FAQ: Die wichtigsten Änderungen der Vorschriften für das laufende Konto und ihrer Anhänge ab 1. Oktober 2019

Zur Straffung der Arbeitsabläufe und zur Erleichterung der Zahlungsabwicklung wurden die Vorschriften über das laufende Konto (VLK) und ihre Anhänge (Zusatzpublikation 4, ABl. EPA 2019) überarbeitet und umstrukturiert. Die wichtigste Änderung besteht darin, dass Rückerstattungsanweisungen seit 1. Oktober 2019 in einem elektronisch verarbeitbaren Format eingereicht werden müssen, damit eine durchgängig elektronische Bearbeitung von Rückerstattungen erleichtert wird (s. Mitteilung des EPA vom 20. August 2019, veröffentlicht in Zusatzpublikation 4, ABl. EPA 2019). Die nachstehende Auflistung häufig gestellter Fragen enthält Angaben zu den wichtigsten Änderungen, die sich aus der jüngsten Überarbeitung ergeben. Sie ist zur allgemeinen Information gedacht; die Zuständigkeit der mit dem Verfahren betrauten Organe bleibt davon unberührt.

Fragen

Systemausfall

Ausschließliche Online-Bearbeitung von Rückerstattungsanweisungen

Validierung von in der Online-Gebührenzahlung erteilten Abbuchungsaufträgen

Unzureichende Deckung – Bearbeitungsreihenfolge der Abbuchungsaufträge

Antworten

Systemausfall


Was kann ich tun, wenn mein IT-System abstürzt, während ich gerade einen Abbuchungsauftrag einreiche?

Sie können Ihre Gebühr(en) stattdessen über eine andere vom EPA angebotene Zahlungsart entrichten (z. B. per Banküberweisung) und gegebenenfalls einen Antrag nach Artikel 7 (3) GebO stellen (s. nächste Frage).

Wir empfehlen, für den Fall von Computerabstürzen in Ihrem Unternehmen ein internes Sicherheits-/Notfallverfahren einzurichten.


Was kann ich tun, wenn ich am letztmöglichen Zahlungstag einer bestimmten Gebühr wegen einer Systemstörung meinen Abbuchungsauftrag nicht einreichen kann und nicht sicher bin, ob die Ursache dem EPA zuzurechnen ist?

Zeiten, zu denen die Systeme aufgrund von Wartungsarbeiten nicht verfügbar sind, veröffentlicht das EPA in der Regel vorab auf seiner Website. Wir empfehlen, sich regelmäßig auf der Website über solche Ausfallzeiten zu informieren.

Wenn Sie auf der EPA-Website keinen Hinweis auf Systemprobleme finden und weiterhin Zweifel an der Ursache des Problems haben, können Sie die ausstehende Gebühr über eine andere vom EPA angebotene Zahlungsart (z. B. per Banküberweisung) unter Zahlung der Zuschlagsgebühr von 10 % (s. Artikel 7 (3) b) GebO) entrichten und einen Antrag nach Artikel 7 (3) GebO stellen. Parallel sollten Sie einen Antrag nach Nummer 5.5 VLK stellen und darauf hinweisen, dass die zulässigen elektronischen Einreichungswege für Abbuchungsaufträge (s. Nummer 5.1.2 VLK) nicht verfügbar waren, denn die Einreichungs- oder Zahlungssysteme des EPA können in Ausnahmefällen aus anderen Gründen als Wartungsarbeiten nicht zur Verfügung stehen (z. B. technische Störung). Die nach Artikel 7 (3) b) GebO entrichtete Zuschlagsgebühr wird zurückgezahlt, wenn sich erweist, dass die Systemstörung tatsächlich dem EPA zuzurechnen war.


Ausschließliche Online-Bearbeitung von Rückerstattungsanweisungen


Was bedeutet die Umstellung auf die ausschließliche Online-Bearbeitung von Rückerstattungsanweisungen?

