FAQ - Mailbox

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Généralités


Qu'est-ce que la Mailbox ?

La Mailbox est un point unique d'arrivée des notifications électroniques venant de l'OEB. Elle constitue un service basé dans l'entreprise, ce qui signifie que le courrier envoyé vers la Mailbox de la société n'est pas distribué directement aux personnes de la société. Toute personne qui possède une carte à puce dans la société peut accéder à la Mailbox.


Qui peut avoir une Mailbox ?

Une Mailbox est créée lorsqu'un nouvel utilisateur s'inscrit pour une carte à puce. La Mailbox est associée au nom de la société indiqué par l'utilisateur sur le formulaire d'inscription à la carte à puce. Elle appartient à la société et non pas à la personne physique.


Comment cela fonctionne-t-il ?

La Mailbox vous donne accès à une boîte aux lettres où vous pouvez recevoir du courrier avec des liens vers des versions en PDF de notifications de l'OEB. Le courrier est adressé à des mandataires agréés enregistrés auprès de l'OEB ou à des associations de mandataires.


Comment démarrer ?

Une carte à puce est nécessaire pour utiliser la Mailbox. C'est à votre administrateur de vous donner accès à la Mailbox, et au moins un associé doit avoir été défini et approuvé par l'OEB. Ces associés doivent ensuite être activés comme destinataires par l'administrateur.

Voici les étapes :

  1. L'administrateur active la Mailbox et ajoute des associés.
  2. L'OEB vérifie le statut des associés.
  3. L'administrateur active les associés dont le statut a été résolu, et autorise les détenteurs de carte à puce à accéder à la Mailbox.

 

  • Comment devenir administrateur

La Mailbox et My files sont-ils liés ?

Oui. Pour qu'un associé puisse accéder à My Files, la Mailbox doit être activée et l'associé doit cliquer sur Envoyer le courrier électronique à la messagerie de la société.


Où trouver la Mailbox ?

La Mailbox est un des services de portail avec le paiement des taxes en ligne et My Files. Pour accéder à la Mailbox, il faut cliquer sur l'onglet "Mailbox" ou "Administration" et se connecter à la page web de l'OEB à l'aide de la carte à puce.


Quelles sont les conditions à remplir pour utiliser la Mailbox ?

Pour utiliser la Mailbox, il faut préalablement :

  • s'inscrire pour une carte à puce
  • accepter le rôle d'"administrateur pour la société"
  • en tant qu'administrateur pour la société, attribuer à d'autres utilisateurs (détenteurs de cartes à puce) des droits d'accès à la Mailbox
  • définir des associés (mandataires agréés ou associations) et les activer
  • définir d'autres utilisateurs comme administrateurs pour la société

Qu'est-ce qu'un "utilisateur" ?

Un "utilisateur" est n'importe quel détenteur de carte à puce ayant accès à la Mailbox, pouvant visionner et télécharger les notifications et administrer la boîte de réception (par exemple créer/supprimer des répertoires ou déplacer des éléments d'un répertoire à l'autre).


Qu'est-ce qu'un "associé" ?

Les associés de la Mailbox sont ceux qui reçoivent les notifications envoyées à la Mailbox via l'OEB. Il ne peut s'agir que de mandataires agréés ou d'associations. Les associés ne doivent pas posséder une carte à puce afin de recevoir des notifications électroniques envoyées à la Mailbox.


Qu'est-ce qu'un numéro de groupement ?

C'est le numéro sous lequel une association de mandataires agréés près l'OEB est enregistrée auprès de la division juridique de l'OEB.

Toutes les notifications de l'OEB sont signifiées au groupement et à l'adresse indiquée lors de l'inscription ou encore à l'adresse pour la correspondance.

Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 28 août 2013, concernant des questions relatives à la représentation près l'OEB


Qu'est-ce qu'un "administrateur pour la société" ?

L'administrateur pour la société peut être n'importe quel membre de la société qui détient une carte à puce et a accepté le rôle d'"administrateur pour la société".

Si une société n'a pas d'administrateur, n'importe quel détenteur de carte à puce de la société se connectant au portail sera invité à devenir administrateur. Cette invitation apparaîtra jusqu'à ce qu'un détenteur de carte à puce l'accepte.


