Conditions d'utilisation du système de gestion des dossiers de l'OEB
Conformément à la Décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 4 juillet 2012, relative au projet pilote visant à introduire de nouveaux moyens techniques de communication pour les procédures devant l'Office européen des brevets (JO OEB 2012, 486), et notamment à son article 7, il est permis, depuis le 10 décembre 2012, de déposer des pièces dans les procédures au titre du PCT, sans préjudice des autres possibilités existantes de dépôt de pièces, à l'aide du système de gestion des dossiers (CMS) que l'Office européen des brevets a mis à disposition sur son site Internet, en téléchargeant des fichiers électroniques conformes aux dispositions applicables, en particulier la règle 89bis PCT et la partie 7 des Instructions administratives du PCT, et aux présentes conditions.
1. Participation
Le droit d'utiliser le système de gestion des dossiers est accordé à des utilisateurs sélectionnés titulaires d'une carte à puce émise par l' Office européen des brevets, sur invitation de ce dernier et après enregistrement.
2. Pièces pouvant être déposées à l'aide du système de gestion des dossiers
2.1. Le système de gestion des dossiers permet actuellement de déposer :
- des demandes internationales (demandes PCT).
2.2. Il n'est pas autorisé d'utiliser le système de gestion des dossiers pour déposer des pièces autres que celles indiquées au point 2.1 ; si des pièces différentes sont néanmoins déposées, elles sont réputées non reçues. L'expéditeur en est immédiatement avisé, pour autant qu'il puisse être identifié.
2.3. Le point 2.2 s'applique également aux documents de priorité, dans la mesure où ils n'ont pas reçu de signature numérique de l'administration qui les a délivrés et que la signature n'a pas été reconnue par l'Office européen des brevets.
3. Exigences techniques
Les pièces qui sont déposées à l'aide du système de gestion des dossiers doivent satisfaire aux prescriptions de la partie 7 et de l'annexe F des Instructions administratives du PCT.
4. Signature
4.1. Dans la mesure où les pièces déposées doivent être signées, la signature peut revêtir la forme d'une image en fac-similé ou d'une signature alphanumérique.
4.2. Une signature sous forme d'image en fac-similé ("facsimile signature") est la reproduction sous forme d'image de la signature de l'intervenant.
4.3. Une signature alphanumérique ("text string signature") est constituée d'une série de caractères qui a été choisie par le signataire pour prouver son identité et signifier son intention d'authentifier le message électronique en question ; cette série de caractères est précédée et suivie d'une barre oblique (/).
5. Date de dépôt
Une demande de brevet déposée à l'aide du système de gestion des dossiers se voit attribuer comme date de dépôt la date à laquelle les pièces de la demande ainsi transmises sont parvenues à l'Office européen des brevets, à condition que ces pièces répondent aux exigences visées à l'article 11.1) PCT.
6. Accusé de réception
6.1 L'Office européen des brevets confirme électroniquement, au moyen d'un accusé de réception mis à disposition dans le système de gestion des dossiers, la réception des pièces déposées à l'aide de ce système.
6.2. Si cette confirmation n'a pas été transmise avec succès, l'Office européen des brevets transmet rapidement cette confirmation par d'autres moyens, s'il dispose des informations voulues pour ce faire.
6.3. Conformément à l'instruction administrative 704 du PCT, l'accusé de réception indique l'identité de l'Office européen des brevets, la date et l'heure de la réception, un numéro de référence ou de dépôt attribué par l'Office européen des brevets, ainsi que la liste des fichiers transmis et la valeur de hachage ("message digest").
6.4. L'accusé de réception n'équivaut pas à l'attribution d'une date de dépôt.
7. Pièces illisibles ou incomplètes et fichiers infectés
7.1 Si les pièces déposées ont été transmises sous une forme illisible ou incomplète, la partie des pièces qui est illisible ou incomplète est réputée ne pas avoir été déposée.
7.2 Si les pièces déposées sont infectées par un virus informatique ou qu'elles contiennent d'autres logiciels nuisibles, elles sont réputées illisibles. L'Office européen des brevets n'est pas tenu d'ouvrir ni de traiter ces pièces.
7.3 S'il s'avère que les pièces déposées présentent les défauts visés au point 7.1 ou 7.2, l'expéditeur en est immédiatement avisé, dans la mesure où il peut être identifié.
8. Confirmation sur papier
Il n'est pas nécessaire de produire une confirmation sur papier pour les pièces déposées à l'aide du système de gestion des dossiers.
9. Documentation complémentaire
Les prescriptions définies dans la version en vigueur du "Guide d'utilisation du système de gestion des dossiers de l'OEB" s'appliquent en complément des présentes conditions.
Raimund Lutz
Vice-Président de la Direction générale 5
10.12.2012