Datenschutzerklärung zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des PATLIB-Netzes und seiner Zentren

Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist für das Europäische Patentamt (EPA) von höchster Bedeutung. Das Amt ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und Ihrer Rechte als betroffener Person verpflichtet. Alle personenbezogenen Daten, mit denen Sie direkt oder indirekt identifiziert werden können, werden nach Treu und Glauben, auf rechtmäßige Weise und mit der gebotenen Sorgfalt verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt nach den Richtlinien für den Schutz personenbezogener Daten im Europäischen Patentamt.

Die Informationen in dieser Erklärung werden Ihnen gemäß den Artikeln 13 und 14 der Datenschutzrichtlinien mitgeteil.

1. Wie erfolgt die Verarbeitung und wozu dient sie?

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Verwaltung, Zusammenarbeit und Kommunikation mit den PATLIB-Zentren im Hinblick auf alle PATLIB-bezogenen Angelegenheiten.

Die vorliegende Datenschutzerklärung bezieht sich nur auf die Daten, die zu dem in diesem Abschnitt dargelegten Zweck verarbeitet werden. Die Datenschutzerklärung für die Verarbeitung personenbezogener Daten in MS 365 ist abrufbar unter:https://www.epo.org/about-us/office/data-protection-and-privacy/microsoft-365.html.

Personenbezogene Daten, die mittels MS Forms verarbeitet werden, unterliegen der EPA-Datenschutzerklärung für die Verarbeitung personenbezogener Daten in MS Forms, die abrufbar ist unter: https://www.epo.org/about-us/office/data-protection-and-privacy/microsoft-forms.html


Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Verwaltung des PATLIB-Netzes
  • Kommunikation innerhalb des PATLIB-Netzes
  • Identifizierung von Personen, die an PATLIB-Aktivitäten teilnehmen und Beiträge dazu leisten
  • Bereitstellung von Informationen über die PATLIB-Aktivitäten an betroffene Personen mittels regelmäßiger E-Mails
  • Versenden von Einladungen an betroffene Personen zu PATLIB und anderen IP-bezogenen Treffen, Veranstaltungen und Schulungen des EPA
  • Einladung betroffener Personen mit bestimmten Fähigkeiten zur Mitarbeit innerhalb des PATLIB-Netzes als Experten, Referenten, Consultants usw.
  • Führen eines Online-Verzeichnisses der PATLIB-Zentren und -Experten; das Verzeichnis steht der Öffentlichkeit für die Suche nach IP-spezifischer Unterstützung zur Verfügung und enthält die Kontaktdaten der PATLIB-Zentren und ihrer Experten. Im Wege der Selbstverwaltung entscheiden die Zentren über Art und Umfang der offengelegten DetailsFühren eines Datensatzes über die Teilnahme der betroffenen Personen an Aktivitäten des PATLIB-Netzes, die unterbreiteten Business Cases und etwaige Rückmeldungen dazu
  • Dokumentenaustausch innerhalb des PATLIB-Netzes
  • Informationsaustausch zu Veranstaltungen innerhalb des Veranstaltungskalenders des PATLIB-Netzes

2. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Die folgenden Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet (nicht alle Kategorien für jede betroffene Person):

  • Name
  • E-Mail
  • Telefon
  • Name und Anschrift des PATLIB-Zentrums, in dem die betroffene Person arbeitet
  • Zuständigkeitsbereich
  • Geschlecht
  • Informationen seitens der betroffenen Personen
  • zu den betroffenen Personen eingegangene Rückmeldungen, z. B. von Teilnehmern, wenn die betroffene Person eine Lehrkraft ist

3. Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich?

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt unter der Verantwortung des Hauptdirektors der HD Patentwissen, der als delegierter EPA-Datenverantwortlicher handelt.

Personenbezogene Daten werden verarbeitet von EPA-Bediensteten in der Direktion Verkaufsförderung Patentwissen, PATLIB und den für die Wartung der zugrundeliegenden technischen Plattform verantwortlichen EPA-Bediensteten.

