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Allgemeines


Was ist die Mailbox?

Die Mailbox ist ein unternehmensbezogener Dienst und bietet einen universalen Zugang zu elektronischen Mitteilungen des EPA, d. h. Mitteilungen werden nicht direkt an einzelne Empfänger innerhalb eines Unternehmens zugestellt. Grundsätzlich können alle Mitarbeiter eines Unternehmens, die eine Smartcard besitzen, auf die Mailbox zugreifen.

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Wer kann eine Mailbox erhalten?

Eine Mailbox wird eingerichtet, wenn sich ein neuer Nutzer für eine Smartcard registrieren lässt. Diese Mailbox wird dem Unternehmen zugeordnet, das der Nutzer auf dem Registrierungsantrag für die Smartcard angibt; sie gehört also dem Unternehmen und nicht der Person.

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Wie funktioniert die Mailbox?

Mit der My.epoline-Mailbox können Sie auf einen Posteingangsordner zugreifen, der Nachrichten mit Links zu PDF-Versionen der Mitteilungen des EPA enthält. Diese Nachrichten sind an beim EPA zugelassene Vertreter oder an sogenannte Zusammenschlüsse von Vertretern gerichtet. Derzeit ist es nicht möglich, Nachrichten des EPA über die My.epoline-Mailbox zu beantworten.

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Wie können wir mit der Mailbox unseres Unternehmens arbeiten?

Um die Mailbox nutzen zu können, benötigen Sie eine Smartcard. Dann muss Ihnen der Verwalter in Ihrem Unternehmen Zugriff auf die Mailbox gewähren, und ein oder mehrere Empfänger müssen bestimmt und vom EPA genehmigt werden. Diese Empfänger müssen anschließend vom Verwalter aktiviert werden.

Dabei ist wie folgt vorzugehen:

  1. Der Verwalter aktiviert die Mailbox und nimmt Empfänger auf.
  2. Der Status der Empfänger wird vom EPA geprüft.
  3. Der Verwalter aktiviert die Empfänger (sofern ihr Status geklärt ist) und ermächtigt ausgewählte Smartcard-Inhaber, auf die Mailbox zuzugreifen.

 

  • Wie werde ich Verwalter?
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Was ist ein Verwalter im Unternehmen und wie werde ich einer?

Der Verwalter ist der Nutzer, der im Unternehmen dafür zuständig ist, den Nutzerzugang auf die Online-Gebührenzahlung, die Mailbox und My Files zu definieren. Er kann anderen Smartcard-Inhabern des Unternehmens Verwalterrechte zuweisen oder diese wieder aufheben.

 

Falls ein Unternehmen nicht über einen Verwalter verfügt, wird jeder Smartcard-Inhaber dieses Unternehmens bei der Anmeldung im Portal aufgefordert, sich als Verwalter registrieren zu lassen. Diese Aufforderung wird so lange angezeigt, bis einer der Smartcard-Inhaber dieser Aufforderung nachkommt.

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Praxis


Wer kann mit der Mailbox arbeiten, und wer kann Nachrichten erhalten?

Wer eine Smartcard besitzt (d. h. ein Nutzer) und vom Verwalter in seinem Unternehmen Zugriffsrechte erhalten hat, kann auf die Mailbox seines Unternehmens zugreifen und alle Mitteilungen lesen. Empfänger (d. h. zugelassene Vertreter) können Mitteilungen "erhalten", sodass ihnen an sie gerichtete Mitteilungen über die Mailbox zugestellt werden.

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Können Nachrichten aus der Mailbox weitergeleitet werden?

Nein. Nachrichten aus der Mailbox können Sie nicht weiterleiten. Wenn Sie eine Nachricht weiterleiten möchten, müssen Sie sie auf Ihren Rechner herunterladen und mit Ihrem eigenen Mail-System als Anhang übermitteln; Sie können sie aber auch auf ein gemeinsames Laufwerk stellen.

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Kann ich dem EPA über die Mailbox antworten?

Nein. Sie können dem EPA nicht über die Mailbox antworten. Die aktuelle Version der Mailbox ermöglicht lediglich eine einseitige Kommunikation vom EPA zum Nutzer.

