FAQ: Beschaffung

Lieferanten werden hinsichtlich ihrer technischen Fähigkeiten, ihrer finanziellen Leistungsfähigkeit und Stabilität sowie ihrer organisatorischen Kapazität und Kontinuität beurteilt.

Ja. Die Vergabeentscheidungen beruhen nicht auf der Unternehmensgröße, sondern auf Gesichtspunkten wie Preis, Betriebskosten, technischer Leistungsfähigkeit, Umweltaspekten, Ausführungsfrist usw. KMU werden ermutigt, sich an unseren Beschaffungsprozessen zu beteiligen.

Sie finden sie im Bereich Beschaffung auf unserer Website oder über Tenders electronic Daily (Ted) – gehen Sie zu "Käufer" und dann zu "Europäische Patentorganisation").

Informationen zu anstehenden Beschaffungen der EPO finden Sie auf unserer Website auf der Registerkarte " Beschaffungsprognose“ neben der Liste der aktuellen Ausschreibungen. Wir empfehlen, diese im Hinblick auf künftige Ausschreibungen im Auge zu behalten.

Die Ausschreibungsunterlagen umfassen normalerweise

• Leistungsbeschreibung (Preisangebotsformular)
• Fragebögen (allgemeiner Fragebogen, Fragebögen für Auswahl und Vergabe)
• Allgemeine Ausschreibungsbedingungen
• Allgemeine Vertragsbedingungen mit Anhängen
• Spezifische Vertragsbedingungen
• Technische Bedingungen (ggf. mit Anhängen)

Im Abschnitt "Allgemeine Bedingungen" unserer Website finden Sie folgende Informationen:

• Allgemeine Vertragsbedingungen
• Allgemeine Ausschreibungsbedingungen
• Allgemeine Vertragsbedingungen für kleinere Serviceleistungen
• Allgemeine Vertragsbedingungen für kleinere Beschaffungen
• Käuferprofil

eTendering ist unsere Online-Ausschreibungsplattform, auf der Sie alle Details zu unseren Ausschreibungen finden. Auf unserer Beschaffungsseite sehen Sie eine Liste aller aktuellen Ausschreibungen und wettbewerblichen Verfahren sowie unsere prognostizierten und archivierten Ausschreibungen. Wir empfehlen, diese Seite im Auge zu behalten.

Wenn Sie auf eine der aktuellen Ausschreibungen klicken, können Sie anhand der Details der Bekanntmachung entscheiden, ob Sie an der Ausschreibung teilnehmen möchten.

Wenn Sie an einer bestimmten Ausschreibung interessiert sind, klicken Sie auf die orangefarbene Schaltfläche "An Ausschreibung teilnehmen", um das eTendering-Tool aufzurufen.

Weitere Informationen über die Registrierung und die ersten Schritte, qualifizierte elektronische Signaturen usw. finden Sie im entsprechenden Abschnitt auf unserer Website.

Die Schritte zur Registrierung (mit und ohne Einladungscode) werden hier erläutert.

Für alle Ausschreibungsverfahren ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. In allen unter eTendering veröffentlichten Ausschreibungs- und wettbewerblichen Beschaffungsverfahren dürfen nur elektronische Angebote abgegeben werden. Weitere Informationen zu qualifizierten elektronischen Signaturen finden Sie im Abschnitt "Über eTendering".

Ein wettbewerbliches Verfahren ist ein Beschaffungsverfahren, an dem mehrere Bieter aufgrund einer Bekanntmachung oder Anzeige (offenes Verfahren) oder einer direkten Aufforderung der EPO (freihändige Vergabe nach Wettbewerb) teilnehmen. Die EPO bewertet die eingehenden Angebote und trifft eine Auswahl auf der Grundlage des Preises oder einer Kombination aus Preis und anderen Faktoren.

Das bevorzugte Verfahren ist die offene Ausschreibung. Zunehmend eingeschränktere Verfahren wie beschränkte Ausschreibungen mit oder ohne Veröffentlichung, freihändige Vergaben nach Wettbewerb und freihändige Vergaben erfordern eine fundierte, dokumentierte Begründung und müssen strenge Bedingungen erfüllen. Das wettbewerbliche Verhandlungsverfahren ermöglicht Verhandlungen mit Bietern in bestimmten komplexen Sachlagen.

