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Dans la procédure devant l'Office européen des brevets, les documents peuvent être déposés par remise directe, par voie postale ou par des moyens techniques de communication. Le Président de l'Office européen des brevets arrête les modalités d'application et les conditions requises ainsi que, le cas échéant, des exigences de forme et des exigences techniques particulières régissant le dépôt de documents. Il peut en particulier prévoir qu'il y a lieu de produire une confirmation. Si cette confirmation n'est pas produite dans les délais, la demande de brevet européen est rejetée ; les documents produits ultérieurement sont réputés ne pas avoir été reçus.
Si la convention prévoit l'obligation de signer un document, l'authenticité de celui-ci peut être confirmée par une signature manuscrite ou par d'autres moyens appropriés dont l'utilisation a été autorisée par le Président de l'Office européen des brevets. Un document authentifié par ces autres moyens est réputé remplir les conditions juridiques relatives à la signature au même titre qu'un document portant une signature manuscrite et déposé sur papier.
[1] Cf. les décisions de la Présidente de l'OEB, Edition spéciale n° 3, JO OEB 2007, A.3., A.5. et JO OEB 2009, 182, 187.