FAQ : achats

La passation de marchés avec L'OEB

Quelles qualifications sont-elles requises pour devenir fournisseur de l'OEB ?

Les fournisseurs sont évalués en fonction de leurs compétences techniques, de leur situation et stabilité financière, ainsi que de leurs aptitudes et cohérence organisationnelles.

Pour en savoir plus, veuillez consulter la page "La passation de marchés avec l'OEB" sur notre site Internet.

Les PME peuvent-elles nouer des relations commerciales avec l'OEB ?

Oui. Les décisions d'achat ne sont pas fondées sur la taille de l'entreprise, mais sur le prix, le coût d'utilisation, la valeur technique, les aspects environnementaux, les délais de livraison/d'exécution des prestations, etc. Les PME sont encouragées à participer à nos procédures d'achat.

Quelles sont les règles régissant les litiges dans les procédures de passation de marchés de l'OEB ?

En vertu de l'article 15 des Conditions générales relatives aux appels à la concurrence, les procédures de passation de marchés de l'OEB sont régies uniquement par les règles de passation de marchés de l'OEB. En soumettant une offre en réponse à un appel à la concurrence, les candidats acceptent que tout litige découlant de ou en rapport avec cet appel à la concurrence sera exclusivement et définitivement réglé par un tribunal arbitral mis en place et siégeant conformément à l'article 15 et à l'annexe 2 (Règles d'arbitrage) des Conditions générales relatives aux appels à la concurrence.

Appels à la concurrence et procédures concurrentielles

Où puis-je trouver les appels à la concurrence et les procédures concurrentielles de l'OEB ?

Vous pouvez les trouver sur la page "Achats" de notre site Internet ou par le biais de "Tenders electronic daily (Ted)" - cliquez sur "Acheteur", puis sur "Organisation européenne des brevets").

Où puis-je trouver des informations sur les prochains achats de l'OEB ?

Vous pouvez trouver des informations sur les prochains achats de l'OEB en cliquant sur l'onglet "Plan d’achats (prévisionnel)" à côté de la liste des appels à la concurrence actuels sur notre site Internet. Nous vous recommandons de visiter régulièrement cet onglet pour voir les futurs appels à la concurrence.

Que contient l'avis d’appel à la concurrence ?

Un avis d’appel à la concurrence contient normalement les éléments suivants :

  • la fiche de renseignements (formulaire d'offre de prix),
  • les questionnaires (généraux, de sélection et d'attribution),
  • les Conditions générales relatives aux appels à la concurrence,
  • les Conditions contractuelles générales et leurs annexes,
  • les Conditions contractuelles particulières,
  • les Conditions techniques (avec les éventuelles annexes requises).

Où puis-je trouver des informations sur les appels à la concurrence et les contrats de l'OEB ?

Consultez la section "Conditions générales" de notre site Internet pour obtenir des informations sur :

  • les Conditions contractuelles générales,
  • les Conditions générales relatives aux appels à la concurrence,
  • les Conditions contractuelles générales afférentes aux prestations de moindre montant,
  • les Conditions contractuelles générales afférentes aux achats de moindre montant,
  • le profil de l'acheteur.

Qu'est-ce que l'eTendering ?

eTendering est notre plateforme d'appels à la concurrence électroniques. Vous y trouverez toutes les informations sur nos appels à la concurrence. Les appels à la concurrence et les procédures concurrentielles en cours figurent tous sur notre page Internet consacrée aux achats, de même que nos appels à la concurrence prévus et archivés. Nous vous suggérons de consulter cette page régulièrement.

En cliquant sur l'un des appels à la concurrence en cours, vous pouvez prendre connaissance de l'avis pour voir s'il s'agit d'un appel à la concurrence auquel vous souhaitez participer.

Si vous êtes intéressé(e) par un appel à la concurrence précis, cliquez sur le bouton orange "Participer à l'appel d’offres" pour ouvrir l'outil eTendering.