Wettbewerb

• Offene internationale Ausschreibungen sind beschränkten Ausschreibungen oder freihändigen Vergaben vorzuziehen.
• Die Verdingungsunterlagen müssen ein Höchstmaß an Wettbewerb ermöglichen.
• Pro Bieter ist nur ein Angebot zulässig.
• Die Angebote und die Identität der Bieter sind vertraulich zu behandeln.

Gleichbehandlung/Nichtdiskriminierung

• Alle Bieter müssen gleich behandelt werden; Diskriminierung ist nicht erlaubt; Neutralität ist geboten.
• Informationen bzw. Informationslücken, die den Wettbewerb verzerren könnten, sind zu vermeiden oder entsprechende Lücken aufzufüllen.
• Nur vollständige Angebote unterliegen dem Grundsatz der Gleichbehandlung.
• Nur den Bietern gegenüber neutrale Bedienstete dürfen am Verfahren mitwirken.

Transparenz

• Die Ausschreibungs-/Verdingungsunterlagen müssen die Eignungs- und Vergabekriterien definieren.
• Im Ausschreibungsverfahren getroffene Entscheidungen müssen dokumentiert werden.

• Fairness, Integrität und Transparenz durch Wettbewerb.
• Der Wettbewerb hat auf faire und transparente Weise zu erfolgen.
• Wirtschaftlichkeit, Effektivität, bestes Preis-Leistungs-Verhältnis.
• Einhaltung ethischer Geschäftspraktiken in allen Beschaffungsverfahren und ‑aktivitäten.
• Aufnahme von Umweltaspekten in die Liste der Kriterien für die Wertung der Angebote.

Die EPO verpflichtet sich,

• das jeweils geltende Beschaffungsverfahren zu definieren;
• eingereichte Unterlagen auszuschließen, die bei einer ersten Prüfung nicht die für eine Anerkennung als Angebot vorgeschriebenen Bedingungen erfüllen;
• Anbieter, die die Auswahlkriterien nicht erfüllen, nicht zuzulassen;
• Angebote nicht zuzulassen, die die vorgeschriebenen technischen Anforderungen der Beschaffungsmaßnahme nicht erfüllen;
• Streitigkeiten durch Schiedsverfahren und nicht gerichtlich beizulegen (wenn vorhergegangene schriftliche und persönliche Beilegungsversuche gescheitert sind);
• keinen Bietern den Zuschlag zu erteilen, deren Angebote nicht dem Marktpreis entsprechen.

Der Bieter verpflichtet sich,

• die Verfahrensregeln der EPO zu befolgen;
• sein Preisangebot (und die entsprechenden technischen Verpflichtungen) über den von der EPO verlangten Zeitraum (z. B. "Bindefrist" in der Bekanntmachung) einzuhalten.

Die Bieter werden aufgrund ihrer Antworten auf die in den Ausschreibungsunterlagen enthaltenen Fragebögen vorausgewählt. Sie müssen alle angegebenen Fragen beantworten, wenn sie für eine weitere Bewertung in Betracht gezogen werden möchten.

Fragebogen zu allgemeinen Auskünften

Dieser Fragebogen basiert auf Anhang 1 der Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen. Die Fragen 1.1 bis 1.14 sind von allen Bietern zu beantworten; die Fragen 1.15 und 1.16 müssen von Bietern beantwortet werden, die technische oder vertragliche Varianten einreichen. Die zur Auftragsausführung erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Bieter wird auf der Grundlage der Angaben und Nachweise beurteilt, die in Beantwortung dieses Fragebogens erbracht werden.

Fragebogen zu den Auswahlkriterien

Anhand dieses Fragebogens wird ermittelt, ob die einzelnen Bieter die Zuverlässigkeit, die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (Eignung) sowie die fachliche und professionelle Kompetenz (Fähigkeit) zur Vertragserfüllung besitzen. Für diesen Fragebogen werden keine Punkte vergeben.

