L'agent qui dirige la procédure fait relever l'identité des personnes présentes et, le cas échéant, vérifier leurs pouvoirs avant le début de la procédure orale. Les parties ainsi que leurs mandataires doivent décliner leur identité, sauf si l'agent qui dirige la procédure ou un ou plusieurs membres de la division d'examen ou de la division d'opposition les connaît. Si des parties ne comparaissent pas ou ne sont pas représentées, il convient de vérifier si elles ont été dûment citées. La procédure orale est alors déclarée ouverte.

L'agent qui dirige la procédure présente les parties en présence. Il fait dresser procès-verbal de l'identité des personnes participant à la procédure et établit en quelle qualité elles comparaissent. Ces opérations ou constatations doivent être inscrites au procès-verbal (cf. III, 10).

Si une partie qui n'a pas comparu n'a pas été citée dans les formes requises, il convient de le noter dans le procès-verbal, de clore la procédure et de fixer une date pour une nouvelle procédure orale.

Si une partie régulièrement citée devant l'OEB à une procédure orale n'a pas comparu, la procédure orale peut se dérouler en son absence, dans la mesure où une partie ne doit pas pouvoir, par sa simple absence, retarder le prononcé d'une décision.

Toutefois, si une requête en report de la procédure orale a été présentée (cf. III, 7) et que cette requête soit admissible, la procédure orale est reportée et une nouvelle date est fixée. Si cette requête n'a pas été présentée en temps utile du fait de la négligence de la partie intéressée, la procédure peut, selon le cas, également être reportée. Dans la procédure d'opposition, il se peut qu'une décision doive alors être prise au sujet de la répartition des frais (cf. D-IX, 1.4).

Lorsque des faits ou moyens de preuve nouveaux sont présentés au cours d'une procédure orale inter partes à laquelle une partie n'a pas comparu, bien qu'elle ait été régulièrement citée, il faut examiner en premier lieu s'il peut ne pas être tenu compte de ces faits ou de ces preuves (art. 114(2) ; cf. également III, 8.6 et VI, 2).

Conformément à l'avis G 4/92 (JO 3/1994, 149), si de nouveaux faits sont pris en considération,une décision ne peut pas être rendue sur la base de ces faits à l'encontre de la partie absente à la fin de la procédure orale.De plus, des moyens de preuve nouveaux ne peuvent être utilisés contre la partie absente que s'ils ont été préalablement annoncés et s'ils ne font que confirmer les allégations antérieures de la partie qui les invoque. Toutefois, de nouveaux arguments peuvent être utilisés à tout moment dès lors qu'ils n'ont pas pour effet de modifier les motifs sur lesquels la décision se fonde.

Autrement dit, ce que la Grande Chambre de recours a exclu, dans son avis G 4/92, c'est la possibilité de rendre une décision à l'encontre de la partie absente lorsque la procédure orale prend une tournure inattendue qui change le cadre de droit et de fait de l'affaire d'une manière imprévisible (cf. T 414/94, non publiée au J.O.)

Il n'est pas possible de considérer qu'une partie absente est prise au dépourvu si, au cours de la procédure orale, la partie adverse tente de réfuter des objections soulevées avant la procédure orale. En particulier, la présentation au cours de la procédure orale d'un jeu de revendications plus restreintes et/ou modifiées quant à la forme dans le but de surmonter les objections de l'opposant ne saurait être considérée comme un "fait nouveau" (cf. T 133/92 et T 202/92, non publiées au JO). Il n'est pas non plus surprenant que l'on examine si des revendications modifiées sont recevables et si elles remplissent les conditions énoncées à l'art. 123(2) et (3) (cf. T 341/92, JO 6/1995, 373).

Dans le cas particulier où un opposant est absent, si un nouvel état de la technique invoqué pour la première fois durant la procédure orale est susceptible de faire obstacle au maintien du brevet contesté, il peut être pris en considération malgré l'absence de l'opposant, étant donné qu'il est favorable à ce dernier (cf. T 1049/03, non publiée au J.O.).