Wird die Anmeldung bei einer zuständigen nationalen Behörde eingereicht, so muss diese Behörde das EPA unverzüglich vom Eingang der Unterlagen der Anmeldung unterrichten und die Art und den Tag des Eingangs dieser Unterlagen, die Nummer der Anmeldung und gegebenenfalls den Prioritätstag angeben. Es wird empfohlen, dass die zuständige nationale Behörde außerdem das Aktenzeichen des Anmelders oder des Vertreters vermerkt, sofern dieses angegeben worden ist. In der Praxis erhält das EPA die oben genannten Informationen dadurch, dass ihm die Anmeldung selbst übermittelt wird; verzögert sich die Übermittlung jedoch aufgrund von Sicherheitsüberprüfungen des nationalen Amts, so sendet dieses Amt dem EPA eine separate Mitteilung.

Hat das EPA eine Anmeldung durch Vermittlung der Zentralbehörde für den gewerblichen Rechtsschutz eines Vertragsstaats erhalten, so teilt es dies dem Anmelder unter Angabe des Tags mit, an dem die Anmeldung beim EPA eingegangen ist (siehe ABl. 7/1990, 306). Nach Erhalt dieser Mitteilung sind alle weiteren Unterlagen, welche die Anmeldung betreffen, nur noch unmittelbar an das EPA zu senden.

Geht dem EPA eine Anmeldung von einer Zentralbehörde für den gewerblichen Rechtsschutz eines Vertragsstaats nicht vor Ablauf von vierzehn Monaten nach dem Einreichungstag oder, wenn eine Priorität beansprucht worden ist, nach dem Prioritätstag zu und gilt sie daher als zurückgenommen (siehe II, 1.7), so muss der Anmelder hiervon unterrichtet werden; alle Gebühren einschließlich etwaiger Zuschlagsgebühren und bereits vor dem Fälligkeitstag entrichteter Gebühren sind zurückzuzahlen.