Das EPA als Geschäftspartner

Ausschreibungen und wettbewerbliche Verhandlungsverfahren werden international bekannt gemacht, soweit nicht die Art des Auftrags oder besondere Umstände eine Ausnahme rechtfertigen. Eine solche Ausnahme gilt, wenn der Schutz wesentlicher Sicherheitsinteressen der Organisation nicht anders gewährleistet werden kann, beispielsweise durch Anforderungen zum Schutz der Vertraulichkeit von Informationen.

Sofern möglich, werden das Vergabeverfahren und die Vergabe gemeinsam für die Dienststellen des Amts in München, Den Haag, Berlin, Wien und Brüssel durchgeführt.

Für alle Vergabeverfahren gelten die Grundsätze der Transparenz, der Gleichbehandlung, des offenen und fairen Wettbewerbs, der Verhältnismäßigkeit und der Nichtdiskriminierung. Alle Aufträge werden nach den Grundsätzen der Sparsamkeit und der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung vergeben.

Das EPA ist bestrebt, in seiner Lieferkette hohe Standards in Bezug auf Integrität, Inklusion, Transparenz und Verantwortungsbewusstsein zu erreichen. Es möchte mit verantwortungsbewussten Lieferanten zusammenarbeiten, d. h. mit Unternehmen, die die Rechtsstaatlichkeit und die Menschenrechte achten, die die Art und die Auswirkungen der von ihnen gelieferten und verwendeten Produkte, Materialien und Produktions- und Transportmethoden verstehen und die ihre Verantwortung beim Umweltschutz anerkennen.

Um Ausschreibungsunterlagen einsehen zu können, müssen sich potenzielle Bieter im eTendering-System registrieren, und zwar entweder mit einem von der Zentralen Beschaffung des EPA zugesendeten Einladungscode oder wie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung beschrieben.

Qualifizierte elektronische Signatur

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine elektronische Signatur, die

• ausschließlich der unterzeichnenden Person zugeordnet ist und deren Identifizierung ermöglicht,
• anhand von Mitteln erstellt wird, die die unterzeichnende Person mit einem hohen Maß an Vertrauen unter ihrer alleinigen Kontrolle verwenden kann,
• so mit dem zu authentifizierenden elektronischen Dokument verbunden ist, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann,
• durch ein Gerät zur Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen erstellt wird und
• auf einem qualifizierten Zertifikat beruht, das die Erfordernisse der eIDAS-Verordnung erfüllt (Verordnung (EU) Nr.910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23.Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG).

Eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt die rechtlichen Anforderungen an eine Signatur für elektronische Daten genauso wie dies bei einer handschriftlichen Signatur für Daten auf Papier der Fall ist.

Bieter können jede qualifizierte elektronische Signatur verwenden, die auf dem qualifizierten Zertifikat eines Zertifizierungsdiensteanbieters beruht, der gemäß dem Durchführungsbeschluss 2013/662/EU der Kommission vom 14. Oktober 2013 zur Änderung der Entscheidung 2009/767/EG in Bezug auf die Erstellung, Führung und Veröffentlichung von vertrauenswürdigen Listen der von den Mitgliedstaaten beaufsichtigten bzw. akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter registriert ist.

Auswahlkriterien

Die Auswahlkriterien betreffen die Zuverlässigkeit, die finanzielle und wirtschaftliche Lage sowie die technische und fachliche Kompetenz der Bieter. Sie können auch erforderliche Mindestkapazitäten und besondere Qualifikationen umfassen.

Angebote werden daraufhin überprüft, ob

• sie vollständig sind,
• die Unterschrift auf dem Angebot rechtswirksam ist,
• sie in einer Amtssprache des EPA abgefasst sind,
• die Berechnungen korrekt sind,
• der Preis nicht eindeutig unverhältnismäßig ist,
• der technische Inhalt richtig ist und den technischen und funktionellen Erfordernissen in der Ausschreibung bzw. dem wettbewerblichen Verhandlungsverfahren entspricht und
• das Angebot auf den Vertragsbedingungen des EPA beruht, es sei denn, das EPA hat andere Geschäftsbedingungen ausdrücklich erbeten oder zugelassen.

