Bekanntmachung: Beschränkte Ausschreibung Nr. 2635 mit vorausgehender Präqualifikation (NL - Den Haag)

Bereitstellung von Projektmanagement und technischer Expertise für die Auslagerung von Rechenzentre

  1. Auftraggeber:

    Europäische Patentorganisation (EPO), handelnd durch das Europäische Patentamt mit Hauptsitz in D 80469 München, Bob-van-Benthem-Platz 1, Postanschrift: EPA, D 80298 München.

    Die Europäische Patentorganisation ist eine zwischenstaatliche Organisation, die durch das 1977 in Kraft getretene Europäische Patentübereinkommen gegründet wurde. Ihr gehören derzeit 38 Mitgliedstaaten an (Albanien, Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Ehemalige jugoslawische Republik Mazedonien, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Monaco, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, San Marino, Schweden, Schweiz, Serbien, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Türkei, Ungarn, Vereinigtes Königreich und Zypern). Ausführendes Organ der EPO ist das Europäische Patentamt, das die Recherche und Prüfung europäischer Patentanmeldungen und die Erteilung europäischer Patente zur Aufgabe hat. Es beschäftigt rund 6700 Bedienstete am Hauptsitz in München, in einer Zweigstelle in Den Haag (Rijswijk (NL)) und in zwei Dienststellen in Berlin und Wien. (Die Zahl der Mitgliedstaaten und der Bediensteten kann sich ändern.)

  2. Vergabeverfahren:

    Beschränkte Ausschreibung im Leistungswettbewerb

  3. Beschreibung des Auftrags:

    1. Gegenstand des Auftrags:

      Bereitstellung von Projektmanagement und technischer Expertise für die Auslagerung von Rechenzentren

    2. Teilung in Lose:

      Nicht zutreffend

    3. Erforderliche Sicherheiten und Bürgschaften:

      Nicht zutreffend

    4. Wichtigste Zahlungsbedingungen:

      Innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss und Abnahme der Arbeiten
      Wiederkehrende Kosten: monatlich im Nachhinein

    5. Rechtlich vorgeschriebene Qualifikationen:

      Nicht zutreffend

  4. Erfüllungsort und Leistungsfrist:

    1. Erfüllungsort:

      EPA in Den Haag/Rijswijk

    2. Vertragslaufzeit oder Ausführungsfrist:

      Der Vertrag hat eine Laufzeit von zwei Jahren ab Vertragsunterzeichnung.

  5. Änderungsvorschläge:

    Änderungsvorschläge, die sich in einer erheblichen Einschränkung der Rechte und Sicherheiten der EPO niederschlagen würden, sind nicht zulässig.

  6. Vorauswahl und Ausschreibungsverfahren:

    1. Letzter Tag der Frist für die Beantwortung der Vorauswahlfragen (s. Nr. 11 dieser Bekanntmachung) und die Einreichung der unterzeichneten Geheimhaltungsvereinbarung:

      17. Oktober 2017, 12.00 Uhr (MEZ)

      Bei Interesse an der Teilnahme an diesem Ausschreibungsverfahren beantworten Sie bitte die Vorauswahlfragen unter Nr. 11 (Sonstige Angaben) und übermitteln Sie Ihre Antwort an die unter Nr. 6 f) angegebene E-Mail-Adresse.

      Laden Sie außerdem die folgende Geheimhaltungsvereinbarung herunter:
      http://webserv.epo.org/download.nsf/0/771B7EA3978BD622C12581C30048ED51?OpenDocument

      Folgen Sie den Anweisungen auf dem Deckblatt, füllen Sie das entsprechende Dokument in zwei Ausfertigungen aus, unterzeichnen Sie diese und senden Sie sie wie folgt an das EPA: 1) Scannen Sie die ausgefüllte und unterzeichnete Geheimhaltungsvereinbarung und schicken Sie sie bis zum vorstehend genannten Datum an die unter Nr. 6 f) angegebene E-Mail-Adresse und 2) senden Sie die beiden unterzeichneten Originale an die unter Nr. 6 f) angegebene Postanschrift, wobei die Übergabe an den Post- oder Kurierdienst spätestens am vorstehend genannten Datum erfolgen muss. Das EPA erwartet, dass die beiden Originale spätestens am dritten Werktag nach dem vorstehend genannten Datum beim EPA eingehen.