Es kann sein, dass personenbezogene Daten von externen Dienstleistern verarbeitet werden, die das EPA bei bestimmten Aktivitäten unterstützen, etwa beim Versand von Fragebogen an die PATLIB-Zentren und bei der Erfassung von Antworten im Namen des EPA.

Das EPA trifft alle angemessenen Sicherheitsvorkehrungen, um zu gewährleisten, dass der Dienstleister die EPA-Anweisungen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß den Datenschutzanforderungen befolgt.

Personenbezogene Daten werden nur zum Zweck der Vertragsarbeiten verwendet und anschließend vernichtet.

4. Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten und für wen werden sie offengelegt?

Die personenbezogenen Daten werden für folgende Empfänger offengelegt:

  • Teilnehmer am PATLIB-Netz
  • EPA-Bedienstete in der Direktion Europäische Zusammenarbeit
  • EPA-Bedienstete in der Hauptdirektion Kommunikation
  • das jeweilige nationale Patentamt, um die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

Die personenbezogenen Daten werden nicht für andere Empfänger offengelegt, und es besteht nicht die Absicht, sie an Drittstaaten weiterzuleiten.

Das PATLIB-Zentrum ist für die Richtigkeit seiner eigenen Daten innerhalb des PATLIB-Verzeichnisses verantwortlich.

Dritte sind unmittelbar verantwortlich für den Missbrauch der öffentlich zugänglichen Daten innerhalb des PATLIB-Verzeichnisses.

5. Wie schützen wir Ihre Daten?

Wir ergreifen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor versehentlicher oder rechtswidriger Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugang zu schützen.

Das EPA hat die Tool-Einstellungen so vorkonfiguriert, dass der Schutz der personenbezogenen Daten sichergestellt und durch alle geeigneten Maßnahmen die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Informationen im Tool gewährleistet ist.

6. Wie können Sie auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und diese gegebenenfalls berichtigen?

HWie können Sie Ihre Daten erhalten? Wie können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, die Verarbeitung dieser Daten beschränken oder ihr widersprechen?

Sie haben gemäß Artikel 14 der Datenschutzrichtlinien das Recht, auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen, sie zu berichtigen, zu löschen und zu erhalten sowie die Verarbeitung dieser Daten zu beschränken und ihr zu widersprechen.

Außerdem haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Wenn Sie von einem dieser Rechte Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich bitte schriftlich mit expliziten Angaben zu Ihrem Antrag an den delegierten Datenverantwortlichen unter der folgenden E-Mail-Adresse: PATLIB_team@epo.org .

Ihr Antrag wird innerhalb von drei Monaten nach Eingang bearbeitet. Gemäß Artikel 14 (7) der Datenschutzrichtlinien kann dieser Zeitraum jedoch bei Bedarf unter Berücksichtigung der Komplexität und Zahl der eingegangenen Anträge verlängert werden. Das Amt wird Sie in diesem Fall entsprechend informieren.

Daten, die im Online-Verzeichnis veröffentlicht wurden, können über die Selbstverwaltung direkt aufgerufen werden.

7. Wie lange können Daten gespeichert werden?

Personenbezogene Daten werden gespeichert, solange die Person Mitglied des Netzes ist, und für die drei Jahre danach.

8. Auf welcher Rechtsgrundlage basiert die Verarbeitung Ihrer Daten?

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt gemäß

  • Artikel 5 a) der Datenschutzrichtlinien, der wie folgt lautet: „Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die [...] in legitimer Ausübung öffentlicher Gewalt ausgeführt wird, die [...] dem EPA [...] übertragen wurde [...]."
  • Artikel 5 e) der Datenschutzrichtlinien, der voraussetzt, dass die betroffene Person ihre Einwilligung gegeben hat.

9. Kontaktinformationen

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte schriftlich an den Datenverantwortlichen unter PATLIB_team@epo.org . Den Datenschutzbeauftragten des EPA erreichen Sie unter dpo@epo.org.

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