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FAQ: Principales modifications apportées à la réglementation applicable aux comptes courants (RCC) et à ses annexes depuis le 1er décembre 2017

Depuis le 1er décembre 2017, l'OEB n'accepte plus que les ordres de débit soumis dans un format permettant un traitement électronique. Cela signifie que les ordres de débit déposés sur papier ou dans un format non autorisé ne sont plus valables et ne sont pas exécutés.

Cette modification, qui a été accompagnée d’autres changements, est due à la révision de la réglementation applicable aux comptes courants (RCC) ainsi que de ses annexes, et a été annoncée dans un Communiqué de l’OEB en date du 27 septembre 2017 (publication supplémentaire 5/2017 du Journal officiel de l’OEB). La présente liste de questions fréquemment posées vise à donner des renseignements supplémentaires concernant les principales modifications dues à la révision. Cette liste est conçue comme une source d'informations générales et n'a aucune incidence sur la compétence des services chargés des procédures.

Questions

Traitement uniquement électronique" des ordres de débit

Validation des paiements inclus dans des ordres collectifs de débit

Prélèvement partiel / révocation partielle d'un ordre de débit / approvisionnement d'un compte coura

Réponses

Pourquoi la RCC et ses annexes ont-elles été restructurées ?

La structure de ces textes est restée inchangée pendant de nombreuses années. L'introduction de plusieurs modifications a été l'occasion de les restructurer, afin de les rendre plus clairs, lisibles et cohérents.

En dehors du "traitement uniquement électronique des ordres de débit", les textes ont peu évolué.

La liste suivante indique les correspondances entre les dispositions de la RCC de 2015 et celles de la mise à jour de 2017 :

2015 2017
Point 1
Point 1
Point 2 Point 2
Point 3
Point 1
Point 4
Point 3
Point 5
Point 4
Point 6 Point 5
Point 7
Point 6
Point 8
Point 7
Point 9
supprimé
Point 10
Point 2
Point 11
Point 8

Traitement uniquement électronique" des ordres de débit


Qu'entend-on par "traitement uniquement électronique" des ordres de débit ?

Cela signifie que les ordres de débit ne peuvent être déposés qu'au format XML, c'est-à-dire dans un format permettant un traitement électronique, en utilisant l’un des moyens électroniques énumérés au point 5.1.2 RCC.

 

1. Qu'entend-on par "traitement uniquement électronique" des ordres de débit ?


Pourquoi l'OEB est-il passé au "traitement uniquement électronique" des ordres de débit ?

Le but était de rationaliser les procédures et de faciliter le traitement des paiements, afin de rendre la gestion des comptes courants plus aisée, aussi bien pour les demandeurs que pour l'Office dans la mesure où une majorité importante d’utilisateurs  effectuent déjà leurs paiements via les différents outils en ligne de l'OEB.


Quels sont les avantages pour les utilisateurs ?

Outre la rapidité de traitement, le dépôt en ligne des ordres de débit présente plusieurs avantages supplémentaires pour les utilisateurs en ce qui concerne la gestion du compte :

  • le traitement des ordres de débit déposés sur papier nécessitait plus de temps. Le nouveau système supprime les différences de solde dues à l'utilisation en parallèle d'ordres de débit sur papier et d'ordres de débit en ligne, et il n'est plus nécessaire de contrôler séparément les ordres de débit sur papier. Cela devrait réduire le risque d'approvisionnement insuffisant du compte courant.
  • les utilisateurs ont un aperçu de tous les ordres de débit en suspens qui ont été soumis à l'aide des outils de paiement en ligne, et peuvent consulter toutes leurs opérations ainsi que les soldes de leurs comptes ;
  • il n'y a plus de doubles prélèvements ou d'autres paiements dus à la confirmation par courrier d'ordres de débit déposés par télécopie ;
  • les outils de paiement et de dépôt de l'OEB génèrent automatiquement un accusé de réception des ordres de débit électroniques ;
  • les utilisateurs du paiement des taxes en ligne risquent moins de commettre des erreurs de paiement, du fait des différentes validations effectuées dans le système (par exemple pour les codes de taxes et les procédures connexes, ainsi que pour les numéros de demandes).

Les nouvelles exigences relatives au dépôt et au format des ordres de débit ont-elles une incidence sur le prélèvement automatique ?

Oui. Les ordres de prélèvement automatique ne sont acceptés que s'ils sont déposés dans un format permettant leur traitement électronique, par exemple à l'aide du service de paiement des taxes en ligne disponible sur le site Internet de l'OEB.


Que se passe-t-il si j'ai déposé un ordre de prélèvement automatique sur papier avant le 1er décembre 2017 ? Dois-je le déposer en ligne ?Non. Seuls les nouveaux ordres de débit (ou de prélèvement automatique) déposés à compter du 1er décembre 2017, c'est-à-dire à compter de l'entrée en vigueur des nouvelles dispositions, sont traités en ligne.

Non. Seuls les nouveaux ordres de débit (ou de prélèvement automatique) déposés à compter du 1er décembre 2017, c'est-à-dire à compter de l'entrée en vigueur des nouvelles dispositions, sont traités en ligne.


