Avis de mise en concurrence n° 2983 (D - Munich)

L’objectif réside dans la mise en place de processus standardisés au sain de la Direction Bâtiments et équipement technique des bâtiments (gestion techniques des bâtiments) de l’OEB

  1. Autorité responsable du marché :

    L'Organisation européenne des brevets (OEB), par l'intermédiaire de l'Office européen des brevets ; siège : Bob-van-Benthem-Platz 1, D-80469 Munich ; adresse postale : OEB, D-80298 Munich.
    L'OEB est une organisation intergouvernementale créée conformément à la Convention sur le brevet européen, qui est entrée en vigueur en 1977. Elle compte actuellement 38 États membres (l'Albanie, l'Allemagne, l'Autriche, la Belgique, la Bulgarie, Chypre, la Croatie, le Danemark, l'Espagne, l'Estonie, l'ex-République yougoslave de Macédoine, la Finlande, la France, la Grèce, la Hongrie, l'Irlande, l'Islande, l'Italie, la Lettonie, le Liechtenstein, la Lituanie, le Luxembourg, Malte, Monaco, la Norvège, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la Roumanie, le Royaume-Uni, Saint-Marin, la Serbie, la Slovaquie, la Slovénie, la Suède, la Suisse, la République tchèque et la Turquie). L'organe exécutif de l'OEB est l'Office européen des brevets, qui est chargé de la recherche et de l'examen concernant les demandes de brevet européen et de la délivrance de brevets européens. Il emploie environ 6 700 agents en poste à son siège à Munich, dans son département de Rijswijk à La Haye (NL) et dans ses agences à Berlin et à Vienne. (Le nombre d'États membres et d'agents peut changer.)

  2. Mode de passation du marché :

    Procédure concurrentielle avec négociation

  3. Description du marché :

    1. Objet du marché :

      L’objectif réside dans la mise en place de processus standardisés au sain de la Direction Bâtiments et équipement technique des bâtiments’ (gestion techniques des bâtiments) de l’OEB.

      l’OEB cherche ainsi un partenaire strategique pour un soutien competent dans les sujects suivants : gestion de projets, developpement et amélioration continue des models de processus pour l’entretien des bâtiments de fonction, maintien et développement des utils de logiciels en place, géstion des services de technologies d’information, Developement continue du modél de géstion des préstataires, dévelopment d’une plattforme IOT, Business Intelligence (BI) ainsi que des Audits de service d’entretien des bâtiments.

      Les systèmes informatiques importants en place sont : CAFM système Archibus, des portales divers de SharePoint 2013 egalement que des application cloud pour géstion des préstataires.

      L’entendu du projet est actuellement estiméee à environ 1500 jours-hommes sur une prériode de 5 années. Le mise en service des differents plattformes cloud fait également parti de cette appel d’offre.

  4. Lieu et période d'exécution :

    1. Lieu où le marché doit être exécuté :

      • Bob-van-Benthem-Platz 1, D-80469 München
      • PschorrHöfe, Bayerstr. 34, D-80335 München
      • Patentlaan 2, NL-2288 EE Rijswijk
    2. Durée du contrat ou délai de livraison ou d'exécution des prestations :

      Le contract prendra effet, après la signature, à partir de Juin 2019 pour une durée de cinq ans jusqu’a Juin 2023.

  5. Détails concernant la procédure :

    1. Portée de la négociation :

      Les éléments suivants feront l’objet de négotiations :

      • De quelle manière le prestataire assistera-t-il lÒEB dans la concrétisation des objectifs susmentionnés, par exemple dans l’introduction des modules logiciels ? Quel personnel, avec quelles quelifications, le prestataire met-il à disposition ?
      • Montant des indemnités : indemnités journalières en fonction de la qualification et des frais annexes.

      À l’issue des négociations, les candidats seront tenus de soumettre une nouvelle offre prenant en compte les résultats des négociations.

    2. Informations concernant les phases successives de la négociation et la réduction du nombre d'offres :

      Les négociations se déerouleront en deux(2) phases, après lequelles les candidats devront confirmer les résultats des négociations et soumettre une offre révisée. L’OEB sera en droit de réeduire le nombre d’offres pendant et prèes chaque phase de négociation.

