Bekanntmachung: Aufruf zum Wettbewerb Nr. 2983 (D - München)

Das Ziel ist die Einführung standardisierter Prozesse in der Direktion "Gebäude und Technische Gebäudeausrüstung" (Technisches Facility Management) des EPA

  1. Auftraggeber:

    Europäisches Patentamt (EPA) mit Hauptsitz in D-80469 München, Bob-van-Benthem-Platz 1. Das EPA ist eine zwischenstaatliche Organisation, die durch das 1977 in Kraft getretene Europäische Patentübereinkommen gegründet wurde. Es hat derzeit 38 Mitgliedstaaten und beschäftigt rund 6 700 Bedienstete am Hauptsitz in München, in Den Haag/Rijswijk (Niederlande), Berlin und Wien (Österreich). Weitere Informationen sind unter www.epo.org/about-us/tenders zu finden.

  2. Vergabeverfahren:

    Wettbewerbliches Verhandlungsverfahren mit Leistungswettbewerb

  3. Beschreibung des Auftrags:

    1. Gegenstand des Auftrags:

      Das Ziel ist die Einführung standardisierter Prozesse in der Direktion "Gebäude und Technische Gebäudeausrüstung" (Technisches Facility Management) des EPA.

      Das EPA sucht einen strategischen Partner zur Unterstützung in folgenden Kernthemen: Projektsteuerung, Entwicklung und kontinuierliche Verbesserung eines Prozessmodells für die Instandhaltung von Verwaltungsgebäuden, Betrieb und Weiterentwicklung der eingesetzten Software-Tools, IT-Service-Management, Weiterentwicklung des Dienstleister-Steuerungsmodells, Entwicklung einer IOT Plattform, Business Intelligence (BI), Facility Services-Audits und Weiterentwicklung einer Instandhaltungsstrategie.

      Die maßgeblichen Systeme sind: CAFM System Archibus für Instandhaltungsprozesse, verschiedene SharePoint 2013 Portale, eine Cloud-Applikation für Dienstleistungssteuerung (bereit für das Deployment).

      Der Umfang wird derzeit auf ca. 1.500 Manntage über einen Zeitraum von 5 Jahren geschätzt. Auch ist das Betreiben von verschiedenen Cloud Services Teil der Ausschreibung.

  4. Erfüllungsort und Leistungsfrist:

    1. Erfüllungsort:

      • Bob-van-Benthem-Platz 1, D-80469 München
      • PschorrHöfe, Bayerstr. 34, D-80335 München
      • Patentlaan 2, NL-2288 EE Rijswijk
    2. Vertragslaufzeit oder Ausführungsfrist:

      Die Ausführung ist nach der Zuschlagserteilung im Zeitrahmen von Juni 2019 – Juni 2023 vorgesehen.
      Der Vertrag hat eine geplante Laufzeit von 5 Jahren.

  5. Einzelheiten des Verfahrens:

    1. Verhandlungsrahmen

      Folgende Aspekte der Ausschreibung werden Gegenstand von Verhandlungen sein:

      • Wie wird der Auftragnehmer das EPA bei der Verwirklichung der vorgenannten Ziele, z.B. bei der Einführung von Softwaremodulen unterstützen? Welches Personal, mit welchen Qualifikationen stellt der Auftragnehmer zur Verfügung.
      • Die Höhe der Aufwandsentschädigung (Tagessätze je Qualifikation und Nebenkosten)

      Nach Abschluss der Verhandlungen werden die Bieter aufgefordert, ein neues, das Ergebnis der Verhandlungen widerspiegelndes Angebot vorzulegen.

    2. Informationen über mehrere aufeinanderfolgende Verhandlungsphasen und eine Reduzierung der Zahl der Angebote:

      Geplant sind ein bis zwei Verhandlungsrunden, nach deren Abschluss von den Bietern eine Bestätigung der Verhandlungsergebnisse und die Vorlage eines entsprechend überarbeiteten Angebots erwartet werden.

      Das EPA kann während und nach jeder Verhandlungsrunde die Zahl der Angebote reduzieren.

