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Directives relatives à l'examen pratiqué

 
 
10.1
Exigences quant à la forme 

Les procédures orales donnent lieu à l'établissement d'un procès-verbal.

La personne qui dirige la procédure veille à ce que, pendant toute la procédure, un agent soit présent afin d'établir le procès-verbal. Le cas échéant, différents agents peuvent, au cours de la procédure orale, être chargés successivement d'établir le procès-verbal. Dans ce cas, le procès-verbal mentionne le nom des agents qui ont établi les différentes parties du procès-verbal. L'agent est habituellement un membre de l'instance concernée, par exemple un membre de la division d'examen ou de la division d'opposition. Le procès-verbal est normalement rédigé à la main par le membre de la division qui en est chargé. Après la procédure, le procès-verbal écrit à la main est dactylographié.

Le procès-verbal doit être signé par l'agent chargé de l'établir et par l'agent qui a dirigé la procédure orale, mais non par les parties. Une copie du procès-verbal doit être remise aux parties. Elle leur est signifiée dès que possible après la procédure orale.

A condition que les parties en aient été informées, les procédures orales peuvent être enregistrées à l'aide d'appareils d'enregistrement du son. Toutefois, seul un agent de l'OEB est autorisé à introduire un tel appareil d'enregistrement dans la salle d'audience (cf. Communiqué des Vice-présidents chargés des directions générales 2 et 3, en date du 25 février 1986, concernant l'usage d'appareils d'enregistrement du son au cours des procédures orales devant l'OEB, JO OEB 1986, 63).

Les enregistrements sonores au cours d'une procédure orale ne doivent avoir lieu que dans certaines circonstances exceptionnelles, par exemple

a)
s'il faut s'attendre à ce qu'un témoin soit entendu ; 
b)
si la procédure s'annonce complexe (par ex. en raison des faits ou du nombre de parties) ; 
c)
s'il faut s'attendre à des demandes de rectification du procès-verbal en raison de l'importance de l'affaire. 

L'enregistrement devrait être conservé jusqu'à la fin de toute procédure susceptible d'être engagée. Il n'est pas fourni de copies de l'enregistrement aux parties.

Le procès-verbal indique d'abord la date de la procédure, le nom des membres présents de l'instance, par exemple de la division d'opposition, ainsi que le nom de l'agent ou des agents qui ont établi le procès-verbal. En outre, le procès-verbal comporte les indications mentionnées au point E-II, 10.3.