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Nutzungsbedingungen für das elektronische Vergabemanagementsystems des LS

1. Geltungsbereich, Änderungen

1.1. Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der Vergabeplattform der Europäischen Patentorganisation (EPO). Sie entfalten keinerlei Wirkung hinsichtlich der mit ihrer Hilfe durchgeführten Vergabeverfahren und sind nicht Bestandteil der Vergabeunterlagen.

1.2. Sie ergänzen die Nutzungsbedingungen für die Website des Europäischen Patentamts, die auch für die Vergabeplattform gelten, soweit in den vorliegenden Nutzungsbedingungen für die Vergabeplattform nicht davon abgewichen wird.

1.3. Der Nutzer akzeptiert die Geltung dieser Nutzungsbedingungen durch die Registrierung gemäß Abschnitt 2 sowie die Nutzung der Vergabeplattform.

1.4. Die EPO behält sich das Recht vor, diese Nutzungsbedingungen jederzeit zu ändern, indem sie geänderte Fassungen auf der Website veröffentlicht. Die geänderten Nutzungsbedingungen gelten ab dem Datum, an dem solche Änderungen veröffentlicht werden. Die Nutzer sind berechtigt, solchen Änderungen innerhalb von zwei Wochen nach deren Veröffentlichung zu widersprechen. Die weitere Nutzung der Website oder ihrer Dienste gilt als Zustimmung zu den betreffenden Änderungen. Widerspricht ein Nutzer neuen Nutzungsbedingungen ausdrücklich, so ist die EPO berechtigt, die Zugangsrechte dieses Benutzers zu widerrufen. Falls der Nutzer die Änderung der Nutzungsbedingungen nicht akzeptiert, kann er außerdem jederzeit die Löschung seiner Registrierung veranlassen.

1.5. Sollten Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen aus irgendeinem Grund für unzulässig, ungesetzlich oder anderweitig nicht durchsetzbar erklärt werden, so hat dies keinerlei Auswirkungen auf die übrigen Bestimmungen; die Nutzungsbedingungen sind in diesem Fall soweit möglich ihrem ursprünglichen Sinn entsprechend und derart auszulegen, als ob sie diese nicht durchsetzbaren Bestimmungen nicht enthielten.

2. Pflichten der Nutzer - Registrierung

2.1. Zur Nutzung der Plattform und Teilnahme an elektronischen Vergabeverfahren bedarf es der vorherigen Registrierung des Nutzers.

2.2. Die Registrierung auf der Vergabeplattform ist kostenfrei und zeitlich unbefristet.

2.3. Der Nutzer ist verpflichtet, bei der Registrierung richtige und vollständige Angaben zu machen und diese erforderlichenfalls zu aktualisieren. Der Nutzer darf die ihm gewährte Zugriffsberechtigung nicht missbrauchen (z. B. durch die Weitergabe von Daten an unbefugte Dritte). Durch die Registrierung erklärt sich der Nutzer damit einverstanden, dass die EPO gegebenenfalls per E-Mail Kontakt mit ihm aufnimmt.

Sollten sich nach erfolgter Registrierung eines Nutzers seine Daten oder Angaben zum Kommunikationsweg wie z. B. die E-Mail-Adresse ändern, so ist der Nutzer verpflichtet, diese Änderung auf der Vergabeplattform ebenfalls vorzunehmen. Andernfalls kann die Kommunikation nicht gewährleistet werden. Zu diesem Zweck steht ein entsprechendes on-line Formular auf der Plattform zur Verfügung.

Die EPO behält sich eine Kontrolle der im Registrierungsformular übermittelten Angaben vor.

2.4. Registrierte Nutzer sind dafür verantwortlich, dass die Vertraulichkeit ihres Kontos und ihres Passworts gewahrt bleibt, damit Unbefugte keinen Zugang zu diesem Konto erhalten. Die Nutzer müssen alles Notwendige veranlassen, um ihr Passwort geheim zu halten und zu sichern, und die EPO unverzüglich unter e-tendering@epo.org informieren, wenn das Passwort unbefugt benutzt wird oder benutzt werden könnte.

2.5. Im Falle einer Verletzung der Nutzerpflichten ist die EPO berechtigt, die Zugangsrechte des betreffenden Nutzers ohne Vorankündigung zu widerrufen.

2.6. Unrichtige oder unvollständige Angaben berechtigen die EPO, die Registrierung zu verweigern bzw. die Registrierung mit sofortiger Wirkung zu löschen und den Nutzer von weiteren Vergabeverfahren auszuschließen.

