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Directives relatives à l'examen pratiqué

 
 

11.3.2 Courrier électronique

Lorsqu'un entretien ou une procédure orale devant une division d'examen est organisé sous forme de visioconférence, les documents produits ultérieurement tels que visés à la règle 50 peuvent être déposés par courrier électronique (cf. Décision du Président de l'OEB, en date du 20 avril 2012, relative au dépôt de documents par courrier électronique lors d'entretiens et de procédures orales organisés sous forme de visioconférence, JO OEB 2012, 348). Cela ne s'applique pas aux pouvoirs.

Dans la mesure où les documents déposés doivent être signés, la signature peut être incluse dans la pièce jointe ou dans le texte du courrier électronique qui l'accompagne. La signature prend la forme d'une série de caractères ou d'une image en fac-similé. La série de caractères choisie par le signataire pour prouver son identité et signifier son intention d'authentifier le message électronique en question indique clairement le nom et la qualité de l'intervenant. Une signature sous forme d'image en fac-similé est la reproduction sous forme d'image de la signature de l'intervenant.

Les documents sont envoyés à l'adresse électronique indiquée lors de la visioconférence. Les documents de la demande qui sont modifiés doivent être déposés en tant que pièces jointes. Les pièces jointes contenant ces documents modifiés doivent être au format PDF et respecter la norme de l'OMPI concernant le dépôt et le traitement sous forme électronique (annexe F). Lorsqu'une pièce jointe contenant ces documents modifiés n'est pas au format PDF ou ne respecte pas ladite norme de l'OMPI, qu'elle est illisible ou incomplète, la division d'examen ou l'examinateur en informe rapidement le demandeur lors de la visioconférence. S'il ne peut être remédié à ces irrégularités au cours de la visioconférence ou dans le délai fixé par la division d'examen, le document en question (ou la partie du document qui est illisible ou incomplète) est réputé(e) ne pas avoir été reçu(e).

Les autres pièces jointes peuvent être envoyées sous tout format susceptible d'être ouvert par la division d'examen ou (dans le cas d'un entretien) par l'examinateur, et d'être reproduit lisiblement, faute de quoi ces pièces seront réputées ne pas avoir été déposées.

Il n'est pas nécessaire de produire une confirmation sur papier pour les documents déposés par courrier électronique, à moins que le demandeur n'y soit invité par la division d'examen ou par l'examinateur lors de la visioconférence. En réponse à une telle invitation, la confirmation doit être produite dans un délai de deux mois. Si le demandeur ne donne pas suite à l'invitation dans le délai imparti, les documents sont réputés ne pas avoir été reçus.

Tous les documents déposés par courrier électronique lors d'une visioconférence sont imprimés et joints en annexe au procès-verbal de l'entretien ou de la procédure orale, sauf dans les cas exceptionnels visés à la règle 144 et dans la Décision du Président de l'Office, en date du 12 juillet 2007, concernant les pièces exclues de l'inspection publique (cf. A‑XI, 2.1 et Édition spéciale n°3, JO OEB 2007, J.3). Une note de confidentialité, telle qu'il en figure régulièrement dans les courriers électroniques, n'est pas considérée comme une requête visant à exclure les documents en question du dossier public. Il convient de garder à l'esprit que le dépôt par courrier électronique n'offre pas la même protection que le dépôt en ligne de l'OEB contre l'accès de tiers.