In T 275/89 (ABl. 1992, 126) führte die Kammer aus, dass die Erkrankung eines ordnungsgemäß vertretenen Beteiligten nicht ausreicht, um die Verlegung eines festgesetzten Termins zur mündlichen Verhandlung zu rechtfertigen, es sei denn, die Anwesenheit des erkrankten Beteiligten im Termin ist erforderlich. Einem Antrag auf Verlegung des Termins kann nur dann stattgegeben werden, wenn unvorhergesehene, außergewöhnliche Umstände eintreten, die eine Verhandlung entweder unmöglich machen (z. B. akute Erkrankung des Vertreters bzw. eines unvertretenen Beteiligten) oder für den Verfahrensablauf entscheidungswesentliche Folgen nach sich ziehen könnten (z. B. unvorhergesehene Verhinderung eines wichtigen Zeugen oder Sachverständigen), bestätigt in T 1923/06.
In T 1212/04 urteilte die Kammer, dass der Grundsatz, wonach eine schwere Erkrankung im Allgemeinen als hinreichender, triftiger Grund für eine Verlegung des Termins der mündlichen Verhandlung anerkannt wird, im vorliegenden Fall nicht für die Erkrankung des in der Anmeldung benannten Erfinders gelte, weil der Beschwerdeführer zum einen nicht begründet habe, weshalb die Anwesenheit des Erfinders bei der mündlichen Verhandlung notwendig oder gar unabdingbar wäre, und weil zum anderen die Teilnahme des Erfinders anders als diejenige des Vertreters eines Verfahrensbeteiligten oder eines wichtigen Zeugen oder Sachverständigen nach Auffassung der Kammer ihre Entscheidung nicht beeinflussen könne.
Im Fall T 37/97 entschied die Kammer, dass die zur Stützung des Antrags angeführten Tatsachen weder unvorhersehbar noch außergewöhnlich seien, sodass sie eine Vertagung nicht rechtfertigen können. Wenn, wie hier, nach der ordnungsgemäßen Ladung zu einer mündlichen Verhandlung ein neuer Vertreter bestellt werde, so könne erwartet werden, dass sich dieser vor Übernahme des Mandats vergewissere, dass er den anberaumten Termin wahrnehmen könne, oder er müsse für eine anderweitige Terminsvertretung sorgen. Außerdem dürfe von einem zugelassenen Vertreter erwartet werden, dass er in der Lage sei, eine mündliche Verhandlung innerhalb eines Monats mit der nötigen Sorgfalt vorzubereiten, es sei denn, es handle sich um eine außergewöhnlich schwierige Aktenlage, was hier nicht zutreffe.
In T 693/95 befand die Kammer, sie habe zwei Jahre lang Geduld bewiesen, damit die Beschwerdeführer ausreichend Zeit hätten, einen Rechtsbeistand nach ihren Wünschen zu finden. Da ihre Suche in diesem Zeitraum vergeblich gewesen sei, gebe es keinen triftigen Grund mehr, die mündliche Verhandlung zu verschieben; aus Gründen der Billigkeit müsse die Kammer nicht nur den Interessen der Beschwerdeführer, sondern auch denen des Beschwerdegegners und der Öffentlichkeit Rechnung tragen, die ein Interesse daran hätten, so bald wie möglich den genauen Schutzbereich des betreffenden Patents zu erfahren.
In T 664/00, beantragte der Beschwerdeführer (Patentinhaber) eine Verlegung der mündlichen Verhandlung, damit ein Experte aus den Vereinigten Staaten daran teilnehmen könne, was zu dem von der Kammer anberaumten Termin nicht möglich war, da dieser in den USA ein Feiertag ist. Die Kammer wies den Antrag mit folgender Begründung zurück: Aus praktischen Gründen erkenne das EPA nationale Feiertage der einzelnen Vertragsstaaten nicht an. Selbige im Fall von Nichtvertragsstaaten aus aller Welt zu berücksichtigen, sei umso unpraktischer. Die Anerkennung solcher Feiertage in nur einem Land würde alle übrigen Länder benachteiligen.