3. Inhalt des Nutzungsrechts

3.1. Der Nutzer ist berechtigt, die von der Plattform gebotenen Einrichtungen bestimmungsgemäß zu nutzen. Die EPO bemüht sich, im Rahmen der Möglichkeiten den Nutzern den Zugang zur Plattform zu verschaffen und den Austausch der im Vergabeverfahren relevanten Unterlagen zu ermöglichen. Für die Nutzung der Plattform zur Durchführung von Vergabeverfahren stellt die EPO den Nutzern kostenfrei das Programm "BieterCockpit" zur Verfügung.

3.2. Außerhalb der in Absatz 1 genannten Rechte erwachsen dem Nutzer keine Rechte an der Plattform selbst. Sämtliche Urheber-, Namens-, Marken-, oder anderweitigen Schutzrechte bleiben der EPO vorbehalten.

3.3. Die EPO ist berechtigt, die Plattform jederzeit an den jeweiligen Stand der Technik und die rechtlichen Erfordernisse anzupassen. Insbesondere während der Einführungsphase kann es deshalb auch während der Durchführung eines elektronischen Vergabeverfahrens zur Vornahme von Modifikationen bei der Plattformnutzung kommen.

4. Verfügbarkeit der Plattform

4.1. Die EPO kann die Nutzung der Plattform sperren oder den Zugang zu ihr beschränken, wenn die Plattform oder ihre elektronischen Einrichtungen technisch überlastet oder gestört sind bzw. eine solche Überlastung oder Störung droht. In diesem Falle wird sich die EPO bemühen, die vollständige Funktionsfähigkeit der Plattform umgehend wiederherzustellen.

4.2. Erkennt der Nutzer eine Funktionsstörung der Plattform, kontaktiert er die Hotline unter e-tendering@epo.org damit die EPO angemessene Maßnahmen ergreifen kann, um die Störung zu beseitigen.

5. Benutzung der Plattform

5.1. Sobald sich der Nutzer an einem konkreten Vergabeverfahren über die Plattform beteiligt, wird für die Entgegennahme von elektronischen Erklärungen auf der Vergabeplattform für diesen Nutzer ein Nutzerkonto eingerichtet. Durch die Registrierung erklärt sich der Nutzer damit einverstanden, dass die weitere Kommunikation zwischen der Beschaffungsstelle der EPO und dem Nutzer elektronisch über dieses Nutzerkonto erfolgt. Sobald eine neue Nachricht in seinem Nutzerkonto auf der Plattform eingegangen ist, wird der Nutzer darüber per E-Mail an die von ihm angegebene E-Mail-Adresse informiert. Der Nutzer ist für die Richtigkeit der von ihm hinterlegten E-Mail-Adresse selbst verantwortlich, und es liegt in seinem Verantwortungsbereich, den störungsfreien Zugang dieser E-Mails sicher zu stellen und die für ihn bereit gestellten Informationen auf der Vergabeplattform oder dem Bietercockpit zeitnah abzurufen. Mit Eingang auf dem Nutzerkonto gelten die Erklärungen als zugegangen. Es ist deshalb empfehlenswert, bei der Registrierung eine E-Mail-Adresse zu benennen, die mehreren Mitarbeitern zugänglich ist bzw. eines Mitarbeiters, dessen jederzeitige Erreichbarkeit und damit der regelmäßiger Abruf gewährleistet ist.

5.2. Die EPO reagiert nicht auf sog. "autoreply-messages" zur Anzeige der Abwesenheit eines Mitarbeiters oder auf Benachrichtigungen, dass eine Nachricht abgewiesen wurde (z. B. Spam-Filterung). Es erfolgt in diesem Fall weder eine erneute Benachrichtigung noch eine Benachrichtigung einer alternativen E-Mail-Adresse.

5.3. Der Nutzer ist nicht berechtigt, seine Zugangsrechte auf Dritte zu übertragen.

5.4. Bei missbräuchlicher Verwendung der Zugangsberechtigung zur Vergabeplattform ist die EPO berechtigt, die Registrierung mit sofortiger Wirkung zu löschen und den Nutzer von weiteren Vergabeverfahren auszuschließen.

Der Umgang mit Unterlagen, die die Nutzer von der Vergabeplattform herunterladen, ist vertraulich. Jegliche Form der Veröffentlichung ist untersagt.

5.5. Wenn ein Nutzer sich als Bieter registriert und an einem Vergabeverfahren beteiligen möchte, sollte er die Verdingungsunterlagen sofort vollständig herunter laden und auf dem Bietercockpit speichern. Nach Ablauf der Frist zur Anforderung der Verdingungsunterlagen können diese nicht mehr herunter geladen werden, selbst wenn der Nutzer sich zuvor als Bieter registriert hat.