      Da die Antworten auf die Vorauswahlfragen eventuell einer Klarstellung bedürfen, würde es das EPA begrüßen, wenn Interessenten ihre Antworten auf die Vorauswahlfragen möglichst früh übermitteln, damit die nachfolgenden Fristen eingehalten werden.

    2. Unterzeichnung der Geheimhaltungsvereinbarung durch das EPA:

      Auf der Grundlage der Auswertung der oben genannten Vorauswahlfragen erhalten die geeigneten Teilnehmer eine Ausfertigung der im Namen der EPO unterzeichneten Geheimhaltungsvereinbarung.

    3. Versand der Verdingungsunterlagen:

      Die Verdingungsunterlagen werden nur an die geeigneten Teilnehmer versandt, die die Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet haben. Der Versand der Verdingungsunterlagen ist für Ende November geplant.

    4. Annahmeschluss für Rückfragen bei der EPO:

      • Vorläufig geplant für Anfang Dezember 2017. Das genaue Datum wird den geeigneten Teilnehmern mit dem Versand der Verdingungsunterlagen mitgeteilt.
      • Rückfragen sind schriftlich oder per E-Mail einzureichen.
    5. Annahmeschluss für Angebote/Zahl der einzureichenden Ausfertigungen:

      • Vorläufig geplant für Mitte/Ende Dezember 2017. Das genaue Datum wird den geeigneten Teilnehmern mit dem Versand der Verdingungsunterlagen mitgeteilt.
      • Angebote sind in einer Originalausfertigung mit Preisangaben (Angebotsformblatt und Begleitunterlagen) sowie einer Ausfertigung ohne Preisangaben einzureichen, Letztere als durchsuchbare PDF-Datei auf einem Datenträger.
    6. Anschrift, an die Rückfragen und das Angebot zu richten sind:

      Europäisches Patentamt
      Zentrale Beschaffung Den Haag 4.8 (2635-I.Teneva)
      Patentlaan 2, 2288 EE Rijswijk,
      Niederlande

      oder,

      Europäisches Patentamt
      P.O. Box 5818, 2280 HV Rijswijk,
      Niederlande

      E-Mail: dhtenderclarifications@epo.org

      Bitte reichen Sie Ihr Angebot nur per Post und nicht per Fax oder per E-Mail ein. Per Fax oder per E-Mail eingereichte Angebote werden ausgeschlossen.

    7. Sprache oder Sprachen, in denen Rückfragen und das Angebot abzufassen sind:

      Englisch
      Die Verdingungsunterlagen sind nur auf Englisch erhältlich.

  7. Rechtsform einer Bietergemeinschaft:

    Reichen mehrere Bieter ein gemeinsames Angebot ein, so haften sie gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen. Zusammen mit dem Angebot ist eine entsprechende von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft unterzeichnete Erklärung einzureichen, in der ein Vertreter bestimmt ist, der bevollmächtigt ist, für alle Mitglieder zu handeln.

  8. Kriterien für die Beurteilung der zur Auftragsausführung erforderlichen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters:

    Angebote von Bietern, die nicht die unter Nr. 11 genannten Auswahlkriterien erfüllen und/oder deren finanzielle und professionelle Zuverlässigkeit aufgrund ihrer Verhältnisse ernstlich infrage steht (s. Artikel 2 der Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen, abrufbar unter www.epo.org), sind von der Auftragsvergabe ausgeschlossen.

    Die zur Auftragsausführung erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters wird auf der Grundlage der Angaben und Nachweise beurteilt, die in Beantwortung des Fragebogens in Anhang 1 der Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen und zusätzlicher Fragebögen zu den Verdingungsunterlagen erbracht werden.