Gesamtwertung

Für jedes Auswahlkriterium wird festgestellt, ob der betreffende Bieter dieses Kriterium erfüllt oder nicht. Eine Entscheidung wird gesondert für jeden einzelnen Bieter getroffen.

Vergabe

Die Zuschlagskriterien umfassen insbesondere Preis, Betriebskosten, technische Leistungsfähigkeit, Umweltaspekte, Ausführungsfrist, fachliche und finanzielle Sicherheiten der Bieter sowie die Erfüllung der Gewährleistungsanforderungen. Die technische Bewertung (Antworten auf die Fragen zu den Zuschlagskriterien) basiert auf der Beantwortung der in den Ausschreibungsunterlagen enthaltenen Fragebögen durch den Bieter.

In der folgenden Tabelle sind die verschiedenen Ansätze zusammengefasst:

Die Bieter müssen nachweisen, dass sie die Zuverlässigkeit, die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (Eignung) sowie die fachliche und professionelle Kompetenz (Fähigkeit) zur Vertragserfüllung im Sinne der Auswahlkriterien besitzen. Die zur Auftragsausführung erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Bieter wird auch auf der Grundlage der Angaben und Nachweise beurteilt, die in Beantwortung der Fragebögen erbracht werden.

Nur die Angebote von Bietern, die diese Auswahlkriterien erfüllen, werden in die engere Wahl gezogen und zur Wertung zugelassen.

Die in die engere Wahl gezogenen Angebote werden auf der Grundlage der Zuschlagskriterien bewertet (Beantwortung des Fragebogens zu den Zuschlagskriterien durch die Bieter) und der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Zuschlagskriterien umfassen insbesondere Preis, Betriebskosten, technische Leistungsfähigkeit, Umweltaspekte, Ausführungsfrist, fachliche und finanzielle Sicherheiten der Bieter sowie die Erfüllung der Gewährleistungsanforderungen.

Artikel 8 der Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen

8. Öffnung der Angebote – ungültige Angebote

8.1 Die Sitzung zur Öffnung der Angebote ist nicht öffentlich. Bieter sind nicht zugelassen. Es werden nur die Angebote geöffnet, die bis zum Annahmeschluss (Tag und Uhrzeit) in der in Artikel 7 festgelegten Form eingegangen sind.

8.2 Verspätet oder nicht in der vorgeschriebenen Form eingegangene Angebote werden nur geöffnet, wenn der Bieter diese Mängel nicht zu vertreten hat; hierfür ist ein schriftlicher Nachweis zu erbringen.

8.3 Nach der Öffnung werden alle wesentlichen Teile der Angebote einschließlich etwaiger Anlagen erfasst und gekennzeichnet bzw. so elektronisch gespeichert, dass die Integrität der Daten gewährleistet ist. Die Daten sind vertraulich und dürfen weder den Bietern noch der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden.

Angebote werden im transparenten und nachvollziehbaren Vergleich bewertet.

Technische Bewertungen werden getrennt von finanziellen Bewertungen durchgeführt. Die Gesamtnote wird bei der abschließenden Wertung berechnet.

Weitere Einzelheiten sind Artikel 11 der Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen zu entnehmen.

Artikel 2 der Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen

2.1 Vom Ausschreibungsverfahren ausgeschlossen werden können Bieter,

a) die zahlungsunfähig sind, sich im Konkursverfahren, in Liquidation oder im Vergleichsverfahren befinden, deren gewerbliche Tätigkeit eingestellt wurde oder die sich gemäß den Rechtsvorschriften des Staates, in dem sie ihren Wohn- oder Geschäftssitz haben, in einer ähnlichen Lage befinden;

b) gegen die von anderer Seite (oder auf eigene Veranlassung) die Eröffnung eines Konkurs- oder Vergleichsverfahrens beantragt oder ein ähnliches, gemäß den Rechtsvorschriften des Staates, in dem sie ihren Wohn- oder Geschäftssitz haben, vorgesehenes Verfahren eingeleitet worden ist;

