FAQ - Mailbox

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Allgemeines


Was ist die Mailbox?

Die Mailbox ist ein unternehmensbezogener Dienst und bietet einen universalen Zugang zu elektronischen Mitteilungen des EPA, d. h. Mitteilungen werden nicht direkt an einzelne Empfänger innerhalb eines Unternehmens zugestellt. Grundsätzlich können alle Mitarbeiter eines Unternehmens, die eine Smartcard besitzen, auf die Mailbox zugreifen.


Wer kann eine Mailbox erhalten?

Eine Mailbox wird eingerichtet, wenn sich ein neuer Nutzer für eine Smartcard registrieren lässt. Diese Mailbox wird dem Unternehmen zugeordnet, das der Nutzer auf dem Registrierungsantrag für die Smartcard angibt; sie gehört also dem Unternehmen und nicht der Person.


Wie funktioniert die Mailbox?

Mit der Mailbox können Sie auf einen Posteingangsordner zugreifen, der Nachrichten mit Links zu PDF-Versionen der Mitteilungen des EPA enthält. Diese Nachrichten sind an beim EPA zugelassene Vertreter oder an sogenannte Zusammenschlüsse von Vertretern gerichtet.


Wie können wir mit der Mailbox unseres Unternehmens arbeiten?

Um die Mailbox nutzen zu können, benötigen Sie eine Smartcard. Dann muss Ihnen der Verwalter in Ihrem Unternehmen Zugriff auf die Mailbox gewähren, und ein oder mehrere Empfänger müssen bestimmt und vom EPA genehmigt werden. Diese Empfänger müssen anschließend vom Verwalter aktiviert werden.

Dabei ist wie folgt vorzugehen:

  1. Der Verwalter aktiviert die Mailbox und nimmt Empfänger auf.
  2. Der Status der Empfänger wird vom EPA geprüft.
  3. Der Verwalter aktiviert die Empfänger (sofern ihr Status geklärt ist) und ermächtigt ausgewählte Smartcard-Inhaber, auf die Mailbox zuzugreifen.

Sind die Mailbox und My Files miteinander verknüpft?

Ja. Für den Zugriff auf My Files muss die Mailbox eingeschaltet sein, und der Empfänger muss Elektronische Mitteilungen an Mailbox des Unternehmens schicken anklicken.


Wo finde ich die Mailbox?

Die Mailbox gehört wie die Online-Gebührenzahlung und My Files zu den Portaldiensten des EPA. Um Zugang zur Mailbox zu erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Mailbox" oder "Verwaltung" und melden Sie sich mit Ihrer Smartcard auf der EPA-Website an.


Was muss ich tun, um die Mailbox nutzen zu können?

Um die Mailbox nutzen zu können, müssen Sie:

  • eine Smartcard beantragen
  • die Rolle des "Verwalters" (Administrators) in Ihrem Unternehmen übernehmen
  • als Verwalter in Ihrem Unternehmen den Nutzern (allen Smartcard-Inhabern) Zugangsrechte zur Mailbox zuweisen
  • Empfänger  (zugelassene Vertreter oder Zusammenschlüsse) definieren und aktivieren
  • andere Nutzer als Verwalter in Ihrem Unternehmen definieren

Was ist ein "Nutzer"?

Ein "Nutzer" ist jeder Smartcard-Inhaber, der Zugang zur Mailbox hat, der Mitteilungen ansehen und herunterladen sowie den Posteingangsordner verwalten kann (z. B. Ordner anlegen/löschen oder Nachrichten in einen anderen Ordner verschieben).


Was ist ein "Empfänger"?

Mailbox-Empfänger sind Empfänger elektronischer Mitteilungen, die über das EPA an die Mailbox verschickt werden. Dies können nur zugelassene Vertreter oder Zusammenschlüsse von Vertretern sein. Empfänger brauchen keine Smartcard, um an die Mailbox gesandte elektronische Mitteilungen zu erhalten.


Was ist die Nummer eines Zusammenschlusses?

Das ist die Nummer, unter der ein Zusammenschluss zugelassener Vertreter vor dem EPA bei der Rechtsabteilung des EPA registriert ist.

Alle Mitteilungen des EPA werden an die registrierte Anschrift oder Zustellanschrift  des Zusammenschlusses geschickt.


Was ist ein Verwalter im Unternehmen?

Dies kann jeder Mitarbeiter im Unternehmen sein, der eine Smartcard besitzt und die Rolle des Verwalters übernommen hat.

Falls ein Unternehmen nicht über einen Verwalter verfügt, wird jeder Smartcard-Inhaber dieses Unternehmens bei der Anmeldung im Portal aufgefordert, sich als Verwalter registrieren zu lassen.Diese Aufforderung wird so lange angezeigt, bis einer der Smartcard-Inhaber dieser Aufforderung nachkommt.


