Politique de confidentialité concernant le traitement des données à caractère personnel dans Microsoft Forms

1. Introduction

La protection de votre vie privée est de la plus haute importance pour l'Office européen des brevets (OEB). D'où notre engagement à respecter et protéger vos données à caractère personnel et à faire appliquer les droits qui vous appartiennent en tant que personnes concernées. Toutes les données à caractère personnel (c'est-à-dire les données qui peuvent vous identifier directement ou indirectement) seront traitées de manière loyale et licite et avec toutes les précautions voulues.

Ce traitement est soumis à la Politique de confidentialité concernant le traitement des données à caractère personnel dans Microsoft 365 et aux Directives de l'Office européen des brevets pour la protection des données à caractère personnel.

2. Comment et pourquoi traitons-nous des données à caractère personnel vous concernant ?

Nous utilisons aujourd'hui plus largement Microsoft 365 et en particulier Microsoft Forms pour permettre à notre personnel de créer des formulaires et de réaliser des enquêtes et questionnaires rapidement et facilement.

Pour assurer les services précités, il est indispensable de traiter, c'est-à-dire de recueillir et de stocker des données à caractères personnel dans les serveurs cloud de Microsoft.

Ce traitement ne sera pas utilisé pour prendre automatiquement des décisions quelles qu'elles soient, ni pour établir des profils.

3. Quels types de données à caractère personnel traitons-nous?

3.1. Rôles

Les types de données recueillies vous concernant dépendent de votre rôle, selon que vous êtes propriétaire ou répondant.

3.1.1 Inhaber

Les propriétaires ont accès à Forms et peuvent, individuellement ou en collaboration avec d'autres propriétaires, créer et diffuser directement des enquêtes, des formulaires et des questionnaires.

3.1.2. Répondants

Les répondants sont les personnes qui ont reçu l'enquête, le formulaire ou le questionnaire généré par le service Forms d'un propriétaire et qui sont invités à les compléter.

3.2. Informations recueillies

Informations de contact

Si vous répondez à une enquête anonyme, aucune information de contact ne figurera dans votre réponse. Il est donc impossible de vous identifier comme la personne qui a donné cette réponse.

Dans les enquêtes confidentielles, le propriétaire pourra voir votre nom, votre adresse de courrier électronique, la date et l'heure auxquelles vous avez ouvert l'enquête et la date et l'heure auxquelles vous avez soumis votre réponse. Ces enquêtes sont reconnaissables par le texte suivant, figurant en haut du formulaire : "Bonjour xxxx, lorsque vous soumettrez ce formulaire, le propriétaire pourra voir votre nom et votre adresse de courrier électronique."

Informations sur l'utilisation

Les informations sur l'utilisation sont enregistrées mais seulement pour vous éviter de répondre plusieurs fois, si le propriétaire active cette fonction lors de la création de l'enquête.

Données de l'enquête / du formulaire / du questionnaire

Les données de l'enquête / du formulaire / du questionnaire (questions et réponses) sont stockées dans le cloud Microsoft.

4. Qui a accès aux données de l'enquête / du formulaire / du questionnaire ?

Seuls les propriétaires ont accès aux réponses données.

5. Conservation des données

Sauf s'il existe un intérêt légitime à les conserver plus longtemps, le propriétaire supprimera toutes les réponses dans l'année suivant la fin de l'enquête.

En tant que répondant, vous pouvez demander au propriétaire pendant combien de temps vos réponses seront stockées dans Forms.

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