Einem Antrag auf Verlegung einer mündlichen Verhandlung kann nur stattgegeben werden, wenn der Beteiligte schwerwiegende Gründe vorbringen kann, die die Festlegung eines neuen Termins rechtfertigen (siehe T 1080/99, T 300/04, J 4/03 und T 178/03). Der Antrag, einen anderen Termin anzuberaumen, ist so bald wie möglich nach dem Eintreten dieser Gründe zu stellen; ihm ist eine hinreichend substanziierte Begründung beizufügen (siehe ABl. EPA 2009, 68; siehe auch T 178/03).
Schwerwiegende Gründe, aus denen die Verlegung einer mündlichen Verhandlung beantragt werden kann, sind z. B.:
Erfüllen die von einem Beteiligten angegebenen Gründe, aus denen eine mündliche Verhandlung verlegt werden soll, die oben angeführten Voraussetzungen nicht, so teilt die Abteilung den Beteiligten mit, dass die mündliche Verhandlung zu dem in der Ladung angegebenen Termin stattfindet.
Im Einspruchsverfahren, vor allem bei mehr als einem Einsprechenden, kann ein strengerer Ansatz verfolgt werden, damit Termine nicht mehrfach verschoben werden (siehe T 1102/03).
Nicht akzeptabel sind in der Regel beispielsweise folgende Gründe:
Da Montag und Freitag normale Arbeitstage sind, werden mündliche Verhandlungen im Hinblick auf eine effiziente Nutzung der verfügbaren Sitzungssäle auch für diese Tage angesetzt. Dass der Vertreter und/oder die Verfahrensbeteiligten am Wochenende reisen müssen, ist kein ausreichender Grund für eine Terminverlegung der mündlichen Verhandlung. Falls die Umstände dies erlauben, wird sich die erste Instanz jedoch um Flexibilität bemühen, wenn ein Verfahrensbeteiligter eine Verschiebung der Anfangszeit beantragt, um am selben Tag anreisen zu können.
Anträgen auf Verlegung der mündlichen Verhandlung an einen anderen als den in der Ladung angegebenen Dienstort des EPA kann nicht stattgegeben werden (siehe T 1012/03).