Ombudsstelle
Die Ombudsstelle des EPA steht allen offen, die im Umgang mit dem Europäischen Patentamt auf Probleme stoßen und die regulären Lösungsmechanismen bereits ausgeschöpft haben. Sie handelt in diesen außergewöhnlichen Fällen als Vermittler und hilft dabei, Angelegenheiten in einem informellen, vertraulichen und neutralen Umfeld wieder auf den richtigen Weg zu bringen.
Dienstleistungen der Ombudsstelle
Die Ombudsstelle kann zu allen Problemen kontaktiert werden, die sich aus den Tätigkeiten des Amts ergeben. Sie unterliegt keinen formalen Prozessen und behandelt keine Angelegenheiten, die die Beschwerdekammern betreffen. Ziel der Ombudsstelle ist es, ein Umfeld zu bieten, in dem informell und vertraulich über Probleme wie z. B. festgefahrene Prozesse gesprochen werden kann, und Unterstützung bei ihrer Lösung zu leisten.
Verfahren
Die Ombudsstelle wird versuchen, Fragen mit dem Stakeholder zu klären, die verfügbaren Optionen zu prüfen und herauszufinden, was der Stakeholder erreichen möchte. Ziel ist es dann, die zuständigen Personen zu ermitteln und in einem informellen Umfeld zusammenzubringen, um das Problem zu lösen. Die Ombudsstelle wird die Fälle bis zu ihrem Abschluss verfolgen. Die Lehren aus diesen Fällen helfen dem Amt, sein integriertes Managementsystem weiterzuentwickeln, um die Konsistenz und Vorhersehbarkeit der Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern.
Grundsätze: informell, neutral und vertraulich
Die Ombudsstelle verfolgt das Ziel, Stakeholder zu befähigen, gesunde und sinnvolle Arbeitsbeziehungen aufzubauen, die dazu beitragen, die Vorhersehbarkeit und Konsistenz sowie den Wert der vom EPA erbrachten Dienstleistungen zu gewährleisten.
Die Kommunikation mit der Ombudsstelle erfolgt vertraulich und unterliegt keinem formalen Verfahren. Nachdem Sie mit der Ombudsstelle Kontakt aufgenommen haben, wird Ihre Angelegenheit streng vertraulich behandelt. Mit dem Problem zusammenhängende Daten werden ausschließlich an das zuständige Management weitergegeben, das nur die für die Lösung des Problems unbedingt erforderlichen wesentlichen Informationen erhält. Bei der Bearbeitung des Falls verwendete personenbezogene Daten werden nach Abschluss der Angelegenheit gelöscht.
Erfahren Sie mehr zum Datenschutz in der Ombudsstelle
Kontaktaufnahme mit der Ombudsstelle
Sie können sich per E-Mail (ombuds@epo.org) an die Ombudsstelle wenden. Anfragen sollten Ihren vollständigen Namen, Ihre Kontaktdaten und Präferenzen sowie eine kurze, anonymisierte Beschreibung des Problems enthalten, das Sie der Ombudsstelle zur Kenntnis bringen möchten. Sie erhalten dann eine Empfangsbestätigung und ein Aktenzeichen, und die Ombudsstelle wird sich innerhalb weniger Tage mit Ihnen in Verbindung setzen, um Fragen zu klären und die nächsten Schritte zu besprechen.s.