concernés (entrepreneurs/fournisseurs d'installations informatiques et électriques)
    • Q-A4 Plan de maintenance
    • Q-A5 Conception Réseau de haut niveau
    • Q-A6 Détails sur les caractéristiques de tous les serveurs virtuels nécessaires pour la gestion, l'archivage et l'enregistrement.
  12. Autres informations :

    L'attribution du marché est prévue au 2e trimestre 2018.

    Les procédures de passation de marchés de l'OEB sont régies uniquement par les règles de passation de marchés de l'OEB.

    Une réunion d’information à l’intention des candidats sera organisée à l’Office européen des brevets à Rijswijk.

    La date et l'heure à laquelle elle aura lieu seront annoncées dans l'invitation à concourir incluse dans le cahier des charges.

    Code(s) CPV : 32340000-8
    32342300-5

    Code NUTS : NL-332 Agglomeratie 's Gravenhage (La Haye)

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