Der Einspruch ist unverzüglich dem Formalsachbearbeiter zuzuleiten, der den Einspruch nach Maßgabe der für ihn geltenden Geschäftsanweisung zu den Akten des angegriffenen europäischen Patents nimmt und ihn unverzüglich dem Patentinhaber zur Information mitteilt. Geht ein Einspruch vor der Bekanntmachung des Hinweises auf die Erteilung des europäischen Patents ein, so teilt der Formalsachbearbeiter dem Einsprechenden mit, dass sein Schriftsatz deshalb nicht als Einspruch behandelt werden kann. Dieser Schriftsatz wird Teil der Akte, der auch zur Akteneinsicht nach Art. 128 (4) zur Verfügung steht, und wird als Einwendung eines Dritten gemäß Art. 115 dem Anmelder bzw. Patentinhaber zur Kenntnis gebracht (Einzelheiten siehe E-VI, 3). Eine etwa gezahlte Einspruchsgebühr wird in diesem Fall zurückerstattet.

Prüfungen, Feststellungen, Mitteilungen und gegebenenfalls Aufforderungen an die Beteiligten werden von dem Formalsachbearbeiter vorgenommen, dem das betreffende Geschäft der Einspruchsabteilung übertragen worden ist (siehe II, 7).