Administration


Quel est le rôle d'un administrateur pour la société ?

L'administrateur dans la société est l'utilisateur qui a la responsabilité de définir l'accès des utilisateurs au paiement des taxes en ligne, à la Mailbox et à My Files. Il peut attribuer des droits d'administrateur à d'autres détenteurs de carte à puce de votre société ou révoquer ces droits.


Qui s'occupe de tenir à jour la liste des associés et des utilisateurs de la Mailbox ?

L'administrateur de la société est chargé de tenir la liste des utilisateurs et des associés.

Toute modification des coordonnées d'un utilisateur/associé (mandataire agréé), c'est-à-dire tout changement de nom ou d'adresse professionnelle, doit être communiqué soit par courriel à l'adresse support@epo.org, soit via le formulaire de contact.


Quelles fonctions remplit un "administrateur pour la société" ?

Un administrateur pour la société peut :

  • nommer d'autres administrateurs pour la société
  • activer et désactiver la boîte aux lettres de la société
  • donner à d'autres utilisateurs accès à la Mailbox
  • fournir à l'OEB une liste de mandataires agréés voulant recevoir des notifications via la Mailbox
  • fixer la périodicité des vidanges de la corbeille de la Mailbox
  • donner à d'autres utilisateurs le droit de consulter le compte courant de la société, de payer des taxes et de consulter l'échéancier

Quelles sont les obligations des administrateurs pour la société vis-à-vis de l'OEB ?

L'administrateur dans votre société doit informer l'OEB de tout changement intervenu dans la liste d'associés.  Toute modification des coordonnées d'un utilisateur/associé (mandataire agréé), c'est-à-dire tout changement de nom ou d'adresse professionnelle, doit être communiqué soit par courriel à l'adresse support@epo.org, soit via le formulaire de contact.

Si un associé ne désire plus recevoir les notifications via la Mailbox, l'administrateur doit enlever l'associé de la liste au près de l’onglet Administration.


Les administrateurs peuvent-ils révoquer leurs propres droits d'administrateur?

Non, seul peut le faire un autre détenteur de carte à puce qui est aussi administrateur pour la société.


Comment donner des droits d’accès à d’autres utilisateurs?

Consultez  Administration


Que faire pour ajouter en associé ?

Consultez  Administration


Que faire pour supprimer en associé de la liste?

Consultez  Administration


Utilisation


Qui peut utiliser la Mailbox et qui peut recevoir des notifications ?

Toute personne qui possède une carte à puce (c'est-à-dire tout utilisateur) et à qui l'administrateur a donné accès peut accéder à la Mailbox de la société et lire les notifications. Les associés (= mandataires agréés) peuvent "réceptionner" des notifications, c'est-à-dire que les notifications leur sont adressées via la Mailbox.


Peut-on faire suivre le courrier via la Mailbox ?

Non, il n'est pas possible de faire suivre le courrier à partir de la Mailbox. Pour faire suivre un envoi, vous devez d'abord le décharger sur votre disque dur, puis l'expédier comme pièce jointe au moyen de votre logiciel de courrier électronique. Vous pouvez aussi placer l'envoi sur un disque accessible en réseau.


Puis-je répondre à l'OEB via la Mailbox ?

Non, il n'est pas possible de répondre à l'OEB via la Mailbox. La version actuelle de la Mailbox ne permet la communication que dans un sens : de l'OEB à l'utilisateur.


Que se passe-t-il si un envoi parvenu dans la Mailbox n'est pas ouvert ?

Qu'il ait été ouvert ou non, un courrier envoyé à la Mailbox est réputé avoir été signifié le dixième jour à compter de la transmission du message électronique à la Mailbox, à moins que celui-ci ne soit pas arrivé ou soit arrivé à une date ultérieure.

Voir la Décision du Conseil d’administration en date du 15 octobre 2014


Quelles sont les notifications pouvant actuellement être reçues dans la Mailbox ?

La liste des notifications actuellement disponibles via la Mailbox est publiée sur le site Internet de l'OEB :

http://docs.epoline.org/myepoline/whitelist_fr.pdf


Quelles sont les notifications qui ne peuvent pas être reçues via la Mailbox ?

