FAQ - Mailbox

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Généralités


Qu'est-ce que la Mailbox ?

La Mailbox est un point unique d'arrivée des notifications électroniques venant de l'OEB. Elle constitue un service basé dans l'entreprise, ce qui signifie que le courrier envoyé vers la Mailbox de la société n'est pas distribué directement aux personnes de la société. Toute personne qui possède une carte à puce dans la société peut accéder à la Mailbox.


Qui peut avoir une Mailbox ?

Une Mailbox est créée lorsqu'un nouvel utilisateur s'inscrit pour une carte à puce. La Mailbox est associée au nom de la société indiqué par l'utilisateur sur le formulaire d'inscription à la carte à puce. Elle appartient à la société et non pas à la personne physique.


Comment cela fonctionne-t-il ?

La Mailbox vous donne accès à une boîte aux lettres où vous pouvez recevoir du courrier avec des liens vers des versions en PDF de notifications de l'OEB. Le courrier est adressé à des mandataires agréés enregistrés auprès de l'OEB ou à des associations de mandataires.


Comment démarrer ?

Une carte à puce est nécessaire pour utiliser la Mailbox. C'est à votre administrateur de vous donner accès à la Mailbox, et au moins un associé doit avoir été défini et approuvé par l'OEB. Ces associés doivent ensuite être activés comme destinataires par l'administrateur.

Voici les étapes :

  1. L'administrateur active la Mailbox et ajoute des associés.
  2. L'OEB vérifie le statut des associés.
  3. L'administrateur active les associés dont le statut a été résolu, et autorise les détenteurs de carte à puce à accéder à la Mailbox.

 

  • Comment devenir administrateur

Qu'est ce qu'un administrateur dans la société et comment le devenir ?

L'administrateur dans la société est l'utilisateur qui a la responsabilité de définir l'accès des utilisateurs au paiement des taxes en ligne, à la Mailbox et à My Files. Il peut attribuer des droits d'administrateur à d'autres détenteurs de carte à puce de votre société ou révoquer ces droits.

 

Si une société n'a pas d'administrateur, n'importe quel détenteur de carte à puce de la société se connectant au portail sera invité à devenir administrateur. Cette invitation apparaîtra jusqu'à ce qu'un détenteur de carte à puce l'accepte.


Utilisation


Qui peut utiliser la Mailbox et qui peut recevoir des notifications ?

Toute personne qui possède une carte à puce (c'est-à-dire tout utilisateur) et à qui l'administrateur a donné accès peut accéder à la Mailbox de la société et lire les notifications. Les associés (= mandataires agréés) peuvent "réceptionner" des notifications, c'est-à-dire que les notifications leur sont adressées via la Mailbox.


Peut-on faire suivre le courrier via la Mailbox ?

Non, il n'est pas possible de faire suivre le courrier à partir de la Mailbox. Pour faire suivre un envoi, vous devez d'abord le décharger sur votre disque dur, puis l'expédier comme pièce jointe au moyen de votre logiciel de courrier électronique. Vous pouvez aussi placer l'envoi sur un disque accessible en réseau.


Puis-je répondre à l'OEB via la Mailbox ?

Non, il n'est pas possible de répondre à l'OEB via la Mailbox. La version actuelle de la Mailbox ne permet la communication que dans un sens : de l'OEB à l'utilisateur.


Que se passe-t-il si un envoi parvenu dans la Mailbox n'est pas ouvert ?

Qu'il ait été ouvert ou non, un courrier envoyé à la Mailbox est réputé avoir été signifié le dixième jour à compter de la transmission du message électronique à la Mailbox, à moins que celui-ci ne soit pas arrivé ou soit arrivé à une date ultérieure.

Voir la Décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 13 décembre 2011 :

http://archive.epo.org/epo/pubs/oj012/01_12/01_0102.pdf



Quelles sont les notifications pouvant actuellement être reçues dans la Mailbox ?

La liste des notifications actuellement disponibles via la Mailbox est publiée sur le site Internet de l'OEB :

http://docs.epoline.org/myepoline/whitelist_fr.pdf


Quelles sont les notifications qui ne peuvent pas être reçues via la Mailbox ?

  • Les notifications relatives aux procédures d'opposition et de recours
  • Les notifications relatives aux procédures internationales (PCT) autres que les rapports de recherche internationale
  • Les notifications ne figurant pas dans la liste ci-dessus

Ces éléments continueront d'être acheminés par voie postale jusqu'à nouvel ordre.


Notre société est composée de plusieurs entités. Pouvons-nous avoir plus d'une Mailbox ?

Chaque Mailbox est définie par le nom de la société. Si votre société comporte plusieurs entités juridiques dans le même pays ou dans différents pays, vous pouvez avoir plus d'une Mailbox en indiquant différents noms de sociétés sur les formulaires de demande de carte à puce, p.ex. "OEB La Haye", "OEB Munich", "OEB Berlin" et "OEB Vienne".


Si je choisis de recevoir mon courrier sous forme électronique, vais-je aussi recevoir une version sur papier ?

Non. Dès que votre administrateur a activé votre Mailbox et qu'il vous a autorisé à y accéder, vous recevez des courriers électroniques à la place des lettres. Une fois le courrier électronique reçu, il n'est plus envoyé par la poste.


Peut-on récupérer le courrier dans la corbeille ?

L'administrateur peut faire en sorte que la corbeille soit vidée chaque jour, chaque semaine, tous les mois ou une fois toutes les douze semaines. En fonction du réglage, les envois peuvent ainsi être récupérés de la corbeille pendant un délai pouvant aller jusqu'à douze semaines.


Vous avez sélectionné l'allemand comme langue préférée. L'interface est bien en allemand, mais les descriptions des courriers sont en anglais. A quoi cela tient-il ?

Les descriptions des courriers apparaissent dans la langue de la procédure du dossier.


Problèmes


Je ne parviens pas à visionner les documents en PDF répertoriés dans les dossiers de la Mailbox. Y a-t-il un problème avec mon navigateur ?

Les produits des services en ligne de l'OEB ont été testés pour une utilisation sur tous les navigateurs courants, mais assurez-vous que les popup de www.epoline.org ne sont pas bloquées (remarque : certains navigateurs bloquent les popup par défaut après l'installation).


Je n'arrive pas à trouver l'onglet de la Mailbox. Que faire ?

La Mailbox n'est accessible qu'avec une carte à puce. La connexion s'est-elle faite à l'aide d'une carte à puce ? Si c'est le cas, votre administrateur doit vous donner les droits d'accès par la fonction d'administration.


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