c) die wegen eines Vergehens verurteilt worden sind, das ihre professionelle Zuverlässigkeit infrage stellt;

d) die sich nach Feststellung der EPO einer schweren Verletzung ihrer beruflichen Pflichten schuldig gemacht haben;

e) die ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem sie ihren Sitz haben, nicht nachgekommen sind;

f) die in den vergangenen drei Jahren dauerhaft ihren Verpflichtungen nicht nachgekommen sind oder eine oder mehrere der wesentlichen Verpflichtungen aus mit der Organisation geschlossenen Verträgen nicht erfüllt haben, sodass Schadensersatz oder eine vergleichbare Sanktion oder die vorzeitige Vertragsbeendigung die Folge war.

Die Zuschlagserteilung findet am Ende des Beschaffungsverfahrens statt (vorausgesetzt, es wurde ein geeigneter Anbieter gefunden, der die höchste Punktzahl im Gesamtergebnis der technischen und der finanziellen Bewertung erreicht hat)

Artikel 12 der Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen

12. Zuschlagserteilung

12.1 Die EPO wählt frei das Angebot, das sie als das wirtschaftlichste erachtet; dabei berücksichtigt sie die Kriterien, die in der Bekanntmachung oder einem anderen Teil der Ausschreibungsunterlagen festgelegt sind. Ist die Ausschreibung in der Aufforderung zur Angebotsabgabe ausdrücklich als Preiswettbewerb ausgewiesen, so erhält der Bieter mit dem niedrigsten Preis den Zuschlag, sofern die EPO überzeugt ist, dass dieser Bieter die Ausschreibungsanforderungen (einschließlich der Technischen Bedingungen) erfüllt und eine etwaige angegebene Nichterfüllung von Bedingungen der Auftragsvergabe nicht entgegensteht.

12.2 Der Auftrag kann auf mehrere Bieter aufgeteilt, ganz oder teilweise an mehrere Bieter vergeben oder nur teilweise vergeben werden. Die in einem Angebot enthaltenen Preise dürfen nach Ablauf der Angebotsfrist nicht mehr geändert oder neu festgesetzt werden.

Ein Auftragnehmer, der personenbezogene Daten im Auftrag der EPO verarbeitet, muss Anhang E unterzeichnen, um der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (Datenschutz-Grundverordnung) zu entsprechen.

Die Begriffe "personenbezogene Daten" und "verarbeiten" sind sehr breit gefasst. "Personenbezogene Daten" sind "alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen", also alle Informationen über eine Person (nicht jedoch eine juristische Person wie ein Unternehmen), anhand deren diese Person identifiziert werden kann. Sie umfassen Namen, Anschriften, Ausweisnummern sowie Online-Identifikationsdaten wie IP‑ oder E-Mail-Adressen. Unter "verarbeiten" fällt praktisch alles, was man mit personenbezogenen Daten tun kann, z. B. erheben, aufzeichnen, ordnen, strukturieren, speichern, anpassen, verändern, abrufen, einsehen, verwenden, offenbaren, übermitteln, löschen, entfernen oder einer anderen Person zugänglich machen.

Der Beschaffungsbedarf der EPO setzt sich hauptsächlich aus indirekten Materialien und Dienstleistungen zusammen, darunter IT-Produkte und ‑Dienstleistungen, Energieversorgung, Beratung, Personaleinstellung und ‑schulung, Facility Management, Sitzungen und Veranstaltungen und Gebäudeinstandhaltung.

Als unabhängige zwischenstaatliche Organisation unterliegt die Europäische Patentorganisation nicht den auf nationaler und EU-Ebene geltenden Rechtsvorschriften für das öffentliche Auftragswesen. Sie hat ihre eigenen Beschaffungsregeln, die in ihrer Finanzordnung und den zugehörigen Durchführungsvorschriften festgelegt sind.

Laut diesen Regeln sind Warenlieferungen, Arbeiten und Dienstleistungen soweit wie möglich im Wettbewerb zu beschaffen, wobei die Vergabe entweder im Leistungswettbewerb unter Berücksichtigung verschiedener Faktoren oder im Preiswettbewerb erfolgt.