  • Les notifications relatives aux procédures d'opposition et de recours
  • Les notifications relatives aux procédures internationales (PCT) autres que les rapports de recherche internationale
  • Les notifications ne figurant pas dans la liste ci-dessus

Ces éléments continueront d'être acheminés par voie postale jusqu'à nouvel ordre.


Notre société est composée de plusieurs entités. Pouvons-nous avoir plus d'une Mailbox ?

Chaque Mailbox est définie par le nom de la société. Si votre société comporte plusieurs entités juridiques dans le même pays ou dans différents pays, vous pouvez avoir plus d'une Mailbox en indiquant différents noms de sociétés sur les formulaires de demande de carte à puce, p.ex. "OEB La Haye", "OEB Munich", "OEB Berlin" et "OEB Vienne".


Si je choisis de recevoir mon courrier sous forme électronique, vais-je aussi recevoir une version sur papier ?

Non. Dès que votre administrateur a activé votre Mailbox et qu'il vous a autorisé à y accéder, vous recevez des courriers électroniques à la place des lettres. Une fois le courrier électronique reçu, il n'est plus envoyé par la poste.


Peut-on récupérer le courrier dans la corbeille ?

L'administrateur peut faire en sorte que la corbeille soit vidée chaque jour, chaque semaine, tous les mois ou une fois toutes les douze semaines. En fonction du réglage, les envois peuvent ainsi être récupérés de la corbeille pendant un délai pouvant aller jusqu'à douze semaines.


Vous avez sélectionné l'allemand comme langue préférée. L'interface est bien en allemand, mais les descriptions des courriers sont en anglais. A quoi cela tient-il ?

Les descriptions des courriers apparaissent dans la langue de la procédure du dossier.


Reçoit-on une notification par mail lorsqu'un document électronique arrive dans la Mailbox de la société ?

Non. La Mailbox ne propose pas ce service. Aucune notification par courrier électronique n'est prévue. Les utilisateurs doivent donc se connecter régulièrement à la Mailbox pour vérifier si de nouveaux documents électroniques sont arrivés.


Peut-on être associé à plus d'une Mailbox ?

Non. On ne peut être associé qu'à une seule Mailbox.


Je suis associé de la Mailbox de la société A et je souhaite devenir associé de la Mailbox de la société B. Comment dois-je procéder ?

Cela est impossible. Vous ne pouvez être associé qu'à une seule Mailbox. Si vous être déjà lié en tant qu'associé à la Mailbox de la société A, toutes les notifications électroniques de l'OEB sont envoyées à la Mailbox de la société A, y compris les notifications relatives à la société B.


Puis-je recevoir des notifications électroniques dans plusieurs Mailbox ?

Non. Vous ne pouvez être associé qu'à une seule Mailbox. Toutes les notifications électroniques de l'OEB vous concernant en tant que mandataire agréé seront envoyées à la Mailbox à laquelle vous êtes associé, y compris les notifications relatives à d'autres sociétés.


Je suis un nouveau mandataire agréé dans ma société et je voudrais commencer à utiliser la Mailbox de la société. Comment faire ?

Vous devez contacter votre "administrateur pour la société" et lui demander de vous donner accès à la Mailbox de la société.


Comment procéder pour me faire retirer de la liste des associés à la Mailbox ?

Vous devez en informer votre administrateur pour la société, lequel pourra vous retirer de la liste des associés de la Mailbox de votre société.


Problèmes


Je ne parviens pas à visionner les documents en PDF répertoriés dans les dossiers de la Mailbox. Y a-t-il un problème avec mon navigateur ?

Les produits des services en ligne de l'OEB ont été testés pour une utilisation sur tous les navigateurs courants, mais assurez-vous que les popup de www.epoline.org ne sont pas bloquées (remarque : certains navigateurs bloquent les popup par défaut après l'installation).


Je n'arrive pas à trouver l'onglet de la Mailbox. Que faire ?

La Mailbox n'est accessible qu'avec une carte à puce. La connexion s'est-elle faite à l'aide d'une carte à puce ? Si c'est le cas, votre administrateur doit vous donner les droits d'accès par la fonction d'administration.


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