Bureau de médiation
Le service du bureau de médiation de l’OEB est à la disposition de toute personne qui rencontre des difficultés dans ses relations avec l’Office européen des brevets et qui a épuisé les voies ordinaires permettant de les résoudre. Le bureau de médiation sert de facilitateur dans ces cas exceptionnels, en aidant à remettre les relations sur les rails dans un environnement informel, neutre et confidentiel.
Domaine de compétence
Le bureau de médiation peut être contacté pour toute question découlant des activités de l’Office. Ce service est indépendant des procédures formelles et ne traite pas des questions qui concernent les chambres de recours. Le bureau de médiation a vocation à offrir un espace permettant de présenter de manière informelle et confidentielle les difficultés rencontrées, par exemple celles qui aboutissent à des blocages, et d’aider à les résoudre.
Procédure
Le bureau de médiation s’emploie à tirer le problème au clair avec la partie prenante concernée, passe en revue les options disponibles et détermine le résultat auquel la partie prenante souhaite parvenir. Il vise alors à identifier et à réunir les personnes compétentes dans un contexte informel en vue de résoudre le problème. Le bureau de médiation poursuit le traitement des dossiers jusqu’à leur classement. Les enseignements ainsi recueillis aideront l’Office à perfectionner son système de gestion intégré en vue d’améliorer en permanence la cohérence et la prévisibilité des services qu’il fournit.
Principes – environnement informel, neutre et confidentiel
Le bureau de médiation a pour but de permettre aux parties prenantes de nouer des relations de travail saines et fructueuses qui contribuent à garantir la prévisibilité, la cohérence et la valeur des services fournis par l’OEB.
Les communications avec le bureau de médiation ne laissent aucune trace officielle et ne relèvent d’aucune procédure formelle. Dès que le bureau de médiation a été contacté, le problème soumis par la partie prenante est traité en toute confidentialité. Les données y afférentes ne sont communiquées confidentiellement qu’aux managers compétents, qui ne reçoivent alors que le minimum d’informations strictement nécessaire pour s’occuper du problème. Toutes les données à caractère personnel utilisées durant le traitement de l’affaire sont détruites dès que le dossier est classé.
En savoir plus sur la protection des données au bureau de médiation
Comment contacter le bureau de médiation
TLe bureau de médiation peut être contacté par courrier électronique à l’adresse ombuds@epo.org ; les demandes doivent indiquer le nom complet de la partie prenante, ses coordonnées et ses préférences, ainsi qu’une brève description anonymisée du problème qu’elle souhaite porter à l’attention du bureau de médiation. La partie prenante recevra alors un accusé de réception, et un numéro de dossier lui sera attribué ; le bureau de médiation la contactera dans un délai de quelques jours afin de clarifier la situation et de discuter des prochaines étapes.