Das EPA hat als Arbeitssprachen Deutsch, Englisch und Französisch. Ausschreibungsunterlagen können auf der Beschaffungs-Homepage des EPA in einer dieser drei Sprachen veröffentlicht werden. Diese Amtssprachen sind auch die Sprachen, die für Verträge verwendet werden.

Als zwischenstaatliche Organisation ist die EPO nicht steuerpflichtig und hat deshalb keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

• Rechnungen/Gutschriften sind an accounts-payable@epo.org zu senden.
• Andere E-Mail-Adressen sollten nicht verwendet werden, auch nicht in Kopie.
• Jede Mail darf nur eine einzige Rechnung/Gutschrift enthalten.
• PDFs müssen eine Mindestauflösung von 300 dpi haben.
• Handschriftliche Vermerke sind nicht zulässig.
• Das Übermitteln von Links zu Rechnungen/Gutschriften ist nicht zulässig.

Im Rahmen der Beschaffungsverfahren des EPA können Rechnungen/Gutschriften von Lieferanten nur bearbeitet werden, wenn sie eine gültige Referenznummer der auftraggebenden EPA-Abteilung enthalten. Nachstehend sind die verschiedenen Referenznummern samt Format aufgeführt.

PO-Nummern haben 10 Ziffern. FR- und SPE-Nummern haben 12 Ziffern; vor den letzten beiden Ziffern ist ein Bindestrich einzufügen (siehe Kasten oben).

Wenn Ihnen keine Bestellnummer (PO), Mittelreservierungsnummer (FR) oder Nummer der zentralen Anlaufstelle (SPE) vorliegt, fragen Sie in der Geschäftseinheit nach, die die Waren/Dienstleistungen bestellt hat, oder wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson in der Finanzabteilung.

Wenn Sie eine Rechnung/Gutschrift nicht im PDF-Format schicken können, senden Sie sie bitte an eine der folgenden Anschriften:

Artikel 8 der Allgemeinen Vertragsbedingungen

8.3  Die EPO leistet Zahlungen innerhalb von 30 (dreißig) Kalendertagen ab vollständiger Lieferung und Leistung und Zugang einer ordnungsgemäßen und Artikel 8.1 sowie Artikel 8.2 entsprechenden Rechnung. Die Zahlung gilt als rechtzeitig erfolgt, wenn der Zahlungsauftrag der EPO ihrer Bank innerhalb dieser Frist zugeht.

8.4  Sofern anderweitig (z. B. in den Spezifischen Bedingungen) vereinbart, kann die EPO bei Kauf- und Werkverträgen bis zu 5 % der Vergütung einschließlich Umsatzsteuer (Brutto-Vergütung) während der Verjährungsfrist für Mängelansprüche gemäß Artikel 16.2 als Sicherheit für etwaige Mängelansprüche einbehalten. Der Auftragnehmer kann diesen Sicherheitseinbehalt durch eine Bürgschaft für Mängelansprüche nach Artikel 11 ablösen.

Wenn Sie noch Fragen haben, die auf unserer Website nicht beantwortet werden, oder wenn Sie uns Feedback geben möchten, wenden Sie sich bitte über unser Kontaktformular an uns.

Die Beschaffungsstelle des EPA hat eine LinkedIn-Seite. Klicken Sie auf den Link unter "Kontakt", um uns zu folgen.

Wenn Sie keine Einladungs-E-Mail vom EPA erhalten haben, senden Sie bitte eine E-Mail an supplier@epo.org. Bitte beachten Sie, dass die ursprünglichen Zugangsdaten sieben Tage lang gültig sind. Nach sieben Tagen ist eine neue Einladung erforderlich.

Die Einladungs-E-Mail enthält einen Link zur Ivalua-Plattform, auf der bestehende Lieferanten ein Passwort festlegen und sich dann im Portal anmelden können.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Unternehmen bereits in der Lieferantendatenbank des EPA registriert ist, senden Sie bitte eine Anfrage an supplier@epo.org. Wir empfehlen neuen Lieferanten ausdrücklich, sich im Portal zu registrieren. Eine vollständige Registrierungsanleitung finden Sie im Nutzerleitfaden in Abschnitt 2 "Registrierung".

