FAQ: Beschaffungsportal

Wie sollten sich bestehende Lieferanten im Beschaffungsportal des EPA anmelden?

Wenn Sie keine Einladungs-E-Mail vom EPA erhalten haben, senden Sie bitte eine E-Mail an supplier@epo.org. Bitte beachten Sie, dass die ursprünglichen Zugangsdaten sieben Tage lang gültig sind. Nach sieben Tagen ist eine neue Einladung erforderlich.

Die Einladungs-E-Mail enthält einen Link zur Ivalua-Plattform, auf der bestehende Lieferanten ein Passwort festlegen und sich dann im Portal anmelden können.

Wie können sich neue Lieferanten im Beschaffungsportal des EPA anmelden?

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Unternehmen bereits in der Lieferantendatenbank des EPA registriert ist, senden Sie bitte eine Anfrage an supplier@epo.org. Wir empfehlen neuen Lieferanten ausdrücklich, sich im Portal zu registrieren. Eine vollständige Registrierungsanleitung finden Sie im Nutzerleitfaden in Abschnitt 2 "Registrierung".

Welche Unternehmensdaten werden im Beschaffungsportal benötigt?

Bitte machen Sie folgende Angaben:

  • Firmenname
  • Sprache
  • Adresse
  • Kontaktperson

Bitte machen Sie auch mindestens eine und idealerweise alle der folgenden Angaben:

  • Handelsregistereintrag
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Steuernummer
  • DUNS (falls zutreffend)

In einem zweiten Schritt ist die Bankverbindung anzugeben.

Im Beschaffungsportal wird angezeigt, welche Felder auszufüllen sind.

Damit wir die Richtigkeit der Daten überprüfen können, fügen Sie bitte Nachweise für den Handelsregistereintrag (z. B. Auszug aus dem Handelsregister), die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (z. B. Bestätigung durch das Finanzamt) und die Bankverbindung (z. B. Schreiben der Bank) sowie ggf. ein ISO-Zertifikat bei.

Wie können Belegdokumente beigefügt werden?

Belegdokumente können im Reiter Dokumente und Zertifikate auf der linken Bildschirmseite hinzugefügt werden.

Wie können bestehende Lieferanten die Stammdaten ihres Unternehmens aktualisieren?

Siehe Abschnitt 3 "Änderung Ihrer Unternehmensdaten" im Nutzerleitfaden.

Während der Registrierung im Portal erhalte ich eine Fehlermeldung, dass ein Konto mit der E-Mail-Adresse bereits existiert.

Ihr Unternehmen ist bereits im Beschaffungsportal des EPA registriert. Für weitere Anweisungen wenden Sie sich bitte an supplier@epo.org.

Wie geht es nach der Registrierung weiter?

Nach der Registrierung erhalten Sie eine E-Mail mit der Bestätigung, dass Ihre Registrierung im Beschaffungsportal des EPA erfolgreich war. Dann können Sie sich mit Ihren Zugangsdaten anmelden und zusätzliche Daten wie Ihre Bankverbindung eingeben und Belegdokumente hinzufügen.

Damit wir die Richtigkeit der Daten überprüfen können, fügen Sie bitte Nachweise für den Handelsregistereintrag (z. B. Auszug aus dem Handelsregister), die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (z. B. Bestätigung durch das Finanzamt) und die Bankverbindung (z. B. Schreiben der Bank) sowie ggf. ein ISO-Zertifikat bei.

Ein Beschaffungsverantwortlicher des EPA überprüft Ihr Registrierungsformular. Wenn eine Geschäftsbeziehung besteht (Vertrag oder Bestellung), wird Ihr Unternehmen vollständig in das Portal aufgenommen.

Was ist zu tun, wenn der bestehende Lieferant nicht mehr unter einem bestimmten Firmennamen oder einer bestimmten Handelsregisternummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer existiert?

Wenn möglich, fügen Sie bitte im Reiter Dokumente und Zertifikate Nachweise über die Liquidation des Unternehmens oder andere Belege bei. Fügen Sie im Abschnitt Grund für Änderungsanforderung eine kurze Erklärung hinzu, dass das Unternehmen nicht mehr existiert.

Ist es möglich, ausgestellte Rechnungen oder Lieferscheine in das Beschaffungsportal hochzuladen?

Derzeit ist es nur möglich, Unternehmensstammdaten, Adressen und Kontaktinformationen einzugeben und zu aktualisieren. Weitere Funktionen werden in Zukunft hinzukommen.

Ist es möglich, die E-Mail-Adresse für die Anmeldung zu ändern?

Ja. Senden Sie bitte eine E-Mail an supplier@epo.org, dann wird eine neue Einladungs-E‑Mail an die neue E‑Mail-Adresse gesendet.

Unser Unternehmen erbringt keine Dienstleistungen mehr für das EPA. Müssen wir uns anmelden und unsere Daten aktualisieren?

Da Ihr Unternehmen früher Lieferant des EPA war, haben wir die Stammdaten Ihres Unternehmens auf das Beschaffungsportal migriert. Es besteht keine Verpflichtung, sich im Portal anzumelden.

Wozu dient das Beschaffungsportal des EPA?

Das Portal dient zur Registrierung neuer Lieferanten und als Selbstbedienungsportal für unsere bestehenden Lieferanten. Im Portal können unsere Lieferanten derzeit ihre Stammdaten aktualisieren. In Zukunft ist geplant, dieses Portal auf den gesamten Einkaufsprozess einschließlich des Dokumentenaustauschs zu erweitern.

Ist eTendering Teil des Beschaffungsportals?

Nein, das Beschaffungsportal und eTendering sind zwei separate Plattformen.

Für das eTendering registrieren oder anmelden

Ich habe die Unternehmensdaten aktualisiert und die Änderungen übermittelt, aber der Status lautet "Genehmigung in Bearbeitung". Es ist nicht möglich, etwas anderes zu aktualisieren. Was kann ich tun?

Die durchgeführten Änderungen müssen von einem Beschaffungsbeauftragten des EPA überprüft werden. Nachdem die Änderungen bestätigt wurden, wird die Funktion Eine Änderungsanforderung erstellen wieder verfügbar sein. Der Reiter Änderungsprotokoll enthält Informationen über den Status.

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