Verwaltung


Welche Aufgabe hat der Verwalter im Unternehmen?

Der Verwalter ist der Nutzer, der im Unternehmen dafür zuständig ist, den Nutzerzugang zur Online-Gebührenzahlung, zur Mailbox und zu My Files zu definieren. Er kann anderen Smartcard-Inhabern des Unternehmens Verwalterrechte zuweisen oder wieder entziehen.


Wer ist für die Aktualisierung der Liste von Mailbox-Nutzern und Empfängern zuständig?

Der Verwalter in Ihrem Unternehmen ist für die Aktualisierungder Liste von Nutzern und Empfängern zuständig.

Alle Änderungen der Kontaktdaten des Nutzers/Empfängers (zugelassenen Vertreters), d. h. Änderungen des Namens/der Geschäftsadresse, sind per Mail an support@epo.org oder über das Kontaktformular mitzuteilen.


Was macht der Verwalter eines Unternehmens?

Der Verwalter eines Unternehmens kann:

  • andere Verwalter des Unternehmens benennen
  • die Mailbox des Unternehmens ein- und ausschalten
  • anderen Nutzern Zugangsrechte zur Mailbox des Unternehmens zuweisen
  • für das EPA eine Liste von zugelassenen Vertretern erstellen, die Mitteilungen über die Mailbox erhalten möchten
  • festlegen, in welchen Abständen der Papierkorb der Mailbox geleert wird
  • anderen Nutzern das Recht zuweisen, das laufende Konto des Unternehmens einzusehen, Gebühren zu entrichten und den Gebührenzahlungsplan einzusehen

Welche Pflichten hat der Verwalter eines Unternehmens gegenüber dem EPA?

Der Verwalter Ihres Unternehmens muss dem EPA Änderungen in der Liste der Empfänger in Ihrem Unternehmen mitteilen. Alle Änderungen der Kontaktdaten des Nutzers/Empfängers (zugelassenen Vertreters), d. h. Änderungen des Namens/der Geschäftsadresse, sind per Mail an support@epo.org oder über das Kontaktformular mitzuteilen.

Möchte ein Empfänger zum Beispiel keine Mitteilungen mehr über die Mailbox erhalten, so muss der Verwalter diese Person von der Liste des Empfängers der Mailbox streichen.


Können Verwalter eines Unternehmens ihre eigenen Verwalterrechte widerrufen?

Nein, dies kann nur durch einen anderen Smartcard-Inhaber geschehen, der ebenfalls Verwalter ist.


Wie kann ich Zugriffsrechte an andere Nutzer vergeben?

Siehe bitte die FAQs zu Verwaltung


Wie kann ich einen Empfänger hinzufügen?

Siehe bitte die FAQs zu Verwaltung


Wie kann ich einen Empfänger entfernen?

Siehe bitte die FAQs zu Verwaltung


Praxis


Wer kann mit der Mailbox arbeiten, und wer kann Nachrichten erhalten?

Wer eine Smartcard besitzt (d. h. ein Nutzer) und vom Verwalter in seinem Unternehmen Zugriffsrechte erhalten hat, kann auf die Mailbox seines Unternehmens zugreifen und alle Mitteilungen lesen. Empfänger (d. h. zugelassene Vertreter) können Mitteilungen "erhalten", sodass ihnen an sie gerichtete Mitteilungen über die Mailbox zugestellt werden.


Können Nachrichten aus der Mailbox weitergeleitet werden?

Nein. Nachrichten aus der Mailbox können Sie nicht weiterleiten. Wenn Sie eine Nachricht weiterleiten möchten, müssen Sie sie auf Ihren Rechner herunterladen und mit Ihrem eigenen Mail-System als Anhang übermitteln; Sie können sie aber auch auf ein gemeinsames Laufwerk stellen.


Kann ich dem EPA über die Mailbox antworten?

Nein. Sie können dem EPA nicht über die Mailbox antworten. Die aktuelle Version der Mailbox ermöglicht lediglich eine einseitige Kommunikation vom EPA zum Nutzer.


Was geschieht, wenn eine über die Mailbox zugestellte Nachricht nicht geöffnet wird?

Unabhängig davon, ob die Nachricht geöffnet wurde, gilt eine an die Mailbox geschickte Nachricht mit dem zehnten Tag nach Übermittlung der elektronischen Benachrichtigung an die Mailbox als zugestellt, es sei denn, diese ist nicht oder an einem späteren Tag zugegangen. Siehe den Beschluss des Verwaltungsrats vom 15. Oktober 2014


Welche Mitteilungen können derzeit über die Mailbox zugestellt werden?

Die Liste der Mitteilungen, die derzeit über die Mailbox zugänglich gemacht werden, kann auf der EPA-Website eingesehen werden:


Welche Mitteilungen werden nicht über die Mailbox zugestellt?