In J 4/03 entschied die Kammer, dass der Wunsch des Beschwerdeführers, selbst bei der mündlichen Verhandlung anwesend zu sein, für sich genommen ohne das Vorliegen sonstiger besonderer Umstände kein triftiger Grund sei, die mündliche Verhandlung auf einen Termin zu verlegen, den der Beschwerdeführer wahrnehmen könne. Die vorliegende Beschwerde gegen die erstinstanzliche Entscheidung betreffe im Wesentlichen die Frage, wie das Recht auf Sachverhalte anzuwenden sei, die an sich nicht strittig seien, und somit sollte die An- oder Abwesenheit eines im Verfahren ordnungsgemäß vertretenen Beteiligten keine Auswirkung auf den Verfahrensverlauf und die abschließende Entscheidung haben.
In T 1067/03 beantragte der Vertreter der Beschwerdegegnerin aufgrund eines bestehenden Operationstermins die Verlegung der mündlichen Verhandlung. Der Vertreter brachte vor, dass seine Mandantin einen Vertreterwechsel ablehne, da neben der vorliegenden Beschwerdesache ein weiterer Einspruch und ein Patentverletzungsverfahren anhängig seien, die einen schwer überschaubaren Gesamtkomplex bildeten. Nach Ansicht der Kammer rechtfertigte dieser Sachverhalt die Verlegung der mündlichen Verhandlung.
In T 1102/03 berief sich die Kammer auf Art. 15 (2) VOBK 2007 und verschiedene Nummern der Mitteilung aus dem Jahr 2000 (bestätigt durch diejenige aus dem Jahr 2007). In diesem Fall hatte der Beschwerdeführer (Patentinhaber) seinen ursprünglichen Antrag auf Verlegung mit einem fest gebuchten Urlaub seines Vertreters begründet. Diese Tatsache allein rechtfertigte nach seiner Auffassung eine Verlegung. Die Kammer hielt dem jedoch entgegen, dass Urlaub zwar ein möglicher triftiger Antragsgrund sei, aber nicht zwangsläufig ein ausreichender Grund für eine Verlegung. Bei der Ausübung ihres Ermessens müsse die Kammer die gesamte Sachlage des Falls und sämtliche in der Mitteilung genannten Kriterien berücksichtigen. Im vorliegenden Fall wäre eine Verlegung organisatorisch besonders schwierig gewesen: Zu Beginn des Beschwerdeverfahrens gab es elf Verfahrensbeteiligte. Die Beschwerdekammer war erweitert worden. Einer der größten für mündliche Verhandlungen zur Verfügung stehenden Säle war für zwei Tage reserviert worden und eine Ausweichlösung hätte kaum innerhalb vertretbarer Zeit gefunden werden können (s. Nr. 1.1 der Mitteilung). Die Kammer befand, dass die Mühe, die anberaumte mündliche Verhandlung zu verlegen, bis ein neuer, den zahlreichen Beteiligten, den Mitgliedern der erweiterten Kammer und der Gebäudeverwaltung des EPA passender Termin gefunden sei, unverhältnismäßig größer sei als die Mühe eines einzigen Vertreters, seinen innerhalb Europas gebuchten Urlaub zu verschieben oder zu unterbrechen. Diesbezüglich müssten strenge Maßstäbe angelegt werden, denn ein liberaler Ansatz hätte unter Umständen eine Vielzahl weiterer Verlegungen zur Folge. Das Erfordernis der Verfahrensökonomie wäre erfüllt gewesen, wenn sich zwei von allen Beteiligten ausdrücklich gebilligte aufeinanderfolgende Ausweichtermine gefunden hätten, an dem die Kammermitglieder und die Räumlichkeiten verfügbar gewesen wären. Eine solche Einigung kam nicht zustande, sodass die Kammer an den ursprünglich vorgesehenen zwei Verhandlungsterminen festhielt (von denen der zweite nur sicherheitshalber anberaumt war).