Bitte machen Sie folgende Angaben:

• Firmenname
• Sprache
• Adresse
• Kontaktperson

Bitte machen Sie auch mindestens eine und idealerweise alle der folgenden Angaben:

• Handelsregistereintrag
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Steuernummer
• DUNS (falls zutreffend)

In einem zweiten Schritt ist die Bankverbindung anzugeben.

Im Beschaffungsportal wird angezeigt, welche Felder auszufüllen sind.

Damit wir die Richtigkeit der Daten überprüfen können, fügen Sie bitte Nachweise für den Handelsregistereintrag (z. B. Auszug aus dem Handelsregister), die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (z. B. Bestätigung durch das Finanzamt) und die Bankverbindung (z. B. Schreiben der Bank) sowie ggf. ein ISO-Zertifikat bei.

Belegdokumente können im Reiter Dokumente und Zertifikate auf der linken Bildschirmseite hinzugefügt werden.

Siehe Abschnitt 3 "Änderung Ihrer Unternehmensdaten" im Nutzerleitfaden.

Ihr Unternehmen ist bereits im Beschaffungsportal des EPA registriert. Für weitere Anweisungen wenden Sie sich bitte an supplier@epo.org.

Nach der Registrierung erhalten Sie eine E-Mail mit der Bestätigung, dass Ihre Registrierung im Beschaffungsportal des EPA erfolgreich war. Dann können Sie sich mit Ihren Zugangsdaten anmelden und zusätzliche Daten wie Ihre Bankverbindung eingeben und Belegdokumente hinzufügen.

Damit wir die Richtigkeit der Daten überprüfen können, fügen Sie bitte Nachweise für den Handelsregistereintrag (z. B. Auszug aus dem Handelsregister), die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (z. B. Bestätigung durch das Finanzamt) und die Bankverbindung (z. B. Schreiben der Bank) sowie ggf. ein ISO-Zertifikat bei.

Ein Beschaffungsverantwortlicher des EPA überprüft Ihr Registrierungsformular. Wenn eine Geschäftsbeziehung besteht (Vertrag oder Bestellung), wird Ihr Unternehmen vollständig in das Portal aufgenommen.

Wenn möglich, fügen Sie bitte im Reiter Dokumente und Zertifikate Nachweise über die Liquidation des Unternehmens oder andere Belege bei. Fügen Sie im Abschnitt Grund für Änderungsanforderung eine kurze Erklärung hinzu, dass das Unternehmen nicht mehr existiert.

Derzeit ist es nur möglich, Unternehmensstammdaten, Adressen und Kontaktinformationen einzugeben und zu aktualisieren. Weitere Funktionen werden in Zukunft hinzukommen.

Ja. Senden Sie bitte eine E-Mail an supplier@epo.org, dann wird eine neue Einladungs-E‑Mail an die neue E‑Mail-Adresse gesendet.

Da Ihr Unternehmen früher Lieferant des EPA war, haben wir die Stammdaten Ihres Unternehmens auf das Beschaffungsportal migriert. Es besteht keine Verpflichtung, sich im Portal anzumelden.

Das Portal dient zur Registrierung neuer Lieferanten und als Selbstbedienungsportal für unsere bestehenden Lieferanten. Im Portal können unsere Lieferanten derzeit ihre Stammdaten aktualisieren. In Zukunft ist geplant, dieses Portal auf den gesamten Einkaufsprozess einschließlich des Dokumentenaustauschs zu erweitern.

Nein, das Beschaffungsportal und eTendering sind zwei separate Plattformen.

Für das eTendering registrieren oder anmelden

Die durchgeführten Änderungen müssen von einem Beschaffungsbeauftragten des EPA überprüft werden. Nachdem die Änderungen bestätigt wurden, wird die Funktion Eine Änderungsanforderung erstellen wieder verfügbar sein. Der Reiter Änderungsprotokoll enthält Informationen über den Status.