Procédures d'achat

L'OEB utilise différentes procédures lors de ses appels à la concurrence, en fonction de facteurs tels que la nature des biens ou des services à fournir, le délai d’exécution/de livraison des prestations ou leur valeur, entre autres. Les types d’appels à la concurrence et leurs principales caractéristiques sont présentés ci-dessous. En général, les marchés dont la valeur ne dépasse pas 15 000 EUR peuvent être attribués sans publication d’un avis. Les procédures concurrentielles de passation de marché par entente directe s'appliquent uniquement aux marchés dont la valeur est comprise entre 15 000 et 200 000 EUR.

Qu'est-ce qu'une procédure concurrentielle?

Une procédure concurrentielle est une procédure d'achat impliquant plusieurs candidats. L'OEB publie un appel ouvert à la concurrence ou invite plusieurs contractants sélectionnés à participer (procédure concurrentielle de passation de marché par entente directe). L'OEB évalue les offres et attribue le marché sur la base du prix ou d’un ensemble de facteurs (la qualité, le service, la rapidité d'exécution, etc.) sur une base discrétionnaire.

L'OEB privilégie les procédures de type ouvert. Les procédures restreintes telles que l’appel à la concurrence restreint (avec ou sans publication d’avis), la procédure concurrentielle de passation de marché par entente directe et la procédure de passation de marché par entente directe nécessitent une justification spéciale, qui fait l'objet d'un audit et d'un rapport séparés, et doit remplir les conditions pertinentes énoncées dans les documents d’appel à la concurrence.

Types de procédure de passation de marché

Appel à la concurrence ouvert: les avis sont publiés dans le Supplément au Journal officiel de l'Union européenne (Tenders Electronic Daily - TED) et sur la page Internet de l'OEB consacrée aux achats. Tout fournisseur intéressé peut répondre à l'avis publié.

Appel à la concurrence restreint: les fournisseurs qualifiés qui répondent aux critères de sélection énoncés dans l'avis publié sont invités par le Service central des achats à déposer une offre pour un marché.

Les appels à la concurrence, qu'ils soient ouverts ou restreints, sont diffusés dans l'ensemble des États contractants de la CBE et, le cas échéant, dans des États non contractants. Toutefois, il peut être renoncé à la diffusion des appels à la concurrence restreints lorsqu'une telle diffusion nuirait aux intérêts de l'Organisation en raison de la nature des fournitures, services ou travaux concernés.

Procédure concurrentielle avec négociation: le processus de sélection des fournisseurs qualifiés commence après la publication de l'appel à la concurrence sur la page Internet de l'OEB consacrée aux achats, afin de définir la portée de la négociation. Seuls les candidats jugés qualifiés pour exécuter le marché sont invités à participer à la procédure concurrentielle avec négociation.

Procédure concurrentielle avec négociation: les marchés peuvent être attribués dans une procédure concurrentielle avec négociation après un avis de mise en concurrence lorsque, dans des domaines particulièrement complexes sur le plan technique, il n'est pas possible de définir de manière satisfaisante les solutions capables de répondre aux besoins et aux objectifs de l'OEB pour permettre un appel à la concurrence ouvert ou restreint. L’avis de mise en concurrence fixe la portée de la négociation. Cette portée ne peut pas être étendue par la suite.

Procédures d'achat concurrentielles nécessitant une justification
a. Appel à la concurrence restreint sans publication d’avis (lorsque le risque pour la sécurité est élevé)
b. Procédure concurrentielle de passation de marché par entente directe

Achats exceptionnels
a. Procédure concurrentielle avec négociation (du fait d'une complexité technique, de l'absence de cahier des charges détaillé ou de difficultés à établir des comparaisons)
b. Entente directe
c. Système d'acquisition dynamique

Principes fondamentaux pour l'attribution des marchés publics

Concurrence
a. Une seule offre par fournisseur (les offres multiples sont autorisées dans certaines situations)
b. Traitement confidentiel des offres et de l'identité des candidats

Égalité de traitement/non-discrimination
a. Tous les candidats sont traités de manière égale – non-discrimination et neutralité requises
b. Toute information (ou absence d'information) susceptible de nuire à la concurrence est ignorée
c. Seules les offres complètes bénéficient d'un traitement égal
d. Les personnes chargées d'évaluer les offres agissent de manière impartiale

Transparence
a. L'appel à la concurrence / le cahier des charges précise les critères d'aptitude et d'attribution
b. Les décisions prises dans le cadre des appels à la concurrence sont documentées

L'OEB s'assure que les procédures d'achat sont conformes au règlement financier de l'Organisation et aux directives relatives à la passation des marchés, et qu'elles sont menées de manière professionnelle, correcte, équitable, ponctuelle et transparente. Les procédures d'achat de l'OEB sont régies par les principes suivants:

• Intégrité - les mises en concurrence sont menées de manière équitable et transparente, dans le respect des meilleures pratiques fondamentales
• Rapport coût-efficacité – excellent rapport qualité-prix
• Éthique – les procédures d'achat et les activités y afférentes respectent les pratiques commerciales éthiques
• Durabilité environnementale et sociale - les aspects de durabilité sont désormais inclus dans les critères d'évaluation des offres.
• Impartialité – non-discrimination des candidats, par exemple en raison de leur nationalité