Diese Umstellung bedeutet, dass Rückerstattungsanweisungen nur noch im elektronisch verarbeitbaren XML-Format über einen der in Nummer 8.2 VLK genannten elektronischen Einreichungswege erteilt werden können. Rückerstattungsanweisungen, die auf Papier, per Fax, über die Web-Einreichung, als PDF-Anhang oder über das Anmerkungsfeld der Online-Formblätter eingereicht werden, sind ungültig und werden nicht ausgeführt. Als Serviceleistung informiert Sie das EPA aber im Falle einer solchen ungültigen Rückerstattungsanweisung und wird Sie auffordern, etwaige Rückerstattungen online über epo.org/fee-payment-service/de/refund einzulösen.


Muss ich in meiner Rückerstattungsanweisung unbedingt das laufende Konto eines Verfahrensbeteiligten angeben, d. h. das Konto des zugelassenen Vertreters oder des Anmelders?

Nein. Nach der neuen Nummer 8.1 VLK können Sie auch das laufende Konto eines Dritten angeben. Erteilt werden muss die Rückerstattungsanweisung jedoch immer von einem Verfahrensbeteiligten, weil Dritte im Verfahren vor dem EPA nicht handlungsberechtigt sind. Eine von einem Dritten eingereichte Rückerstattungsanweisung wird ignoriert.


Ich möchte in die europäische Phase eintreten. Behalten die Rückerstattungsanweisungen, die ich dem EPA als Anmeldeamt erteilt habe, auch in der europäischen Phase ihre Gültigkeit?

Nein. Rückerstattungsanweisungen, die Sie dem EPA als Anmeldeamt oder als internationale Behörde nach dem PCT (ISA/IPEA) erteilen, gelten nur für die internationale Phase. Daher müssen Sie beim Eintritt in die europäische Phase neue Rückerstattungsanweisungen einreichen. Dazu können Sie das Formblatt EPA 1200E nutzen.


Prüft das EPA, ob eine Rückerstattungsanweisung zu dem Zeitpunkt, zu dem die Rückerstattung erfolgt, noch gültig ist?

Ja. Daher sollten Sie, damit die reibungslose Bearbeitung von Rückerstattungen gewährleistet ist, z. B. bei einem Vertreterwechsel oder bei einem Rechtsübergang prüfen, ob Ihre Rückerstattungsanweisungen klar formuliert und noch aktuell sind. Zur Aktualisierung können Sie das Formblatt EPA 1038E nutzen. Stellt das EPA fest, dass Rückerstattungsanweisungen nicht mehr aktuell sind, so löscht es von Amts wegen alle Anweisungen zur Vornahme von Rückerstattungen auf das laufende Konto eines Verfahrensbeteiligten, der aus dem Verfahren ausgeschieden ist. Ebenso löscht das EPA von Amts wegen alle Anweisungen zur Vornahme von Rückerstattungen auf das laufende Konto eines Dritten, wenn diese von einem aus dem Verfahren ausgeschiedenen Verfahrensbeteiligten erteilt wurden.


Enthält die Akte keine oder unklare Rückerstattungsanweisungen, werden Sie vom EPA aufgefordert, etwaige Rückerstattungen anhand eines in der Aufforderung angegebenen Rückerstattungscodes online über epo.org/fee-payment-service/de/refund einzulösen. Da der Rückerstattungscode vertraulich ist, ist diese Aufforderung nicht öffentlich und somit im Europäischen Patentregister nicht sichtbar. Wenn Sie einen Rückerstattungscode erhalten, gehen Sie auf die oben genannte Website, melden Sie sich an oder loggen Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort ein und geben Sie die Anmeldenummer, den Rückerstattungscode und das Bankkonto an, auf das die Rückerstattung erfolgen soll.