Pour en savoir plus sur l'enregistrement et les premiers pas, les signatures électroniques qualifiées, etc., rendez-vous dans la section dédiée de notre site Internet.

Comment puis-je m'enregistrer pour eTendering ?

Les différentes étapes de l'enregistrement (avec et sans code d'invitation) sont expliquées ici.

Une signature électronique qualifiée est requise pour toutes les procédures d'appel à la concurrence. Seules les offres électroniques sont admises dans le cadre des appels à la concurrence et des procédures d'achat concurrentielles publiés sur eTendering. Les signatures électroniques qualifiées sont présentées plus en détail dans la section "Les appels à la concurrence électroniques" (https ://www.epo.org/about-us/tenders/signatures_fr.html).

Quels sont les différents types de procédures concurrentielles de l'OEB ?

Une procédure concurrentielle est une procédure d'achat impliquant plusieurs candidats, à la suite soit d'une publication ou d'une annonce (procédure de type ouvert), soit d'une invitation directe de l'OEB (procédure concurrentielle de passation de marché par entente directe). L'OEB évalue ensuite les offres et attribue le marché sur la base du prix ou d'un ensemble de facteurs.

L'OEB privilégie les procédures de type ouvert. Les procédures restreintes telles que l'appel à la concurrence restreint (avec ou sans publication d'avis), la procédure concurrentielle de passation de marché par entente directe et la procédure de passation de marché par entente directe doivent être dûment motivées et documentées et doivent remplir des conditions strictes. La procédure concurrentielle avec négociation permet de négocier avec les candidats dans certaines procédures complexes.

 

Type

Nom

Valeur

Ouvert

Appel à la concurrence ouvert

 

(pas de seuil)

Appel à la concurrence restreint avec publication d'avis

Procédure concurrentielle avec négociation

Restreint

Procédure concurrentielle de passation de marché par entente directe

15 000 EUR - 200 000 EUR

Appel à la concurrence restreint sans publication d'avis

(pas de seuil)

Quels sont les principes fondamentaux pour l'attribution des marchés publics ?

Concurrence

  • Les appels à la concurrence internationaux ouverts sont préférables aux appels à la concurrence restreints ou à la procédure de passation de marché par entente directe.
  • Le cahier des charges doit permettre une concurrence maximale.
  • Une seule offre par candidat.
  • Traitement confidentiel des offres et de l'identité des candidats.

Égalité de traitement/non-discrimination

  • Tous les candidats doivent être traités de manière égale ; discrimination non autorisée ; neutralité requise.
  • Éviter/compenser les informations (ou le manque d'informations) susceptibles de fausser la concurrence.
  • Seules les offres complètes ont droit à l’égalité de traitement.
  • Les participants à la procédure doivent être neutres à l’égard des candidats.

Transparence

  • L'avis d’appel à la concurrence / le cahier des charges doit préciser les critères d'aptitude et d'attribution.
  • Les décisions prises dans le cadre des appels à la concurrence doivent être documentées.

Quels sont les paramètres clés des procédures d'achat de l'OEB ?

  • L'équité, l'intégrité et la transparence par la concurrence.
  • La mise en concurrence doit être équitable et transparente.
  • Économie, efficacité, meilleur rapport qualité-prix.
  • Respect des pratiques commerciales éthiques dans toutes les procédures d'achat et les activités afférentes aux achats.
  • Prise en compte des aspects environnementaux dans la liste des critères d'évaluation des offres.

Obligations dans les procédures concurrentielles

Quelles sont les obligations de l'OEB et des candidats lors des procédures concurrentielles ?