Quelles autres options me permettent-elles de débiter mon compte courant à l'OEB si je n'utilise pas les outils de dépôt/paiement en ligne ?

Si vous ne souhaitez pas utiliser ces outils pour déposer une partie ou la totalité de vos ordres de débit, vous devrez opter pour un autre mode de paiement proposé par l'OEB, à savoir le virement bancaire ou la carte de crédit.


Lorsque je dépose le formulaire OEB 1038E avec le dépôt en ligne, que se passe-t-il si j'utilise les onglets d'annotation pour demander à l'OEB de débiter le compte pour certaines taxes ? Est-ce considéré comme un paiement électronique ?

Non. Les instructions fournies dans les onglets d'annotation en vue du prélèvement de taxes ne sont pas valables et ne seront pas traitées par l'OEB. L'OEB vous en informera néanmoins, à titre de service.


Que se passe-t-il si je joins un formulaire 1010 au formulaire OEB 1038E ou si je le transmets à l'aide du dépôt par formulaire en ligne ? Ce format est-il considéré comme pouvant être traité de manière électronique ?

Non, étant donné que l'ordre de débit ne peut pas être traité de manière électronique. Il n'est donc pas valable et ne sera pas exécuté. L'OEB vous en informera néanmoins, à titre de service.


Par précaution, je demande généralement à l'OEB de débiter toute autre taxe due que j'aurais pu omettre dans mon ordre de débit. Comment ces requêtes sont-elles traitées dans le cadre des nouvelles dispositions ?

Ces requêtes ne sont pas valables et l'OEB n'y répondra pas. Elles n'étaient d'ailleurs pas acceptées non plus du temps des anciennes dispositions, puisque les ordres de débit doivent être clairs, dépourvus d'ambiguïtés et inconditionnels.

Veuillez cependant noter que si le montant inscrit dans un ordre de débit n'est pas suffisant, l'OEB débitera d'office le montant manquant et en informera le demandeur via le formulaire 2935, en lui donnant deux mois pour contester la conclusion de l'OEB.


Que puis-je faire si mon système informatique tombe soudainement en panne alors que je suis en train de déposer mon ordre de débit ?

Vous pouvez acquitter la (les) taxe(s) par carte de crédit ou par virement bancaire.

Nous vous recommandons d'établir une procédure interne de sécurité/d'urgence pour traiter toute panne de ce type.


Que puis-je faire si, le dernier jour du délai de paiement d'une taxe donnée, je ne parviens pas à déposer mon ordre de débit en raison d'un problème de système, sans savoir si ce problème est imputable à l'OEB ?

En règle générale, l'OEB annonce à l'avance, sur son site Internet, toute période d'indisponibilité pour maintenance. Nous vous recommandons de consulter le site Internet afin de connaître les périodes d'indisponibilité, qui sont couvertes par les garanties prévues au point 5.5 RCC.

Si vous ne trouvez aucune information concernant des problèmes de système sur le site Internet de l'OEB, et que vous avez encore des doutes quant à l'origine du problème, vous pouvez acquitter la taxe due (par exemple par virement bancaire) et présenter une requête au titre de l'article 7(3) RRT, en pensant à acquitter la surtaxe de 10 % (cf. article 7(3)b) RRT). Parallèlement, vous devriez présenter une requête au titre du point 5.5 RCC, en indiquant que les moyens autorisés pour le dépôt d'ordres de débit (cf. point 5.1.2 RCC) n'étaient pas disponibles, puisque les outils de dépôt ou de paiement de l'OEB peuvent exceptionnellement être indisponibles pour des raisons autres que des travaux de maintenance (par exemple à cause d'un dysfonctionnement). La surtaxe acquittée au titre de l'article 7(3)b) RRT sera remboursée s'il s'avère que l'échec du système était bien imputable à l'OEB.


Je dois déposer sur papier ma demande de brevet européen auprès de l'autorité nationale compétente (dépôt conformément à l'article 75(1)b) CBE) et je souhaite acquitter mes taxes à partir de mon compte courant lors du dépôt. Comment puis-je procéder ?

Les services centraux de la propriété industrielle ou les autres autorités compétentes ne disposent pas tous du dépôt en ligne. Si vous déposez votre nouvelle demande de brevet européen sur papier, vous pouvez utiliser le nouveau formulaire OEB 1020 pour déposer un ordre de débit (ou de prélèvement automatique) avec les pièces de votre demande. Veuillez noter que l'utilisation du formulaire OEB 1020 est limitée aux dépôts effectués conformément à l'article 75(1)b) CBE et que seules les taxes pouvant être valablement acquittées lors du dépôt sont mentionnées dans le formulaire.

L'OEB n'accepte et ne traite les ordres de débit (ou de prélèvement automatique) présentés à l'aide du formulaire OEB 1020 que si les conditions suivantes sont remplies :

  • les ordres de débit (ou de prélèvement automatique) sont reçus par l'intermédiaire du service central de la propriété industrielle ou d'une autre autorité compétente,
  • la demande de brevet européen est déposée sur papier, et
  • le formulaire OEB 1020 est déposé avec les pièces de la demande (cf. RCC, point 5.6.1, dernière phrase).