    3. Possibilité d'attribuer le marché sans négociation :

      oui

  6. Demandes de participation à la procédure concurrentielle avec négociation, langue

    1. Date limite de dépôt des demandes de participation à la procédure concurrentielle avec négociation, ainsi que de toute information ou pièce justificative requise conformément au point d) ci-dessous et devant être produite avec la demande de participation :

      20 mars 2019, 12 h 00 (HEC)

    2. Nom et adresse du service auquel elles doivent être envoyées :

      Europäisches Patentamt
      Zentrale Beschaffung
      E-Mail: mntenderclarifications@epo.org

    3. Langue ou langues dans lesquelles les demandes de participation et les offres doivent être rédigées :

      Allemand

    4. Critères visant à évaluer les compétences, les capacités et la fiabilité des candidats concernant l’exécution du marché :

      Profil du candidat
      Comte tenu de la nature du marché à attribuer, de la complexité technique, des exigences spéciales et de la durée du contrat, les candidats doivent posséder une solide expérience dans le domaine de la gestion de projets et de la gestion du changement Des compétences reconnues dans la gestion (technique) des bâtiments et dans le développement structuré d’ICP et le systèeme de reporting sont indispensables. Le fait de disposer d’expériences appropriées avec les outils logiciels mis en oevre que sont SharePoit et CAFM ARCHIBUS constitue un atout.

      Références
      Compte-tenu de la complexité de ce projet et de son importance pour l’OEB, le personnel de l’offre doit posséeder une expérience suffisante dans des projets comparables.

      Présence locale
      Le candidat doit avoir une présence locale, ou être représenté, à Munich. Les frais de déplacement ne feront l’objet d’absolument aucun remboursement pour le site de Munich. Les déplacement à La Haye feront, au besoin, l’objet d’un remboursement forfaitaire.

      Confidentialité
      Sachant que les informations obtenues dans le cadre de ce projet sont confidentielles, les candidat doivent signer et joindre l’accord de confidentialité fourni.

      Généralités
      Si vous êtes intéressé par cet appel doffre, envoyez un e-mail dès que possible poiur recevoir les documents requis pour plus d’information et les modalitées de soumission d’offres.

  7. Forme légale du groupement, en cas d'offre soumise en commun :

    Si des candidats soumettent une offre en commun, ils doivent être conjointement et solidairement responsables de l'exécution des obligations découlant du contrat. Une déclaration à cet effet, dûment signée par tous les membres du groupement et désignant un représentant autorisé à agir pour le compte de tous les membres, doit accompagner l'offre.

  8. Durée obligatoire de validité des offres initiales/finales :

    Six mois à compter de la date limite de dépôt des offres mentionnée au point 6 a).

  9. Critères d'attribution du marché :

    • Evaluation technique (60%)
    • Evaluation financière (40%)
  10. Autres informations :

    Dans le tableau suivant vous trouvez tout les informations du planning de la procédure.

    Publication de l'avis de mise en concurrence

    11 février 2019

    Date limite de dépot de la demande de participation

    26 février 2019,
    12 h 00 (HEC)

    Envoi d'une invitation à participer et des documents d'appel d'offres au candidats sélectionnés

    26 février 2019

    Date limite pour adresser des questions à l'OEB

    6 mars 2019,
    12 h 00 (HEC)

    Réponses de l'OEB aux questions éventuelles

    8 mars 2019

    Date limite de dépôt des offres

    20 mars 2019,
    12 h 00 (HEC)

    Présentation des offres et première phase de négociations

    2 avril 2019 (Munich)

    Dépot des offres révisées après la première phase de négociations

    10 avril 2019,
    12 h 00 (HEC)

    Deuxième phase de négociations (si nécessaire)

    17 avril 2019 (Munich)

    Dépôt des offres révisées après la deuxième phase de négociations

    25 avril 2019,
    12 h 00 (HEC)

    Attribution du marché

    Mai 2019


    Tout les réunions/négociations physiques se tiendront au siège de l’OEB à Munich. Les frais encourus à cet égard par les candidats ne seront pas remboursés par l'OEB.
     

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