In T 601/06 wertete die Kammer den Antrag auf Verlegung der mündlichen Verhandlung als verspätet. Der Vertreter hätte bei Erhalt der Ladung bemerken müssen, dass er an der mündlichen Verhandlung nicht teilnehmen können würde, und seinen Antrag sofort stellen müssen. Mit der Einreichung des Antrags mehr als einen Monat später war das Erfordernis nicht erfüllt, dass der Antrag gemäß Art. 15 (2) VOBK "so früh wie möglich vor dem anberaumten Termin" oder gemäß der Mitteilung des Vizepräsidenten GD 3 "so bald wie möglich" zu stellen ist. Die Kammer stellte fest, dass nach der ständigen Rechtsprechung (vgl. z. B. T 1102/03 und T 1053/06) mit Art. 15 (2) VOBK und der oben genannten Mitteilung die Interessen der Beteiligten unter Berücksichtigung von Faktoren wie der effizienten Nutzung der Ressourcen und Kapazitäten des Amts gegen die Interessen der Öffentlichkeit abgewogen werden. Deshalb kann ein Antrag auf Verlegung der mündlichen Verhandlung, der verspätet gestellt worden ist, zurückgewiesen werden.
In T 601/06 und T 869/06 boten die Kammern unter Abwägung der Interessen der Beteiligten und der Öffentlichkeit einen Alternativtermin innerhalb von zwei Monaten nach dem Tag der Antragstellung an. Es wurde festgestellt, dass der Zeitraum von rund zwei Monaten daher rühre, dass, außer wenn die Beteiligten zustimmten, neue Ladungen mindestens zwei Monate vor einer mündlichen Verhandlung ergehen müssten, weswegen Daten innerhalb des Zweimonatszeitraums nach Antragstellung nicht für andere Verfahren zur Verfügung stünden.
Im Verfahren T 1505/06 war der bestellte Vertreter des Patentinhabers drei Tage vor der mündlichen Verhandlung im Einspruchsverfahren krank geworden, weswegen die Vertagung der mündlichen Verhandlung beantragt wurde. Am Tag vor der mündlichen Verhandlung teilte die Einspruchsabteilung den Verfahrensbeteiligten mit, dass die mündliche Verhandlung nicht vertagt werde. Zu Beginn der mündlichen Verhandlung vor der Einspruchsabteilung beantragte der Ersatzvertreter des Patentinhabers erneut, die Verhandlung wegen der Krankheit des bestellten Vertreters zu vertagen. Die Einspruchsabteilung lehnte diesen Antrag ab. Im anschließenden Beschwerdeverfahren befand die Kammer, dass der Antrag alle erforderlichen Elemente enthalten habe, die der Einspruchsabteilung eine Entscheidung für oder gegen eine Vertagung erlaubt hätten (s. Mitteilung der Vizepräsidenten GD 2 und 3, ABl. 2000, 456). Bei ihrer Entscheidung über eine Vetagung der mündlichen Verhandlung müsse die Einspruchsabteilung unter Umständen mehrere Faktoren in Betracht ziehen, so z. B. die bei Stellung des Antrags verbleibende Zeit bis zur mündlichen Verhandlung, die Komplexität des Falls, die Verfügbarkeit eines anderen Vertreters, der sich in der verbleibenden Zeit mit dem Fall vertraut machen kann, und die Folgen einer Vertagung für andere Beteiligte. Diese Faktoren müsse die Einspruchsabteilung in Ausübung ihres Ermessens gegeneinander abwägen. Die Kammer befand, dass es das rechtliche Gehör eines Beteiligten verletze, wenn seinem Vertreter nicht genügend Zeit zur Vorbereitung seines Vorbringens gegeben werde. Dies wäre ein wesentlicher Verfahrensmangel gewesen, doch konnte die Kammer mangels einer Begründung in der angefochtenen Entscheidung nicht beurteilen, ob das rechtliche Gehör des Patentinhabers nicht doch gewahrt worden war und ob ein wesentlicher Verfahrensmangel vorlag oder nicht. Die Kammer verwies die Sache zur weiteren Entscheidung an die Einspruchsabteilung zurück. Sie erklärte, dass das Versäumnis der Einspruchsabteilung, in ihrer Entscheidungsbegründung die Gründe für die Ablehnung des Vertagungsantrags anzugeben, ein wesentlicher Verfahrensmangel sei und daher die Rückzahlung der Beschwerdegebühr sowohl an den Patentinhaber als auch an den Einsprechenden rechtfertige.