Remarque : les formulaires OEB 1020 déposés directement auprès de l'OEB ne seront pas acceptés et les ordres de débit (ou de prélèvement automatique) correspondants ne seront pas exécutés.

Un ordre de débit pouvant être traité électroniquement et concernant des taxes qui peuvent être acquittées lors du dépôt peut aussi être soumis séparément à l'OEB dans le délai prévu à la règle 38(1) CBE, que la demande de brevet européen déposée conformément à l'article 75(1)b) CBE soit soumise sous forme électronique ou sur papier.

Si vous envisagez d'envoyer l'ordre de débit directement à l'OEB, vous devez utiliser les outils de dépôt/paiement électronique, conformément au point 5.1.2 RCC, par exemple le formulaire 1038e dans le dépôt en ligne ou dans le CMS. Du fait des validations en arrière-plan, il se peut que le paiement ne soit pas possible via le paiement des taxes en ligne si l'autorité nationale concernée n'a pas encore transmis les pièces de la demande à l'OEB.


Validation des paiements inclus dans des ordres collectifs de débit


Quel est l'objectif de cette nouvelle fonction ?

L'objectif est de bloquer l'exécution des ordres de débit émis pour des demandes qui ne sont plus en instance auprès de l'OEB, et de réduire ainsi les tâches administratives liées au remboursement des taxes indûment acquittées, pour les utilisateurs comme pour l'OEB. La nouvelle fonction rejette ainsi automatiquement les ordres de débit qui sont inclus dans un ordre collectif de débit et qui ont pour objet le paiement de taxes annuelles afférentes à des demandes de brevet européen "définitivement closes" ou à des brevets européens délivrés.

La nouvelle fonction rejette également les ordres de débit qui sont inclus dans un ordre collectif de débit et qui ont pour objet le paiement de taxes de transfert de droits afférentes à des demandes de brevet européen "définitivement closes".


Que se passe-t-il si la fonction de validation rejette par erreur un paiement ?

Après la validation, vous recevrez un message, généré par le système, indiquant que le paiement n'a pu être effectué. Ce message peut être imprimé ou téléchargé à tout moment et est enregistré dans l'historique du compte, dans le dossier des paiements rejetés. Cela permet aux utilisateurs et à l'OEB de reconstituer l'historique. Par conséquent, si un paiement est rejeté par erreur, aucune perte de droit ne se produit et la date de la tentative de paiement est acceptée comme date de paiement.


Prélèvement partiel / révocation partielle d'un ordre de débit / approvisionnement d'un compte coura


Que se passe-t-il si le crédit de mon compte courant ne suffit pas à couvrir toutes les taxes indiquées dans mon ordre de débit ? L'OEB prélèvera-t-il des taxes et si oui, lesquelles ?

Oui. Par le passé, si les fonds disponibles ne couvraient pas tous les codes de taxes pour une demande donnée, l'ordre de débit n'était pas du tout exécuté. Désormais, il est au moins partiellement exécuté : les taxes sont prélevées dans un ordre précis – à savoir dans l'ordre croissant des codes de taxes, tant que le crédit le permet.

Exemple

Une demande EP comporte 38 pages et est déposée le 12.12.2017 ; un ordre de débit est déposé via le CMS pour la taxe de dépôt (001), les taxes additionnelles (501), la taxe de recherche (002), la taxe de désignation (005) et la taxe d'examen (006). Le compte présente un solde de 857 EUR.

Les taxes seront débitées dans l'ordre suivant : 001, 002, 005, 006 et 501, jusqu'à l'épuisement du crédit. Lorsque le compte sera approvisionné, les taxes dues seront débitées avec effet à compter de la date d'approvisionnement.

Cependant, si le compte courant n'est pas approvisionné dans les temps et/ou si un ordre de débit est déposé le dernier jour du délai de paiement des taxes dues, la poursuite de la procédure pourra être demandée.

Dans tous les cas, il incombe aux titulaires de comptes courants de s'assurer que leur compte courant est suffisamment approvisionné pour couvrir tous les ordres de débit soumis.


Un prélèvement partiel est-il également possible dans le cadre de la procédure de prélèvement automatique ?

Oui.

Puis-je révoquer partiellement mon ordre de débit ?

Oui. En vertu des nouvelles dispositions, des taxes spécifiques peuvent être révoquées individuellement, à condition que la révocation soit déposée d'ici minuit HEC le même jour que celui où l'OEB a reçu l'ordre de débit initial. Par le passé, l'ordre de débit devait être révoqué dans son intégralité.

Veuillez noter que désormais, les ordres de prélèvement automatique ne peuvent être révoqués qu’au moyen du paiement des taxes en ligne dans le cadre des services en ligne. Comme auparavant, ils ne peuvent être révoqués que dans leur intégralité, et non en partie, compte tenu de leur nature.


Si j'approvisionne mon compte courant, quand le versement sera-t-il visible dans l'outil de paiement des taxes en ligne ?

En règle générale, le jour ouvrable qui suit celui auquel l'OEB l'a reçu.


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