Rechtsgrundlage für die IT-Roadmap

Am 1. September 2012 ist derBeschluss des Präsidenten über das Pilotprojekt zur Einführung neuer technischer Einrichtungen zur Nachrichtenübermittlung für Verfahren vor dem EPA in Kraft getreten. Dieser Beschluss bildet die Rechtsgrundlage für die schrittweise Umsetzung der IT-Roadmap, mit der das EPA seine aktuellen IT-Systeme deutlich verbessern will. 

Verbesserung und Weiterentwicklung der IT-Systeme

Um mit der steigenden Nachfrage der Nutzer des Patentsystems und der Gesellschaft im Allgemeinen Schritt halten zu können, hat das EPA ein umfassendes Programm zur Verbesserung der IT-Unterstützung bei der Einreichung und Bearbeitung von Patentanmeldungen in die Wege geleitet. Dieses Programm ist in eine "IT-Roadmap" umgesetzt worden und hat zum Ziel, bessere Tools zur Unterstützung von Anmeldern und Prüfern bereitzustellen. Langfristig strebt das EPA die vollständige elektronische Bearbeitung europäischer Patentanmeldungen von der Einreichung bis zum Einspruchs- und Beschwerdeverfahren an.

Das EPA plant, ein umfassendes, sicheres und innovatives Case-Management-System zu schaffen, mit dem Patentanmeldungen in allen Phasen des Erteilungsverfahrens digital bearbeitet werden. Dieses neue System wird fast alle bestehenden Automatisierungsprozesse des EPA ersetzen und die Einreichung von Patentanmeldungen beim EPA (derzeit rund 250 000 jährlich) sowie die elektronische Abwicklung sonstiger Transaktionen unterstützen, von denen es derzeit pro Jahr rund 2,5 Millionen gibt.

Ziel des neuen Systems ist es, die elektronische Bearbeitung von Patentanmeldungen mittels einer erweiterten elektronischen Zusammenarbeit mit den Nutzern zu verbessern. Zu diesem Zweck ist beabsichtigt, dass Patentanmeldungen und weitere Unterlagen soweit möglich in Form von strukturierten Daten eingereicht werden, d. h. in einem Format wie XML, sodass sie direkt elektronisch bearbeitet werden können.

Pilotprojekt zur Einführung neuer technischer Einrichtungen zur Nachrichtenübermittlung

Die Umsetzung solcher umfassender Änderungen darf nicht zulasten der Kontinuität bei der Patentprüfung und bei anderen Tätigkeiten des EPA gehen, und die Nutzer erwarten zu Recht, dass neue Systeme getestet und voll funktionsfähig sind, bevor sie der Allgemeinheit zur Verfügung gestellt werden.

Das EPA hat daher entschieden, die neuen Tools schrittweise in Form verschiedener Pilotprojekte einzuführen. Ausgewählte Nutzergruppen werden aufgefordert werden, an der Pilotphase für diverse neue oder überarbeitete technische Funktionen teilzunehmen, die den Testnutzern nach und nach bereitgestellt werden, sobald die technischen Vorbereitungen und die internen Tests erfolgreich abgeschlossen sind. Diese Vorgehensweise soll das Risiko von Funktionsstörungen und Mängeln begrenzen und gleichzeitig aussagefähige Tests sicherstellen.

Trotz des Testcharakters der Pilotprojekte wird die Nutzung dieser technischen Funktionen in Verfahren vor dem EPA uneingeschränkte Rechtskraft entfalten, d. h. sie wird bindend und rechtswirksam sein. Der Testcharakter kann aber eine gewisse Flexibilität vonseiten des Amts und der Auftragnehmer erfordern, die die technischen Lösungen entwickeln. Daher behält sich das Amt das Recht vor, bereits in Betrieb befindliche technische Funktionen noch zu ändern. Für die teilnehmenden Nutzer wie auch für Dritte sollte es zudem ein Höchstmaß an Transparenz geben, d. h. die relevanten Metadaten zu diesen neuen technischen Funktionen werden zu Nachweiszwecken gesammelt. Nicht zuletzt müssen die Testnutzer vor negativen Folgen geschützt werden, die sich aus Störungen und Mängeln dieser Funktionen ergeben, wobei den berechtigten Interessen Dritter und der Öffentlichkeit im Ganzen Rechnung zu tragen ist.

Diese fundamentalen Grundsätze sind in den Beschluss des Präsidenten vom 4. Juli 2012 über das Pilotprojekt zur Einführung neuer technischer Einrichtungen zur Nachrichtenübermittlung für Verfahren vor dem Europäischen Patentamt (ABl. EPA 2012, 486) aufgenommen worden, der am 1. September 2012 in Kraft getreten ist und die Rechtsgrundlage für das Pilotprojekt bildet, mit dem die IT-Roadmap umgesetzt wird.

