Es ist die Aufgabe des Vertreters, eine für die Tätigkeit qualifizierte Person auszuwählen, sie mit ihren Aufgaben vertraut zu machen und die Ausführung ihrer Arbeit in vernünftigem Umfang zu überwachen (J 5/80, J 16/82). Dies gilt auch für eine Ersatzkraft, die eine Hilfskraft im Falle von Urlaub, Krankheit oder sonstiger Verhinderung vertritt. Neue Hilfskräfte müssen mindestens einige Monate lang regelmäßig überwacht werden (vgl. J 3/88, T 715/91).
Die oben genannte Rechtsprechung ist auch auf einen Vertreter mit Sitz in den Vereinigten Staaten (und gegebenenfalls dessen Hilfspersonen) anzuwenden, der mit dem ordnungsgemäß bestellten und zugelassenen Vertreter zusammenarbeitet. In J 3/88 arbeitete der amerikanische Patentvertreter eines nicht in einem Vertragsstaat ansässigen Anmelders mit dem ordnungsgemäß bestellten zugelassenen Vertreter zusammen. Die "docket clerks" (Hilfskräfte) des amerikanischen Patentvertreters waren mit Routineaufgaben wie z. B. dem Notieren und Überwachen von Terminen betraut. Die Kammer vertrat die Auffassung, dass die Hilfskräfte auch zur Ausführung dieser zugegebenermaßen einfachen Aufgaben ein gewisses Grundwissen benötigen. So sollten sie insbesondere die Bedeutung der verschiedenen Fristen für die Zahlung der Jahresgebühren, für deren Bearbeitung sie zuständig sind, und die rechtlichen Folgen der Versäumung einer bestimmten Frist kennen. Auch müssen sie in der Lage sein, die entscheidenden Termine im Zusammenhang mit einer Patentanmeldung zu erkennen und diese auf einer "Karteikarte" zu vermerken. Schließlich sollten die "docket clerks" wissen, wann und wie sie im Einzelfall den zuständigen amerikanischen Patentvertreter über die einzuhaltenden Termine informieren müssen. Vor allem aber sollten sie wissen, was sie unternehmen müssen, wenn in der Kanzlei des amerikanischen Patentvertreters eine Gebührenmahnung seitens des zugelassenen Vertreters eingeht. Die Kammer gelangte zu dem Schluss, dass es für einen "docket clerk", der zwar keine besondere Qualifikation benötigt, im Grunde unmöglich ist, diese Routinearbeiten zufriedenstellend auszuführen, wenn er nicht vorher entsprechend unterwiesen wurde und so lange genau überwacht wird, bis er mit seiner Tätigkeit vertraut ist.
Eine vernünftige Überwachung der Arbeit eines neu eingestellten "docket clerk" setzt voraus, dass dessen Arbeit regelmäßig kontrolliert wird. Damit einem Fehlverhalten vorgebeugt wird, sollten diese regelmäßigen Kontrollen nicht nur dann erfolgen, wenn der "docket clerk" den zuständigen Patentvertreter auf einen anstehenden Fälligkeitstermin aufmerksam macht, sondern unabhängig davon systematisch durchgeführt werden - zumindest während einer mehrmonatigen Einarbeitungszeit. Bei diesen Kontrollen sollte - insbesondere im Hinblick auf spätere Gebührenmahnungen - dafür gesorgt werden, dass die "Karteikarten" ordnungsgemäß aktualisiert werden.
In T 191/82 (ABl. 1985, 189) befand die Kammer, dass die nicht rechtzeitige Entrichtung einer Zuschlagsgebühr eindeutig auf einem unglücklichen Zusammentreffen von Versehen ansonsten richtig ausgewählter und erfahrener Angestellter beruhte.
In J 12/84 (ABl. 1985, 108) wurde festgestellt, dass es an der gebotenen Sorgfalt fehlt, wenn die Angestellten eines anderen Unternehmens angewiesen werden, an den Vertreter gerichtete eingeschriebene Briefe in Empfang zu nehmen, da dieser die Arbeit von Personen, die nicht bei ihm angestellt sind, nicht überwachen kann.