5.6. Bei dem Versenden von Daten an die Vergabeplattform sind die Nutzer verpflichtet, die im Verkehr erforderliche Sorgfalt einzuhalten. Es dürfen daher nur Dateien an die Vergabeplattform übermittelt werden, die zuvor auf das Vorhandensein von elektronischen Schädlingen (Viren, Trojaner usw.) durch einen dem aktuellsten Stand der Technik entsprechenden Virenscanner überprüft wurden.

6. Angebotsabgabe

6.1. Das elektronische Angebot, das der Nutzer über die Vergabeplattform abgibt, ist rechtlich verbindlich. Es wird gleich behandelt mit den Angeboten, die in Papierform bei der Beschaffungsstelle der EPO eingehen.

6.2. Für die elektronische Angebotsabgabe wird das Angebot verschlüsselt über das Internet an die Vergabeplattform der EPO übermittelt. Ein gesondertes Anschreiben, der so genannte Mantelbogen, wird durch die Software mit einer Prüfziffer erstellt. Der Bieter druckt diesen Mantelbogen aus, unterschreibt ihn rechtsgültig und leitet ihn per Post in einem versiegelten Umschlag an die Beschaffungsstelle der EPO weiter. Auf dem Umschlag sind Gegenstand und Nummer der Ausschreibung anzugeben sowie der Vermerk "Nicht in der Poststelle öffnen". Die Prüfziffer ermöglicht die Öffnung des elektronischen Angebots nach dem Annahmeschluss und die Zuordnung des elektronischen Angebotes zur Unterschrift eines bestimmten Bieters.

6.3. Der Teilnahmeantrag / das Angebot gilt erst dann als eingegangen, wenn er / es vollständig auf der Vergabeplattform gespeichert ist. Der Beginn des Dateneingangs reicht nicht aus. Die EPO gewährleistet eine Serverbetreuung nur von Montag bis Freitag (außer an gesetzlichen Feiertagen) in der Zeit von 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr.

Für die Abgabe von Teilnahmeanträgen, Bewerbungen, Angeboten etc. sind die in der Bekanntmachung oder Aufforderung zur Angebotsabgabe genannten Termine (Datum und Uhrzeit) verbindlich.

6.4. Soll ein Teilnahmeantrag / Angebot vor Ablauf der Bewerbungsfrist / Angebotsfrist zurückgezogen werden, muss der Nutzer dies über die Plattform selbst vornehmen. Erst danach kann ein neuer Teilnahmeantrag / ein neues Angebot abgegeben werden.

7. Datenschutz und Geheimhaltung

7.1. Mit der Annahme dieser Nutzungsbedingungen erklärt sich der Nutzer einverstanden, dass die EPO die persönlichen Daten erfasst, speichert, verarbeitet und nutzt. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Daten, die zur Abwicklung der Vergabeverfahren über die Vergabeplattform erforderlich sind. Die Daten werden nach ausdrücklicher Wahl des Nutzers bei der Registrierung - und jederzeit änderbar - entweder nur für die Durchführung des jeweiligen Vergabeverfahrens benutzt oder zusätzlich in einer Datenbank aufgenommen sodass die EPO den Nutzer über neue Vergabeverfahren in seinem Aktivitätsbereich informieren kann. Eine darüber hinausgehende Nutzung der Daten erfolgt nicht.

7.2. Eine Korrektur der Nutzerdaten durch den Nutzer kann mit dem entsprechenden Formular vorgenommen werden, welches auf der Plattform bereitgestellt wird.

7.3. Die Vertragsparteien dieses Nutzungsverhältnisses verpflichten sich gegenseitig dazu, alle Informationen, von denen sie im Rahmen des Nutzungsverhältnisses Kenntnis erlangen und welche die jeweils andere Partei als vertraulich gekennzeichnet hat, vertraulich zu behandeln und Dritten nicht zugänglich zu machen. Dies gilt ebenso für Informationen, bei denen sich deren Vertraulichkeit aus den Umständen ergibt.

8. Löschung der Registrierung

8.1. Der Nutzer kann seine Registrierung jederzeit löschen.

Hat er ein Angebot abgegeben, ist die Löschung erst möglich, nachdem er das Angebot zurückgezogen hat oder nachdem das betreffende Vergabeverfahren beendet ist.

8.2. Nach Löschung der Registrierung werden sämtliche erfassten Daten des Nutzers entfernt, soweit sie keiner Archivierungspflicht im Rahmen eines Vergabeverfahrens unterliegen.

9. Sonstige Bestimmungen

9.1. Das Rechtsverhältnis über die Nutzung der Vergabeplattform unterliegt deutschem Recht.

9.2. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Nutzers finden keine Anwendung, auch wenn die EPO diesen nicht ausdrücklich widerspricht.