  • Mitteilungen in Bezug auf Einspruchs- und Beschwerdeverfahren
  • Mitteilungen in Bezug auf das internationale (PCT-)Verfahren mit Ausnahme internationaler Recherchenberichte
  • Mitteilungen, die nicht in der oben genannten Liste enthalten sind

Bis auf Weiteres werden diese Mitteilungen nach wie vor auf dem Postweg versandt.


Unser Unternehmen hat mehrere Niederlassungen. Können wir mehrere Mailboxen erhalten?

Jede Mailbox trägt den Namen des betreffenden Unternehmens. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen in einem Land oder in verschiedenen Ländern hat, können Sie sicherstellen, dass es mehr als eine Mailbox erhält, indem Sie auf verschiedenen Registrierungsanträgen für Smartcards unterschiedliche Namen des Unternehmens angeben, z. B. "EPA Den Haag", "EPA München", "EPA Berlin" und "EPA Wien".


Wenn ich mich entscheide, mir meine Mitteilungen in elektronischer Form zustellen zu lassen, erhalte ich sie dann auch noch in Papierform?

Nein. Nachdem Ihr Verwalter die Mailbox Ihres Unternehmens aktiviert und Ihnen Zugriffsrechte erteilt hat, erhalten Sie Ihre Mitteilungen in elektronischer Form anstatt in Papierform. Auf elektronischem Wege zugestellte Mitteilungen werden nicht auch noch per Post versandt.


Kann ich Nachrichten aus dem Papierkorb in die Mailbox zurückholen?

Der Verwalter kann entscheiden, ob der Papierkorb täglich, wöchentlich, alle vier Wochen oder alle zwölf Wochen geleert werden soll. Je nach der gewählten Einstellung können Sie Ihre Nachrichten also bis zu zwölf Wochen lang aus dem Papierkorb zurückholen.


Ich habe Deutsch als bevorzugte Sprache ausgewählt. Die Oberfläche ist auch in Deutsch, aber die Beschreibungen der Nachrichten sind auf Englisch. Warum?

Die Beschreibungen der Nachrichten werden in der Verfahrenssprache der Akte angezeigt.


Erhalte ich eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn in der Mailbox meines Unternehmens eine neue elektronische Nachricht eingeht?

Nein, diesen Dienst bietet die Mailbox nicht an. Es gibt keine Funktion "E-Mail-Benachrichtigung"; Mailbox-Nutzer müssen daher regelmäßig auf das Tool zugreifen, um zu sehen, ob neue elektronische Nachrichten eingegangen sind.


Kann ich in mehr als eine Mailbox als Empfänger aufgenommen werden?

Nein. Sie können nur in eine Mailbox aufgenommen werden.


Ich bin Empfänger der Mailbox A und möchte auch in die Mailbox B aufgenommen werden. Was muss ich tun?

Das ist nicht möglich. Sie können nur in eine Mailbox aufgenommen werden. Wenn Sie bereits Empfänger der Mailbox A sind, werden all Ihre elektronischen Mitteilungen des EPA an die Mailbox A geschickt, auch wenn sie das Unternehmen B betreffen.


Kann ich elektronische Mitteilungen in mehreren Mailboxen empfangen?

Nein. Sie können nur in eine Mailbox als Empfänger aufgenommen werden. Alle elektronischen Mitteilungen des EPA an Sie als zugelassenen Vertreter werden an die Mailbox geschickt, in die Sie als Empfänger aufgenommen wurden, auch Mitteilungen, die sich auf andere Unternehmen beziehen.


Ich bin neuer zugelassener Vertreter in meinem Unternehmen und möchte die Mailbox des Unternehmens nutzen. Was muss ich tun?

Kontaktieren Sie den Verwalter in Ihrem Unternehmen und beantragen Sie Zugangsrechte zur Mailbox.


Was muss ich tun, wenn ich als Mailbox-Empfänger gelöscht werden möchte?

Sie müssen den Verwalter in Ihrem Unternehmen informieren; dieser kann Sie aus der Liste der Empfänger der Mailbox löschen.


Fehlerbehebung


Ich kann die in den Mailbox-Ordnern aufgelisteten PDF-Dokumente nicht sichten. Liegt das an meinem Browser?

Die Produkte der Online-Dienste des EPA wurden für alle gängigen Browser getestet; Sie sollten aber sicherstellen, dass Popup-Fenster aus www.epoline.org nicht blockiert sind (Hinweis: Manche Browser blockieren Popup-Fenster standardmäßig nach der Installation).


Ich kann die Registerkarte "Mailbox" nicht finden. Was soll ich tun?

Auf die Mailbox können Sie nur zugreifen, wenn Sie eine Smartcard besitzen. Sind Sie mit einer Smartcard angemeldet? Wenn ja, muss Ihnen der Verwalter in Ihrem Unternehmen mit der Verwalterfunktion Zugriffsrechte erteilen.


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