Bei Ausschreibungen, bei denen die Auftragsvergabe nicht im Preiswettbewerb erfolgt, werden die in die engere Wahl gezogenen Angebote anhand der Zuschlagskriterien bewertet, und der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Zuschlagskriterien betreffen insbesondere den Preis, die Betriebskosten, den technischen Wert, Aspekte der ökologischen und sozialen Nachhaltigkeit, die Ausführungsfrist, fachliche und finanzielle Sicherheiten der Bieter sowie die Erfüllung der Gewährleistungsanforderungen.

In Fällen, in denen der Preis des wirtschaftlichsten Angebots, das auf eine Ausschreibung hin eingereicht wurde, offenbar den Marktpreis übersteigt oder unnötigen Aufwand oder unverhältnismäßig hohe Risikokosten enthält, können vor der Auftragsvergabe Preisverhandlungen mit dem betreffenden Bieter geführt werden. Die übrigen Aspekte der Ausschreibungsbedingungen bzw. des Angebots bleiben davon unberührt.

Ausschlusskriterien

Das EPA kann Bieter vom Ausschreibungsverfahren ausschließen,

• die zahlungsunfähig sind, sich im Konkursverfahren, in Liquidation oder im Vergleichsverfahren befinden, deren gewerbliche Tätigkeit eingestellt wurde oder die sich gemäß den Rechtsvorschriften des Staates, in dem sie ihren Wohn- oder Geschäftssitz haben, in einer ähnlichen Lage befinden;
• gegen die von anderer Seite (oder auf eigene Veranlassung) die Eröffnung eines Konkurs- oder Vergleichsverfahrens beantragt oder ein ähnliches, gemäß den Rechtsvorschriften des Staates, in dem sie ihren Wohn- oder Geschäftssitz haben, vorgesehenes Verfahren eingeleitet worden ist;
• die wegen eines Vergehens verurteilt worden sind, das ihre professionelle Zuverlässigkeit infrage stellt;
• die sich nach Feststellung des EPA einer schweren Verletzung ihrer beruflichen Pflichten schuldig gemacht haben;
• die ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem sie ihren Wohn- oder Geschäftssitz haben, nicht nachgekommen sind;
• die in den vergangenen drei Jahren dauerhaft ihren Verpflichtungen nicht nachgekommen sind oder eine oder mehrere der wesentlichen Verpflichtungen aus mit dem EPA geschlossenen Verträgen nicht erfüllt haben, sodass Schadensersatz oder eine vergleichbare Sanktion oder die Vertragsbeendigung die Folge war.

Weiter verlangt das EPA die Einhaltung aller geltenden nationalen Gesetze zum Schutz von Flora, Fauna und Umwelt sowie zur Erhaltung und zum Schutz der natürlichen Ressourcen und zur Vermeidung und Verringerung von Umweltverschmutzung und Emissionen.

Unterrichtung der Bieter

Bieter erhalten auf schriftliche Anfrage hin schriftlich Auskunft darüber, warum ein Antrag auf Teilnahme oder ein Angebot erfolglos war.

• Bewerber, die auf eine beschränkte Ausschreibung mit Bekanntmachung hin erfolglos einen Antrag auf Teilnahme an der Ausschreibung gestellt haben, erhalten eine schriftliche Absage.
• Erfolglosen Bietern wird schriftlich mitgeteilt, dass ihr Angebot nicht ausgewählt wurde.

Dem erfolgreichen Bieter wird vor Ablauf der Zuschlags- und Bindefrist schriftlich der Zuschlag erteilt.

In den Verdingungsunterlagen sind die Auftragsbedingungen, der Beschaffungsgegenstand, die Anforderungen und Ziele des EPA sowie die erforderlichen Merkmale der Waren, Arbeiten oder Dienstleistungen beschrieben. Die Beschreibung kann auch Mindestbedingungen und -anforderungen umfassen.