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Was geschieht, wenn eine über die Mailbox zugestellte Nachricht nicht geöffnet wird?

Unabhängig davon, ob die Nachricht geöffnet wurde, gilt eine an die Mailbox geschickte Nachricht spätestens mit dem zehnten Tag nach Übermittlung der elektronischen Benachrichtigung an die Mailbox als zugestellt, es sei denn, diese ist nicht oder an einem späteren Tag zugegangen. Siehe den Beschluss des Präsidenten des Europäischen Patentamts vom 13. Dezember 2011:

http://archive.epo.org/epo/pubs/oj012/01_12/01_0102.pdf


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Welche Mitteilungen können derzeit über die Mailbox zugestellt werden?

Die Liste der Mitteilungen, die derzeit über die Mailbox zugänglich gemacht werden, kann auf der EPA-Website eingesehen werden:

http://docs.epoline.org/myepoline/whitelist_de.pdf

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Welche Mitteilungen werden nicht über die Mailbox zugestellt?

  • Mitteilungen in Bezug auf Einspruchs- und Beschwerdeverfahren
  • Mitteilungen in Bezug auf das internationale (PCT-)Verfahren mit Ausnahme internationaler Recherchenberichte
  • Mitteilungen, die nicht in der oben genannten Liste enthalten sind

Bis auf Weiteres werden diese Mitteilungen nach wie vor auf dem Postweg versandt.

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Unser Unternehmen hat mehrere Niederlassungen. Können wir mehrere Mailboxen erhalten?

Jede Mailbox trägt den Namen des betreffenden Unternehmens. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen in einem Land oder in verschiedenen Ländern hat, können Sie sicherstellen, dass es mehr als eine Mailbox erhält, indem Sie auf verschiedenen Registrierungsanträgen für Smartcards unterschiedliche Namen des Unternehmens angeben, z. B. "EPA Den Haag", "EPA München", "EPA Berlin" und "EPA Wien".

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Wenn ich mich entscheide, mir meine Mitteilungen in elektronischer Form zustellen zu lassen, erhalte ich sie dann auch noch in Papierform?

Nein. Nachdem Ihr Verwalter die Mailbox Ihres Unternehmens aktiviert und Ihnen Zugriffsrechte erteilt hat, erhalten Sie Ihre Mitteilungen in elektronischer Form anstatt in Papierform. Auf elektronischem Wege zugestellte Mitteilungen werden nicht auch noch per Post versandt.

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Kann ich Nachrichten aus dem Papierkorb in die Mailbox zurückholen?

Der Verwalter kann entscheiden, ob der Papierkorb täglich, wöchentlich, alle vier Wochen oder alle zwölf Wochen geleert werden soll. Je nach der gewählten Einstellung können Sie Ihre Nachrichten also bis zu zwölf Wochen lang aus dem Papierkorb zurückholen.

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Ich habe Deutsch als bevorzugte Sprache ausgewählt. Die Oberfläche ist auch in Deutsch, aber die Beschreibungen der Nachrichten sind auf Englisch. Warum?

Die Beschreibungen der Nachrichten werden in der Verfahrenssprache der Akte angezeigt.

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Fehlerbehebung


Ich kann die in den Mailbox-Ordnern aufgelisteten PDF-Dokumente nicht sichten. Liegt das an meinem Browser?

Die Produkte der Online-Dienste des EPA wurden für alle gängigen Browser getestet; Sie sollten aber sicherstellen, dass Popup-Fenster aus www.epoline.org nicht blockiert sind (Hinweis: Manche Browser blockieren Popup-Fenster standardmäßig nach der Installation).

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Ich kann die Registerkarte "Mailbox" nicht finden. Was soll ich tun?

Auf die Mailbox können Sie nur zugreifen, wenn Sie eine Smartcard besitzen. Sind Sie mit einer Smartcard angemeldet? Wenn ja, muss Ihnen der Verwalter in Ihrem Unternehmen mit der Verwalterfunktion von My.epoline Zugriffsrechte erteilen.

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