    3. Das EPA behält sich die Möglichkeit vor, den Auftrag ohne Verhandlung zu vergeben.

  6. Antrag auf Teilnahme am wettbewerblichen Verhandlungsverfahren, Sprache:

    1. Annahmeschluss für Anträge auf Teilnahme am wettbewerblichen Verhandlungsverfahren und etwaige unter d) geforderte Auskünfte und Nachweise, die zusammen mit dem Antrag einzureichen sind:

      20. März 2019, 12.00 Uhr MEZ

    2. Bezeichnung und Anschrift der Stelle, an die die Anträge auf Teilnahme zu richten sind:

      Europäisches Patentamt
      Zentrale Beschaffung
      E-Mail: mntenderclarifications@epo.org

    3. Sprache oder Sprachen, in denen der Antrag auf Teilnahme und das Angebot abzufassen sind:

      Deutsch

    4. Kriterien für die Beurteilung der zur Auftragsausführung erforderlichen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters:

      Bieterprofil
      Aufgrund der Art und der technischen Komplexität des zu vergebenden Auftrags, der speziellen Anforderungen und der geplanten Nutzungsdauer sollten die Bieter, insbesondere das angebotene Personal umfassende Erfahrung im Bereich Projektmanagement und Change Management haben. Nachgewiesene Kompetenz im (technischen) Facility Management und in der strukturierten Entwicklung von KPI und dem operativen Berichtswesen sind unabdingbar. Einschlägige Erfahrungen mit den eingesetzten Softwaretools SharePoint und CAFM ARCHIBUS sind von Vorteil.

      Dieses breite Leistungsspektrum kann vom Bieter mit Einsatz von Subunternehmen oder in Form einer Bietergemeinschaft abgedeckt werden. Gewünscht wird die Leistung "aus einer Hand“, mit minimalem Steuerungsaufwand für die EPA zu beauftragen.

      Referenzen
      In Anbetracht der Komplexität dieses Projekts und seiner Bedeutung für das EPA sollte das angebotene Personal über ausreichend Erfahrung mit vergleichbaren Projekten verfügen.
      Sie sollten daher Referenzen von mindestens drei vergleichbaren Projekten vorweisen können.

      Präsenz vor Ort
      Die Bieter sollten eine Niederlassung oder Vertretung in München haben. Es werden keine Reisekosten für den Standort München vergütet. Reisen nach Den Haag werden pauschal nach Bedarf vergütet.

      Geheimhaltung
      Die im Rahmen dieses Projekts erworbenen Informationen und Kenntnisse sind vertraulich, weswegen die Bieter die angefügte Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen müssen.

      Allgemeines
      Bieter sollten bei Interesse umgehend per E-Mail eine Liste der auszufüllenden Unterlagen (Geheimhaltungsvereinbarung, Vorlage usw.) anfordern. Die geforderten Informationen sind spätestens bis zu dem unten genannten Termin einzureichen.

  7. Rechtsform einer Bietergemeinschaft:

    Reichen mehrere Bieter ein gemeinsames Angebot ein, so haften sie gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen. Zusammen mit dem Angebot ist eine entsprechende von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft unterzeichnete Erklärung einzureichen, in der ein Vertreter bestimmt ist, der bevollmächtigt ist, für alle Mitglieder zu handeln.

  8. Bindefrist:

    6 (sechs) Monate ab Einreichungsdatum der Angebote
    Mit Vorlage eines überarbeiteten Angebots verliert das ursprüngliche Angebot seine Gültigkeit, und für das überarbeitete Angebot gilt eine erneute sechsmonatige Bindefrist.

  9. Kriterien für die Zuschlagserteilung:

    • Technische Bewertung (60 %)
    • Finanzielle Bewertung (40 %)
  10. Sonstige Angaben:

    Für das Verfahren gelten folgende Termine und Fristen:

    Veröffentlichung des Aufrufs zum Wettbewerb

    11. Februar 2019

    Annahmeschluss für die Anträge auf Teilnahme

    26. Februar 2019,
    12.00 Uhr MEZ

    Versand der Aufforderung zur Teilnahme und der Ausschreibungsunterlagen an ausgewählte Bieter

    26. Februar 2019

    Annahmeschluss für Rückfragen beim EPA

    06. März 2019,
    12.00 Uhr MEZ

    Beantwortung etwaiger Fragen durch das EPA

    08. März 2019

    Annahmeschluss für Angebote

    20. März 2019,
    12.00 Uhr MEZ

    Präsentation der Angebote und erste Verhandlungsrunde

    02. April 2019 (München)

    Annahmeschluss für überarbeitete Angebote nach der ersten Verhandlungsrunde

    10. April 2019,
    12.00 Uhr MEZ

    Zweite Verhandlungsrunde (sofern erforderlich)

    17. April 2019 (München)

    Annahmeschluss für überarbeitete Angebote nach der zweiten Verhandlungsrunde

    25. April 2019,
    12.00 Uhr MEZ

    Zuschlagserteilung

    Mai 2019

    Alle persönlichen Treffen und/oder Verhandlungen finden in den Dienstgebäuden des EPA in München statt. Die Reisekosten werden nicht erstattet.

Quick Navigation