L'OEB s'engage à :

  • définir le processus/la procédure d'achat à suivre ;
  • écarter une soumission qui ne répond pas de prime abord aux conditions administratives obligatoires pour qu'une soumission soit acceptée comme offre ;
  • écarter les fournisseurs qui ne satisfont pas aux critères de sélection ;
  • rejeter une offre qui ne satisfait pas aux exigences techniques obligatoires du marché ;
  • résoudre les litiges par le biais de l'arbitrage plutôt que par les tribunaux (lorsque les tentatives précédentes de résolution par écrit et en face à face ont échoué) ;
  • ne pas attribuer de marché à des candidats qui ne représentent pas le prix du marché.

Le candidat s'engage à :

  • suivre les règles de procédure prévues par l'OEB ;
  • respecter ses prix (et les engagements techniques pertinents) pour la période demandée par l'OEB (par ex. "période de validité des offres" dans l'avis publié).

Quels sont les délais pour soumettre une offre dans le cadre d'une procédure (concurrentielle) ?

Les délais des marchés de l'OEB varient en fonction de la procédure et sont indiqués dans l'avis d’appel à la concurrence publié.

Processus de sélection et d'attribution

En quoi consistent les phases de sélection et d'attribution ?

Les candidats sont présélectionnés sur la base de leurs réponses aux questionnaires fournis dans les documents d'appel à la concurrence. Ils doivent répondre à toutes les questions s'ils souhaitent être pris en considération dans le processus d'évaluation.

Questionnaire d'informations générales

Ce questionnaire est basé sur l'annexe 1 des Conditions générales relatives aux appels à la concurrence. Tous les candidats doivent répondre aux questions 1.1 à 1.14 ; les candidats présentant des variantes techniques ou contractuelles doivent aussi répondre aux questions 1.15 et 1.16. Le savoir-faire, la capacité et la fiabilité des candidats seront évalués sur la base des informations et des documents justificatifs fournis en réponse à ce questionnaire.

Questionnaire fondé sur les critères de sélection

Ce questionnaire permet d'établir si la fiabilité, la situation financière et économique (aptitude) et les compétences techniques et professionnelles (compétence) des candidats individuels sont suffisantes pour exécuter le contrat. Aucun point n'est attribué pour ce questionnaire.

Évaluation globale

Le résultat de l'évaluation de chaque critère de sélection répond de manière binaire à la question de savoir si le candidat en question satisfait ou non à ce critère. Une décision distincte est prise à l'égard de chaque candidat.

Attribution

Les critères d'attribution du marché sont notamment le prix, le coût d'utilisation, la valeur technique, les aspects environnementaux, les délais de livraison/d'exécution des prestations, les garanties techniques et financières offertes par les candidats et la conformité aux garanties requises. L'évaluation technique (réponses aux questions d'attribution) est fondée sur la réponse du candidat aux questionnaires fournis dans les documents d'appel à la concurrence.

Le tableau suivant résume les différentes approches :

Procédure

Méthode de sélection

Appel à la concurrence ouvert

Critères de sélection définis à l'avance dans un avis publié. Ces critères peuvent aussi figurer dans la lettre d'invitation à concourir.

Appel à la concurrence restreint avec publication d'avis

Comme pour l'appel à la concurrence ouvert. L'OEB peut appliquer des critères de sélection pour limiter le nombre de fournisseurs/candidats.

Appel à la concurrence restreint sans publication d'avis

Utilisé lorsque la publication d'un avis de demande de participation nuirait aux intérêts de l'OEB. Requiert au moins cinq candidats potentiels qualifiés.

Procédure concurrentielle avec négociation

Les critères de sélection sont décrits intégralement dans l'avis publié ("Avis de mise en concurrence").

Procédure concurrentielle de passation de marché par entente directe

Lorsque cela est justifié par des raisons d'efficacité/d'économie ; procédure concurrentielle avec au moins trois candidats potentiels qualifiés.

Procédure de passation de marché par entente directe (appel à la concurrence qui a échoué)

Comme pour la procédure concurrentielle de passation de marché par entente directe, mais la sélection se limite aux prestataires qui remplissent les critères de sélection. La procédure n'est pas limitée aux candidats ayant participé à l'appel précédent qui a échoué.

