Déclaration sur le respect de la vie privée lors du traitement de données à caractère personnel en liaison avec le podcast de l'OEB

Pour l'Office européen des brevets (OEB), il est de la plus haute importance de protéger votre vie privée. L'OEB s'engage à respecter et à protéger les données à caractère personnel vous concernant et à faire appliquer les droits qui vous reviennent en tant que personnes concernées. Toutes les données à caractère personnel qui vous identifient directement ou indirectement seront traitées de manière loyale et licite et avec toutes les précautions nécessaires.

Ce traitement est soumis aux Directives pour la protection des données à caractère personnel à l'Office européen des brevets (dénommées ci-après Directives).

Les informations figurant dans cette déclaration sont fournies conformément aux articles 13 et 14 des Directives.

1. Quels sont la nature et l'objectif du traitement ?

La présente déclaration sur le respect de la vie privée décrit comment l'OEB recueille et traite des données à caractère personnel pour créer les épisodes de son podcast "Talk innovation" et les diffuser sur les différentes plateformes en ligne citées ci-dessous.

Il est expliqué également dans cette déclaration que les fournisseurs de plateformes de podcast externes peuvent traiter eux aussi vos données.

Par ailleurs, si vous vous connectez via une plateforme externe (Anchor.fm, Spotify, Stitcher, Google Podcasts ou Apple Podcasts) pour écouter notre podcast, les fournisseurs de ces plateformes peuvent attribuer votre visite à leur compte réseau et recueillir des informations vous concernant selon leurs propres politiques sur le respect de la vie privée. Ils peuvent extraire des statistiques et les fournir dans un ensemble pour que l'on ne puisse pas identifier l'utilisateur. Pour savoir plus précisément pourquoi, comment et dans quelle mesure ces plateformes utilisent vos données, nous vous invitons à consulter leurs propres politiques sur le respect de la vie privée : Spotify, Stitcher, Anchor, Google Podcasts, Apple Podcasts et/ou à paramétrer les options de confidentialité de votre appareil.

2. Quelles sont les données à caractère personnel traitées par l'OEB ?

Participants
À des fins d'enregistrement et à des fins promotionnelles, l'OEB recueille et traite les données suivantes : noms des participants, adresses de courrier électronique, numéros de téléphone, enregistrements vocaux, transcriptions de leurs propos, commentaires et photos les concernant. Ces données lui permettent de créer et de diffuser les épisodes du podcast et des supports promotionnels les concernant, via différents canaux tels que le site web de l'OEB et les réseaux sociaux.

Auditeurs
Si vous écoutez ce podcast via le site web de l'OEB ou tout autre site de tiers, vous acceptez que vos données soient recueillies et traitées conformément à la présente déclaration.

La présente déclaration sur le respect de la vie privée s'applique également lorsque vous visitez la page du podcast sur le site web de l'OEB en tant qu'auditeur pour en savoir plus sur le podcast.

Lorsque vous téléchargez ou écoutez un épisode du podcast stocké sur le site web de l'OEB, vous utilisez la plateforme Anchor.fm. Celle-ci peut recueillir des informations vous concernant selon sa propre politique sur le respect de la vie privée.

3. Qui est responsable du traitement de vos données ?

Le département de l'OEB responsable du traitement de vos données à caractère personnel est le département Communication.

Un nombre restreint d'agents de l'Académie européenne des brevets peut également traiter des données à caractère personnel.

4. Qui a accès aux données à caractère personnel vous concernant et à qui sont-elles transmises ?

Lorsque vous participez à un podcast de l'OEB, votre numéro de téléphone, votre adresse de courrier électronique et vos enregistrements et photos publiés et non publiés sont traités par les agents de l'OEB responsables de ce podcast et portés à la connaissance de ces seules personnes.

Pour les besoins de l'enregistrement et de la postproduction, certaines données telles que votre adresse de courrier électronique peuvent être transmises à l'agence externe chargée de la postproduction du podcast, pour qu'elle puisse vous contacter.

Les noms, enregistrements vocaux, propos et photos sont publiés sur les plateformes internes et externes de l'OEB et donc divulgués au grand public, qui peut également télécharger les épisodes.

Si vous écoutez notre podcast, nous vous invitons à vérifier la politique de confidentialité de la plateforme que vous utilisez.

5. Comment vos données sont-elles protégées et sauvegardées ?

L'OEB prend les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour sauvegarder les données à caractère personnel vous concernant et les protéger contre la destruction, la perte ou la modification accidentelle ou illicite et contre la divulgation ou l'accès non autorisés.

Tous les documents reçus et l'ensemble des contenus créés sont stockés sur SharePoint et dans des répertoires de disques partagés, auxquels seul le personnel du département Communication peut avoir accès.

Si vous vous inscrivez sur l'une des plateformes externes pour écouter le podcast, l'OEB vous recommande d'utiliser un mot de passe fort et spécifique à votre compte, de ne jamais le communiquer à quiconque, de limiter l'accès à votre ordinateur et à votre navigateur et de vous déconnecter quand vous avez terminé.

6. Quels sont vos droits ?

Vous avez le droit d'accéder à vos données à caractère personnel, de les rectifier, de les effacer et de les recevoir ainsi que de restreindre leur traitement ou de vous opposer à ce traitement, comme le prévoit l'article 14 des Directives.

Pour faire valoir l'un ou l'autre de ces droits, veuillez envoyer votre demande détaillée au responsable du traitement à l'OEB, à l'adresse suivante : website@epo.org.

Une réponse sera apportée à votre demande dans les trois mois suivant sa réception. En fonction de la complexité de la question et du nombre de demandes à traiter, ce délai pourra être prorogé selon l'article 14(7) des Directives. Si tel est le cas, l'OEB vous en informera.

7. Sur quel fondement juridique repose le traitement des données à caractère personnel vous concernant ?

Les données à caractère personnel vous concernant seront traitées selon l'article 5(a) des Directives, à savoir si le traitement "est nécessaire à l'exécution d'une tâche effectuée sur la base de la Convention sur le brevet européen, ou de tout autre instrument juridique adopté sur le fondement de celle-ci, ou relevant de l'exercice légitime de l'autorité officielle dont est investi l'OEB ou un tiers auquel les données sont transmises ; cette disposition vise également la gestion des systèmes informatiques".

8. Pendant combien de temps les données à caractère personnel vous concernant seront-elles conservées ?

Si vous participez au podcast de l'OEB, les données à caractère personnel vous concernant seront conservées aussi longtemps qu'elles seront nécessaires à la fourniture du service de podcast et à des fins légitimes comme le maintien en fonctionnement du service, conformément aux obligations légales de l'OEB, et le règlement de différends.

Les enregistrements seront accessibles au public pendant trois ans au moins. Le département Communication peut décider de proroger ce délai au cas par cas et pour le maintien en fonctionnement du service.

Si vous utilisez l'une des plateformes mentionnées ci-dessus, celle-ci conservera vos données tant que vous serez utilisateur de cette plateforme.

9. Personnes à contacter

Pour toutes questions sur le traitement des données à caractère personnel vous concernant, veuillez contacter le responsable du traitement, à l'adresse suivante : website@epo.org.

Vous pouvez aussi contacter le responsable de la protection des données à l'adresse suivante : dpo@epo.org.

Quick Navigation