Datenschutzerklärung für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Microsoft Forms

1. Einführung

Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist für das Europäische Patentamt (EPA) von höchster Bedeutung. Wir sind dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und Ihrer Rechte als betroffener Person verpflichtet. Alle personenbezogenen Daten (d. h. Daten, mit denen Sie direkt oder indirekt identifiziert werden können) werden nach Treu und Glauben, auf rechtmäßige Weise und mit der gebotenen Sorgfalt verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt nach der Datenschutzerklärung für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Microsoft 365 und den Richtlinien für den Schutz personenbezogener Daten im Europäischen Patentamt.

2. Wie und warum verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir haben unsere Nutzung von Microsoft 365 und insbesondere von Microsoft Forms erweitert, damit unsere Mitarbeiter schnell und unkompliziert Formulare für Umfragen und Fragebögen erstellen können.

Für die Bereitstellung der oben genannten Dienste werden personenbezogene Daten verarbeitet, d. h. erhoben und in den Cloud-Servern von Microsoft gespeichert.

Die verarbeiteten Daten werden nicht für automatisierte Entscheidungen einschließlich Profiling verwendet.

3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

3.1. Rollen in Forms

Welche Daten über Sie erhoben werden, hängt davon ab, ob Sie Inhaber oder Befragter sind.

3.1.1 Inhaber

Inhaber haben Zugang zu Forms und können entweder allein oder mit anderen Inhabern Umfragen, Formulare und Fragebögen direkt erstellen und verteilen.

3.1.2. Befragte

Befragte sind Personen, die von einem Inhaber eine über Forms erstellte Umfrage, ein entsprechendes Formular oder einen Fragebogen mit der Bitte um Beantwortung erhalten haben.

3.2. Erhobene Informationen

Kontaktinformationen

Wenn Sie an einer anonymen Umfrage teilnehmen, enthält Ihre Antwort keine Kontaktinformationen und kann nicht zu Ihnen zurückverfolgt werden.

Bei einer vertraulichen Umfrage kann der Inhaber Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie Datum und Uhrzeit sehen, zu denen Sie die Umfrage geöffnet und Ihre Antwort abgeschickt haben. Diese Umfragen enthalten am Beginn des Formulars den Hinweis "Hallo xxxx, wenn Sie dieses Formular absenden, kann der Inhaber Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sehen".

Informationen zur Nutzung

Informationen zur Nutzung werden erfasst, allerdings nur zur Verhinderung von Mehrfachantworten, sofern diese Funktion vom Inhaber bei Erstellung der Umfrage aktiviert wurde.

Daten aus Umfragen/Formularen/Fragebögen

Die Daten aus Umfragen/Formularen/Fragebögen (Fragen und Antworten) werden in der Microsoft-Cloud gespeichert.

4. Wer hat Zugang zu den Daten aus Umfragen/Formularen/Frage-bögen?

Zugang zu den eingegangenen Antworten haben nur die Inhaber.

5. Datenspeicherung

Sofern kein berechtigtes Interesse an einer längeren Speicherung besteht, löscht der Inhaber alle Antworten innerhalb eines Jahres nach Abschluss der Umfrage.

Als befragte Person können Sie sich beim Inhaber erkundigen, wie lange Ihre Antworten in Forms gespeichert werden.

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