Quels sont les critères de sélection pour la notation ?

Les candidats doivent prouver que leur fiabilité, leur situation financière et économique (aptitude) et leurs compétences techniques et professionnelles (compétence) sont suffisantes pour exécuter le contrat en fonction des critères de sélection. Le savoir-faire, la capacité et la fiabilité des candidats seront également évalués sur la base des informations et des documents justificatifs fournis en réponse aux questionnaires.

Seules les offres des candidats qui remplissent ces critères de sélection seront retenues pour être évaluées.

Les offres présélectionnées sont évaluées sur la base des critères d'attribution (réponses des candidats au questionnaire sur les critères d'attribution) et le contrat est attribué à l'offre la plus avantageuse. Les critères d'attribution du marché sont notamment le prix, le coût d'utilisation, la valeur technique, les aspects environnementaux, les délais de livraison/d'exécution des prestations, les garanties techniques et financières offertes par les candidats et la conformité aux garanties requises.

Quelle est la procédure d'ouverture des offres ?

Article 8 des Conditions générales relatives aux appels à la concurrence

8. Ouverture des offres - offres non valables

8.1 La séance d'ouverture des offres n'est pas publique. Les candidats n'y sont pas admis. Les offres ne sont ouvertes que si elles sont parvenues avant le jour et l'heure limites fixés pour leur réception et sont présentées sous la forme prescrite à l'article 7.

8.2 Les offres reçues tardivement ou qui ne sont pas présentées sous la forme prescrite ne sont ouvertes que si ces faits ne sont pas imputables aux candidats, auquel cas la preuve doit en être apportée par écrit.

8.3 Après ouverture, toutes les parties essentielles des offres, y compris les annexes le cas échéant, sont enregistrées et sont soit identifiées soit stockées électroniquement de manière à garantir l'intégrité des données. Les données sont confidentielles et ne doivent pas être communiquées aux candidats, ni être rendues accessibles au public.

Comment les offres sont-elles évaluées ?

Les offres sont évaluées en les comparant de manière transparente et identifiable.

Les évaluations techniques sont effectuées indépendamment des évaluations financières. La note globale de l'évaluation est calculée dans le classement final.

Des informations plus détaillées figurent à l'article 11 des Conditions générales relatives aux appels à la concurrence.

Motifs d'exclusion de candidats

Article 2 des Conditions générales relatives aux appels à la concurrence

2.1 Peuvent être exclus de la procédure d'appel à la concurrence les candidats

a) qui sont insolvables, ont fait faillite ou sont en état de liquidation, qui ont conclu un règlement à l'amiable avec leurs créanciers, ont cessé leurs activités commerciales ou qui se trouvent dans une situation analogue en vertu de la législation du pays dans lequel ils ont leur domicile ou leur siège social,

b) qui font l'objet d'une demande d'ouverture (ou ont demandé l'ouverture) d'une procédure de faillite ou de règlement à l'amiable avec leurs créanciers ou de toute autre procédure analogue prévue par la législation du pays dans lequel ils ont leur domicile ou leur siège social,

c) qui ont fait l'objet d'une condamnation mettant en question leur fiabilité professionnelle,

d) pour lesquels l'OEB a constaté qu'ils se sont rendus coupables d'une faute professionnelle grave,

e) qui ne sont pas en règle pour le paiement des impôts et des taxes prévus par la législation du pays dans lequel ils ont leur domicile ou leur siège social,

f) qui, au cours des trois dernières années, ont constamment manqué à leurs obligations, ou manqué à une ou plusieurs obligations essentielles au titre d'un ou de plusieurs contrats conclus avec l'OEB, ce qui a donné lieu à des dommages-intérêts, à une autre sanction comparable ou à une résiliation anticipée.

Quelle est la procédure d'attribution du marché ?

