Aktualisierte Informationen des Europäischen Patentamts vom 1. Mai 2012 über die Durchführung von Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz

Anmelder und ihre Vertreter können beantragen, dass Rücksprachen oder mündliche Verhandlungen vor einer Prüfungsabteilung als Videokonferenz durchgeführt werden [1]. Ab 1. Mai 2012 bietet das EPA hierfür sowohl ISDN- als auch IP‑Telefonie (SIP und H.323) an.

1. Antrag auf Durchführung einer Videokonferenz

Anträge auf die Durchführung von Rücksprachen oder mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz sollten beim EPA in der gleichen Weise eingereicht werden wie alle anderen Anträge zu anhängigen europäischen Patentanmeldungen. Insbesondere ist die Anmeldenummer anzugeben. Außerdem sollte der Antragsteller mitteilen, welche Technologie er nutzen möchte (ISDN oder IP).

Eine als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlung und eine in der herkömmlichen Form in den Räumlichkeiten des EPA abgehaltene mündliche Verhandlung sind gleichwertig. Ein Antrag auf erneute mündliche Verhandlung vor demselben Organ kann somit (unabhängig davon, ob er sich auf eine Videokonferenz oder auf eine andere Form der Verhandlung bezieht) abgelehnt werden, wenn die Parteien und der dem Verfahren zugrunde liegende Sachverhalt unverändert geblieben sind (Art. 116 (1) EPÜ). Wie in der letzten Mitteilung zu diesem Thema (ABl. EPA 2006, 585) ausgeführt, wird keine Verzichtserklärung des Anmelders mehr verlangt. Allerdings wird darauf hingewiesen, dass die Entscheidung, ob einem Antrag auf die Durchführung einer mündlichen Verhandlung als Videokonferenz stattgegeben wird, im Ermessen der Prüfungsabteilung liegt (siehe 2).

Zur Erleichterung der Raumbuchung sollte die Durchführung einer Rücksprache oder mündlichen Verhandlung als Videokonferenz so früh wie möglich beantragt werden, vorzugsweise zusammen mit dem Antrag auf Rücksprache oder mündliche Verhandlung. Sollte kein Videokonferenzraum mehr verfügbar sein, weil der Termin für die Rücksprache oder mündliche Verhandlung vor der Beantragung einer Videokonferenz festgelegt wurde, so ist dies kein triftiger Grund für eine Verlegung des Termins.

2. Behandlung des Antrags auf Durchführung einer Videokonferenz

Der Antrag wird dem beauftragten Prüfer, der mit der Bearbeitung der betreffenden Akte befasst ist, zur Entscheidung zugeleitet. Soll eine mündliche Verhandlung als Videokonferenz durchgeführt werden, so ist die Prüfungsabteilung für die Entscheidung zuständig. Je nach Sachlage entscheidet der beauftragte Prüfer bzw. die Prüfungsabteilung nach eigenem Ermessen und im Einzelfall, ob eine Videokonferenz zweckdienlich ist. Kann dem Antrag nicht stattgegeben werden, so erhält der Antragsteller eine Mitteilung, in der die Gründe für die Ablehnung angegeben sind. In dieser Angelegenheit ergeht keine beschwerdefähige Entscheidung.

Wird dem Antrag stattgegeben, so wird mit dem Antragsteller ein Termin an einem Werktag während der Arbeitszeit des EPA abgesprochen. Dieser Termin wird in einem Schreiben oder per Fax bestätigt, das gegebenenfalls weitere sachdienliche Informationen enthält. Gleichzeitig wird nach dem amtsinternen Reservierungsverfahren ein Videokonferenzraum reserviert.

3. Erforderliche Ausstattung

Die Videokonferenzräume des EPA sind nur für den amtsinternen Gebrauch bestimmt und stehen daher nicht für eigene Zwecke des Anmelders oder des Vertreters zur Verfügung.

Die Videokonferenzräume des EPA sind sowohl mit einer ISDN‑Anlage (H.261/H.320, ITU-kompatibel, Kanalbündelung oder H.244, Videokodierung nach CIF H.261, H.263 oder H.264, Audiokodierung nach G.711 oder G.722, maximale Übertragungsrate 768 Kbit/s bei Nutzung von 12 Kanälen) als auch mit einer IP‑Anlage (SIP oder H.323, Videokodierung nach CIF H.261, H.263 oder H.264, Audiokodierung nach G.711 oder G.722, maximale Übertragungsrate 1 024 Kbit/s) ausgestattet. Darüber hinaus steht in jedem Videokonferenzraum ein Faxgerät; auf Anfrage kann eine Dokumentenkamera mit Zoomfunktion zur Verfügung gestellt werden. Videokonferenzen müssen mit einer Übertragungsrate von mindestens 256 Kbit/s, vorzugsweise aber mindestens 384 Kbit/s, durchgeführt werden. Die maximale Übertragungsrate beträgt 768 Kbit/s bei Nutzung einer ISDN-Verbindung und 1 024 Kbit/s bei einer IP‑Verbindung, wird sich aber im Zuge der Weiterentwicklung dieser Technologien erhöhen. Aktuelle Informationen sind beim Unterstützungsdienst zu erfragen; die Telefonnummer ist in der Mitteilung angegeben, in der die Videokonferenz zugelassen wird. Der Anmelder oder sein Vertreter hat zu gewährleisten, dass seine Videokonferenzanlage die vorgenannten Anforderungen erfüllt.

Der Anmelder oder sein Vertreter sollte rechtzeitig vor der mündlichen Verhandlung eine Verbindung zu einem Demo-System herstellen. Die hierfür erforderlichen Kontaktdaten sowie eine Telefonnummer des Unterstützungsdienstes werden ihm in der Mitteilung bekannt gegeben, in der die Videokonferenz zugelassen wird.

4. Standorte der Videokonferenzräume des EPA

Den Prüfungsabteilungen stehen im Rahmen des europäischen Patenterteilungsverfahrens Videokonferenzräume beim EPA in München, Den Haag und Berlin zur Verfügung. Die vom Anmelder zu benutzenden Kontaktdaten (Einwahlnummer für ISDN bzw. SIP URI oder H.323 ID für IP) werden ihm in der Mitteilung bekannt gegeben, in der die Videokonferenz zugelassen wird.

5. Kosten

Das EPA erhebt keine spezielle Gebühr für Rücksprachen oder mündliche Verhandlungen, die als Videokonferenz durchgeführt werden. Im Falle einer ISDN-Verbindung hat der Antragsteller die Verbindungskosten zu tragen; er wird vom EPA aufgefordert, zum abgesprochenen Termin die angegebene Nummer des Videokonferenzraums anzuwählen. Im Falle einer IP-Verbindung trägt der Antragsteller lediglich die Kosten für seine Internetverbindung.


[1] Diese Mitteilung hebt frühere Mitteilungen die Durchführung von Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz betreffend auf (ABl. EPA 1997, 572 und ABl. EPA 2006, 585).

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