Einzelheiten des Beschlusses des Präsidenten vom 4. Juli 2012

Der erste Teil des Beschlusses spiegelt die Grundprinzipien wider, also beschränkte Teilnahme (Artikel 2), Flexibilität (Artikel 1 (2) sowie Artikel 12, in dem der Erlass ergänzender, von diesem Beschluss abweichender Vorschriften und Regelungen erlaubt wird), Transparenz (Artikel 4) und Schutz der Testnutzer. Artikel 5, in dem es um diesen Schutz geht, beruht auf dem Grundsatz, dass ein Teilnehmer, der von solchen Funktionsstörungen betroffen ist, keinen Rechtsverlust erleiden darf, sofern er das EPA aktiv über eine solche Störung unterrichtet und gegebenenfalls die Verfahrenshandlung wiederholt. Soweit es um die Einreichung einer Patentanmeldung geht, ist der Anmelder in solchen Fällen verpflichtet, andere Wege zur Einreichung zu nutzen, damit er den Anmeldetag beibehalten kann. Das EPA wird also die Konsequenzen von Funktionsstörungen auffangen, allerdings nur, wenn die betroffenen Teilnehmer helfen, die Störung zu finden, und die notwendigen Informationen rechtzeitig übermitteln.

Im zweiten Teil des Beschlusses werden die wichtigsten derzeit geplanten technischen Funktionen aufgelistet und die entsprechenden Bestimmungen aufgeführt. Diese Funktionen werden nach und nach bereitgestellt; potenzielle Testnutzer und die Öffentlichkeit werden auf der Website des EPA über deren Implementierung sowie gegebenenfalls die Spezifikationen und die Bedingungen für die Teilnahme an der Pilotphase informiert. Die einzige Ausnahme bildet Artikel 9: Die elektronische Zustellung ist seit dem Inkrafttreten des Beschlusses funktionsfähig. Derzeit sind die folgenden Tools in Planung:

  • ein neues Tool für die Einreichung von Anmeldungen und weiteren Unterlagen in Form von strukturierten Daten, das die Umstellung auf die Einreichung von Unterlagen in dieser Form anschaulich machen soll (Artikel 6). Dieses Tool unterscheidet sich von den derzeitigen Möglichkeiten der Online-Einreichung und wird diese anfangs ergänzen. Grundlage für die bisherige Online-Einreichung ist der Beschluss der Präsidentin vom 26. Februar 2009 über die elektronische Einreichung von Unterlagen (ABl. EPA 2009, 182).
  • ein Tool für die elektronische Einreichung internationaler (PCT-)Anmeldungen und anderer Schriftstücke in Form von strukturierten Daten (Artikel 7). Dieses Tool unterliegt den anwendbaren Vorschriften des PCT, namentlich Regel 89bis.
  • elektronische Zustellung (Artikel 9). Diese Bestimmung ersetzt den Beschluss des Präsidenten vom 13. Dezember 2011 über die Zustellung durch technische Einrichtungen zur Nachrichtenübermittlung in ausgewählten Verfahren vor dem Europäischen Patentamt (s. Artikel 14 des jetzigen Beschlusses). Die für die Zustellung durch die Post geltende Zehn-Tage-Regel (Regel 126 (2) EPÜ) gilt ausnahmslos auch für die elektronische Zustellung (Artikel 9 (4)).
  • ein neues System für die Anlage, Führung und Bearbeitung von Akten (Artikel 10). Solche neuen Systeme können das elektronische Aktensystem PHOENIX ergänzen oder dieses vollständig oder teilweise ersetzen. Bisher war die Nutzung des PHOENIX-Systems obligatorisch, siehe Beschluss der Präsidentin vom 12. Juli 2007 über die Nutzung des elektronischen Aktensystems PHOENIX (ABl. EPA 2007, Sonderausgabe Nr. 3, J.1). Aus diesem Grund war eine Öffnungsklausel erforderlich, die die Nutzung anderer, noch zu entwickelnder Systeme zulässt.
  • ein Tool, mit dem Nutzer die Seitenzahl feststellen können (Artikel 11). Bei der Einreichung von Anmeldungen und anderen Unterlagen in Form von strukturierten Daten werden keine auf Seitenbasis strukturierten Unterlagen vorgelegt. Da im EPÜ aber Seiten als Einheit für die Berechnung beispielsweise von Seitengebühren festgelegt sind, macht die Einreichung von Daten in einem anders strukturierten Format zwingend ein Tool zur Berechnung von Seitenäquivalenten erforderlich. Diese Berechnung wird auf der Grundlage der in der Ausführungsordnung niedergelegten Formvorschriften erfolgen, namentlich der Regeln 46, 49 und 50 EPÜ.


Innerhalb der Grenzen des Anwendungsbereichs des Beschlusses (Artikel 1) können weitere technische Funktionen entwickelt und auf der Grundlage der Ermächtigung nach Artikel 12 freigegeben werden.

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