Le marché est attribué à l’issue de la procédure d'achat (en supposant que l'on ait trouvé un fournisseur capable, ayant obtenu le score le plus élevé dans les notes combinées de l'évaluation technique et financière).

Article 12 des Conditions générales relatives aux appels à la concurrence

12. Attribution du marché

12.1 L'OEB choisit librement l'offre qu'elle juge économiquement la plus avantageuse, en tenant compte des critères prévus dans l'avis d'appel à la concurrence ou toute autre partie des documents de l'appel à la concurrence. Lorsqu'il est indiqué explicitement dans la lettre d'invitation à concourir que l'attribution du marché aura lieu sur la base du seul prix, le marché est attribué au candidat ayant offert le prix le plus bas, sous réserve que l'OEB ait acquis la conviction que le candidat remplit les exigences de l'appel à la concurrence (y compris les Conditions techniques) et que le non-respect des Conditions (le cas échéant), précisé par le candidat, ne s'oppose pas à l'attribution du marché.

12.2 Le marché peut être fractionné entre plusieurs candidats, passé en tout ou partie avec plus d'un candidat, ou faire l'objet d'une attribution partielle. Les prix indiqués dans une offre ne peuvent être ni révisés, ni faire l'objet d'une nouvelle offre après la date limite de réception des offres.

12.3 Des liens contractuels n'existent qu'à partir de la signature du contrat.

Que prévoit l'Accord de l’OEB sur le traitement des données ?

Lorsqu'un contractant est appelé à traiter des données à caractère personnel pour le compte de l'OEB, il doit signer l'annexe E des Conditions contractuelles générales afin de se conformer au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données - "Règlement général sur la protection des données".

Les termes "données à caractère personnel" et "traitement" sont très larges. On entend par "données à caractère personnel" "toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable", en d'autres termes, toute information se rapportant à un individu (par opposition à une personne morale, telle qu'une société) permettant de l'identifier. Il s'agit de noms, d'adresses et de numéros de carte d'identité, ainsi que d'identifiants en ligne tels que les adresses IP et les adresses de courrier électronique. On entend par "traitement" toute opération appliquée à des données à caractère personnel, telle que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation, la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication, la transmission ou la diffusion, l'effacement ou la destruction, ou toute autre forme de mise à disposition.

Achats de l'OEB/langues officielles

Quels types de biens et de services l'OEB achète-t-il ?

Les achats de l'OEB comprennent principalement des matériaux et des services indirects, y compris les produits et services informatiques, l'énergie, le conseil, le recrutement et la formation, la gestion des installations, les réunions et événements et l'entretien des bâtiments, entre autres.

Quelle est la législation régissant la procédure de passation de marchés de l'OEB ?

En tant qu'organisation intergouvernementale et autofinancée, l'Organisation européenne des brevets n'est pas soumise à la législation nationale ou européenne sur les marchés publics. Elle suit ses propres règles de passation de marchés, qui sont définies dans son règlement financier et ses règlements d'application.

Ces règles prévoient que les fournitures, travaux ou services sont acquis généralement après un appel à la concurrence, le marché étant attribué soit sur une base discrétionnaire, compte tenu de divers facteurs, soit sur la base du seul prix.

Quelles sont les langues officielles de l'OEB ?

L'OEB a trois langues de travail : l'allemand, l’anglais et le français. Les documents d'appel à la concurrence peuvent apparaître dans l'une de ces trois langues sur la page d'accueil des marchés publics de l'OEB. Ces langues officielles sont également utilisées pour les contrats.

Numéro de TVA de l'OEB

Quel est le numéro de TVA de l'OEB ?

L'OEB étant une organisation intergouvernementale, elle n'est pas assujettie à l'impôt et ne dispose donc pas d'un numéro de TVA.

Facturation et paiement

Comment envoyer ma facture/note de crédit à l'OEB ?