In T 309/88 führte die Beschwerdekammer aus, dass zur Eintragung und Überwachung von Fristen sich auch zweifellos solche Personen eignen würden, die keine abgeschlossene Ausbildung als Patentanwaltsgehilfe besitzen. Dabei handle es sich einzig um Routinearbeiten, die keine speziellen Vorkenntnisse und beruflichen Qualifikationen voraussetzen würden. Die Hilfsperson müsse aber mit ihren Aufgaben in hinreichendem Maße vertraut gemacht worden sein, und ein ausgebildeter Angestellter müsse ihr als Arbeitskollege zur Seite gestanden haben.
In J 26/92 verwies die Kammer auf die Rechtsprechung der Beschwerdekammern, wonach Routinearbeiten einer Hilfskraft übertragen werden können, sofern der Vertreter gegenüber der Hilfsperson die gebotene Sorgfalt walten lässt. Zu diesem Zweck muss er eine für diese Tätigkeit qualifizierte Person auswählen, sie mit ihren Aufgaben vertraut machen und die Ausführung ihrer Arbeit in vernünftigem Umfang überwachen.
In T 949/94 befand die Kammer, dass von einem Vertreter erwartet werde, dass er die übertragenen Arbeiten angemessen überwache. Dies bedeute aber nicht, dass er die Absendung jedes einzelnen Schreibens überwachen müsse. Sobald er ein Schreiben unterzeichnet und seine Sekretärin angewiesen habe, es zur Post zu geben, könne er zu Recht davon ausgehen, dass dies auch geschehen sei. Infolgedessen war die Kammer davon überzeugt, dass der Vertreter seiner Sorgfaltspflicht bezüglich der Beaufsichtigung seiner Sekretärin nachgekommen war (J 31/90).
In T 1062/96 hielt die Kammer die Absendung eines vom Vertreter erstellten und unterzeichneten Schreibens für eine typische Routineaufgabe, die der Vertreter einer Hilfskraft übertragen kann (ebenso T 335/06). Im vorliegenden Fall war die Hilfskraft ausdrücklich angewiesen worden, das Schreiben noch am selben Tag per Fax abzusenden. In einer gut organisierten Kanzlei kann der Vertreter sich darauf verlassen, dass solche Anweisungen richtig ausgeführt werden. Die Absendung eines Fax erfordert keine Spezialkenntnisse und keine besondere Qualifikation. Deshalb konnte von der Hilfskraft, in diesem Fall einer Sekretärin, die sich bei der täglichen Arbeit in der Kanzlei des Vertreters als zuverlässig erwiesen hatte, erwartet werden, dass sie diese Aufgabe eigenverantwortlich erledigen würde. Da die Anweisung umgehend auszuführen war, war eine spätere Kontrolle, ob das Fax tatsächlich abgesandt worden war, nicht erforderlich.
In T 1465/07 befand die Kammer, dass die durch die Rechtsprechung der Beschwerdekammern entwickelten Pflichten des Vertreters in Bezug auf seine Hilfspersonen in jeder Hinsicht mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit vereinbar sind. Im streitgegenständlichen Fall hatte die Sekretärin des Vertreters zuvor für einen anderen Partner gearbeitet, und bei Antritt ihrer neuen Arbeitsstelle hatten ihre Anweisungen zur Gegenkontrolle weitestgehend darin bestanden, dass sie diese Kontrolle in derselben Weise durchführen sollte wie in ihrer vorhergehenden Stelle. Die Kammer hielt dies für unzureichend: Während der ersten Zeit nach Antritt ihrer neuen Stelle hätte die Sekretärin häufiger beaufsichtigt werden müssen. Eine solche Aufsicht ist nicht nur angemessen und notwendig, sondern auch verhältnismäßig, da sie keinen wesentlichen Zeitaufwand bedeutet.