  9. Bindefrist:

    Sechs Monate ab dem Annahmeschluss für Angebote, der mit dem Versand der Verdingungsunterlagen mitgeteilt wird.

  10. Kriterien für die Zuschlagserteilung:

    Der Zuschlag wird dem Bieter erteilt, der am besten in der Lage ist, die Anforderungen des EPA zu erfüllen. Ausschlaggebend sind dabei:

    • Finanzielle Aspekte: 40 %
    • Technische Aspekte: 60 %
  11. Sonstige Angaben:

    Bieter, die sich für die Teilnahme an dieser Ausschreibung interessieren, übermitteln ihre Antworten auf die nachstehenden Fragen in Tabellenform sowie die erforderlichen Nachweise und die Geheimhaltungsvereinbarung bis zum unter Nr. 6 a) genannten Datum an die unter Nr. 6 f) angegebene E-Mail-Adresse.

    Vorauswahlfragen

    Wirtschaftliche und finanzielle Kapazität des Bieters

    1. Bestätigen Sie, dass sich der satzungsgemäße Sitz Ihres Unternehmens (juristische Person) in einem der unter Nr. 1 genannten Vertragsstaaten des Europäischen Patentübereinkommens befindet. Bitte legen Sie Nachweise vor.
    2. Erklären Sie, dass Ihr Unternehmen nicht insolvent ist oder abgewickelt wird, die gewerbliche Tätigkeit nicht eingestellt oder ausgesetzt hat, nicht einer gerichtlichen Verwaltung unterstellt ist, keine Vereinbarungen mit Gläubigern getroffen hat bzw. sich nicht in einer ähnlichen Lage befindet.
    3. Bestätigen Sie, dass die EPO über eine externe Quelle (d. h. Dun & Bradstreet) eine Bonitätsprüfung Ihres Unternehmens durchführen darf.
    4. Nennen Sie die Kontaktdaten und Namen der Mitarbeiter, die befugt sind, im Namen Ihres Unternehmens eine Geheimhaltungsvereinbarung zu unterzeichnen, und fügen Sie einen aktuellen Auszug aus dem Handelsregister oder einem ähnlichen Verzeichnis für Ihr Unternehmen bei (ggf. ergänzt durch weitere Informationen). Falls das Register keine entsprechenden konkreten Angaben enthält, ist für eine Bevollmächtigung zu sorgen.

    Wirtsaftliche und professionelle Kapazität des Bieters

    1. Bestätigen Sie unter Vorlage entsprechender Nachweise, dass Ihr Unternehmen über mindestens fünf Jahre Erfahrung mit der Bereitstellung von Projektmanagementleistungen bei der Migration von Datenzentren verfügt, und zwar für Organisationen in Europa, die in Bezug auf ihre Größe mit der EPO vergleichbar sind.
    2. Reichen Sie mindestens drei Referenzen/schriftliche Kundenberichte von früheren Kunden ein, für die Sie die vorstehend genannten Leistungen an mehreren Standorten in verschiedenen Ländern (mindestens Europa) erbracht haben. Es sollte die folgende Struktur verwendet werden:

    • Allgemeine Angaben: Name der Organisation/Land - Standorte/Wirtschaftszweig/Einverständnis mit einem Besuch bei mindestens einer als Referenz genannten Organisation
    • Einzelheiten: Beschreibung der Leistungen und wichtigste technische Einzelheiten der Lösungen/Umfang der Implementierung (Zahl der Nutzer und Standorte, Komplexität der migrierten Dienstleistungen und Anwendungen)/Zeitraum der Leistung
    • Wichtigste Kontaktdaten: Name/Funktion/Kontaktdaten


    Derzeit wird davon ausgegangen, dass der Zuschlag im Januar 2018 erteilt wird.

    Beachten Sie Nr. 6 b) und c) dieser Bekanntmachung bezüglich der auf die Vorauswahlphase folgenden Schritte.

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