  • Les factures/notes de crédit doivent être envoyées à l'adresse accounts-payable@epo.org
  • N'indiquez aucun autre destinataire dans votre courriel, y compris en copie
  • Ne joignez qu'une seule facture/note de crédit par courriel
  • Les fichiers PDF doivent avoir une qualité minimale de 300 ppp
  • Aucune mention manuscrite n'est autorisée
  • Les liens vers des factures/notes de crédit ne sont pas autorisés

Qu'est-ce qu'un numéro de bon de commande (PO), un numéro d'affectation de dépenses (FR) et un numéro de point d'entrée unique (SPE) et où les trouver ?

En vertu des procédures d'achat de l'OEB, nous pouvons payer uniquement les factures/notes de crédit qui comportent un numéro de référence valide délivré par le service de l'OEB à l'origine de la commande. Les types de numéro de référence et leur format sont indiqués ci-dessous.

Numéro de bon de commande (PO) : "45xxxxxxxx"

numéro de bon de commande (PO) :

"45xxxxxxxx"

numéro d'affectation de dépenses (FR) :

"32xxxxxxxx-xx"

numéro de point d'entrée unique (SPE) :

"10xxxxxxxx-xx"

Tous les numéros de bon de commande sont composés de 10 chiffres. Tous les numéros FR et SPE sont composés de 12 chiffres ; les deux derniers chiffres du numéro doivent être précédés d'un tiret, comme indiqué dans le modèle ci-dessus.

Si vous n'avez pas de numéro de bon de commande (PO), de numéro d'affectation de dépenses (FR) ou de numéro de point d'entrée unique (SPE), veuillez contacter le département qui a commandé les produits/services, ou votre interlocuteur au sein du département Finances, pour obtenir le numéro manquant.

Comment envoyer une facture/note de crédit qui n'est pas au format PDF ?

Si vous ne pouvez pas fournir de facture/note de crédit au format PDF, veuillez l'envoyer à l'une des adresses suivantes :

Allemagne

Pays-Bas

Autriche

European Patent Office

Accounts Payable

Postfach 14 06 69

80456 München

Allemagne

European Patent Office

Accounts Payable

Postbus 5818

2280 HV Rijswijk

Pays-Bas

European Patent Office

Accounts Payable

Postfach 90

1031 Wien

Autriche

Comment l'OEB règle-t-il les fournisseurs ?

Article 8 des Conditions contractuelles générales

8.3   L'OEB effectue les paiements dans un délai de 30 (trente) jours calendaires à compter de la livraison et réalisation complètes des prestations contractuelles et de la réception d'une facture établie en bonne et due forme et conformément aux articles 8.1 et 8.2. Le paiement est réputé effectué dans les délais si l'ordre de paiement émis par l'OEB parvient à sa banque dans ce délai sus-indiqué.

8.4   Si cela est convenu par ailleurs (par ex. dans les Conditions particulières), l'OEB peut, dans le cas de contrats de vente et d'ouvrage, retenir jusqu'à 5 % du paiement, taxe à la valeur ajoutée comprise (paiement du montant brut), en guise de garantie couvrant d'éventuels droits résultant de la constatation d'un défaut, jusqu'à l'expiration du délai de prescription visé à l'article 16.2 pour faire valoir de tels droits. Le contractant peut se libérer de cette retenue à titre de sûreté en fournissant une garantie couvrant d'éventuels droits résultant de la constatation d'un défaut, conformément à l'article 11.

Nous contacter

Comment puis-je contacter l'équipe chargée des achats de l'OEB ?

Si vous avez encore des questions et ne trouvez pas les informations sur notre site Internet, ou si vous avez des commentaires à nous communiquer, contactez-nous via notre formulaire de contact.

Canaux

Existe-t-il d'autres canaux fournissant des informations sur les marchés publics de l'OEB ?

Le service Achats de l'OEB dispose d’une page LinkedIn. Cliquez sur le lien sous "Contact" pour nous suivre.

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