Décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 20 avril 2012, relative au dépôt de documents par courrier électronique lors d'entretiens et de procédures orales organisés sous forme de visioconférence

Le Président de l'Office européen des brevets,

vu la règle 2 CBE,

vu la nécessité de disposer d'un moyen rapide de transmission des documents lors d'entretiens et de procédures orales organisés sous forme de visioconférence,

vu la situation particulière qu'implique une visioconférence et le fait que la production de documents par courrier électronique doit être mentionnée dans le procès-verbal au titre de la règle 124 CBE

en tant qu'élément essentiel de la procédure orale,

décide :

Article premier

Admissibilité du dépôt par courrier électronique lors d'une visioconférence

(1) Lorsqu'un entretien ou une procédure orale devant une division d'examen est organisé sous forme de visioconférence, les documents produits ultérieurement tels que visés à la règle 50 CBE peuvent être déposés par courrier électronique.

(2) La présente décision s'applique uniquement à la production de documents lors d'une visioconférence.

Article 2

Dépôt de pouvoirs

L'article premier ne s'applique pas aux pouvoirs.

Article 3

Signature

(1) Dans la mesure où les documents déposés doivent être signés, la signature peut être incluse dans la pièce jointe ou dans le texte du courrier électronique qui l'accompagne.

(2) La signature prend la forme d'une série de caractères ou d'une image en fac-similé.

(3) La série de caractères choisie par le signataire pour prouver son identité et signifier son intention d'authentifier le message électronique en question indique clairement le nom et la qualité de l'intervenant.

(4) Une signature sous forme d'image en fac-similé est la reproduction sous forme d'image de la signature de l'intervenant.

Article 4

Adresse électronique

Les documents sont envoyés à l'adresse électronique indiquée lors de la visioconférence.

Article 5

Pièces jointes

(1) Les documents de la demande qui sont modifiés doivent être déposés en tant que pièces jointes.

(2) Les pièces jointes contenant ces documents modifiés doivent être au format PDF et respecter la norme de l'OMPI concernant le dépôt et le traitement sous forme électronique (annexe F).

(3) Lorsqu'une pièce jointe contenant ces documents modifiés n'est pas conforme aux dispositions du paragraphe 2, ou qu'elle est illisible ou incomplète, la division d'examen ou l'examinateur en informe rapidement le demandeur lors de la visioconférence. S'il ne peut être remédié à ces irrégularités au cours de la visioconférence ou dans le délai fixé par la division d'examen, le document en question (ou la partie du document qui est illisible ou incomplète) est réputé(e) ne pas avoir été reçu(e).

(4) Les autres pièces jointes peuvent être envoyées sous tout format susceptible d'être ouvert par la division d'examen ou (dans le cas d'un entretien) par l'examinateur, et d'être reproduit lisiblement, faute de quoi ces pièces seront réputées ne pas avoir été reçu(e).

Article 6

Confirmation par production de documents sur papier

Il n'est pas nécessaire de produire une confirmation sur papier pour les documents déposés par courrier électronique conformément à la présente décision, à moins que le demandeur n'y soit invité par la division d'examen ou par l'examinateur lors de la visioconférence. En réponse à une telle invitation, la confirmation doit être produite dans un délai de deux mois. Si le demandeur ne donne pas suite à l'invitation dans le délai imparti, les documents sont réputés ne pas avoir été reçus.

Article 7

Intégrité du dossier

Tous les documents déposés par courrier électronique lors d'une visioconférence sont ajoutés à la partie publique du dossier, sauf dans les cas exceptionnels visés à la règle 144 CBE et dans la Décision du Président de l'Office, en date du 12 juillet 2007, concernant les pièces exclues de l'inspection publique [1]. Une note de confidentialité, telle qu'il en figure régulièrement dans les courriers électroniques, n'est pas considérée comme une requête visant à exclure les documents en question du dossier public.

Article 8

Confidentialité

Il convient de garder à l'esprit que le dépôt par courrier électronique n'offre pas la même protection que le dépôt en ligne de l'OEB contre l'accès de tiers.

Article 9

Communiqués antérieurs

A l'entrée en vigueur de la présente décision, le Communiqué, en date du 2 juin 1999, relatif à la correspondance avec l'Office par e-mail  [2] et le Communiqué, en date du 12 septembre 2000, relatif à l'échange de correspondance avec l'Office par courrier électronique [3] cesseront d'être applicables à l'utilisation de courriers électroniques lors d'entretiens et de procédures orales organisés sous forme de visioconférence.

Article 10

Entrée en vigueur

La présente décision entre en vigueur le 1er mai 2012.

Fait à Munich, le 20 avril 2012

Benoît BATTISTELLI

Président

[1] Edition spéciale n° 3, JO OEB 2007, J.3.

[2] JO OEB 1999, 509.

[3] JO OB 2000, 458.

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