Enthält die Akte keine oder unklare Rückerstattungsanweisungen, werden Sie vom EPA aufgefordert, etwaige Rückerstattungen anhand eines in der Aufforderung angegebenen Rückerstattungscodes online über epo.org/fee-payment-service/de/refund einzulösen. Da der Rückerstattungscode vertraulich ist, ist diese Aufforderung nicht öffentlich und somit im Europäischen Patentregister nicht sichtbar. Wenn Sie einen Rückerstattungscode erhalten, gehen Sie auf die oben genannte Website, melden Sie sich an oder loggen Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort ein und geben Sie die Anmeldenummer, den Rückerstattungscode und das Bankkonto an, auf das die Rückerstattung erfolgen soll.


Validierung von in der Online-Gebührenzahlung erteilten Abbuchungsaufträgen


Was ist der Zweck dieser Funktion?

Die Validierungsfunktion erlaubt eine automatische Zurückweisung von Abbuchungsaufträgen, die als Einzel- oder Sammelabbuchungsauftrag in der Online-Gebührenzahlung für eine Anmeldung erteilt wurden,

die nicht mehr vor dem EPA anhängig ist – dies betrifft erteilte Patente (Jahresgebühren) oder endgültig abgeschlossene Anmeldungen (Jahresgebühren oder Gebühr für die Eintragung des Rechtsübergangs);

für die dieselbe Gebühr vorher schon einmal gezahlt wurde, sofern es sich nicht um eine Gebühr handelt, die im Verfahren vor dem EPA mehrmals anfallen kann;

für die eine Jahresgebühr vor dem frühestmöglichen wirksamen Zahlungstag (Regel 51 (1) EPÜ) entrichtet wurde.

Die automatische Zurückweisung in der Online-Gebührenzahlung verringert sowohl für die Nutzer als auch für das EPA den Verwaltungsaufwand für die Rückzahlung unwirksamer Gebühren.


Ich bin zu spät in die europäische Phase eingetreten und muss mehrere Weiterbehandlungsgebühren zahlen. Werden diese von der Validierungsfunktion für die Überprüfung auf doppelte Zahlung automatisch zurückgewiesen? Was passiert, wenn ich später im Verfahren noch eine Weiterbehandlungsgebühr zahlen muss?

Die neue Funktion weist eine doppelt gezahlte Gebühr nur dann zurück, wenn sie nur einmal im Verfahren anfallen kann, wie z. B. die Anmeldegebühr oder die Jahresgebühr für das dritte, vierte, fünfte und weitere Jahre. Gebühren, die im Verfahren vor dem EPA mehrmals anfallen können, wie z. B. die Weiterbehandlungsgebühr, sind von der Validierungsfunktion ausgeschlossen. Eine Liste der ausgeschlossenen Gebühren findet sich in Anhang A.3 der VLK.


Was passiert, wenn eine Zahlung irrtümlich von der Validierungsfunktion zurückgewiesen wird?

Nach der Validierung erhalten Sie eine systemgenerierte Nachricht, dass die Zahlung nicht ausgeführt werden konnte. Die Nachricht kann jederzeit ausgedruckt oder heruntergeladen werden und wird im Kontoverlauf im Ordner "Zurückgewiesene Zahlungen" gespeichert. Dadurch können sowohl Sie als auch das EPA die Angelegenheit zurückverfolgen. Wird also eine Zahlung irrtümlich zurückgewiesen, hat dies keinen Rechtsverlust zur Folge, und der Tag der versuchten Zahlung wird als Zahlungstag anerkannt.


Überprüft die Validierungsfunktion auch Abbuchungsaufträge, die über die Online-Einreichung (OLF) oder die neue Online-Einreichung (CMS) erteilt wurden?

Nein. Im Fall irrtümlicher Zahlungen infolge von Abbuchungsaufträgen, die über OLF oder CMS erteilt wurden, erstattet das EPA die irrtümlich gezahlte Gebühr entsprechend der in der Akte befindlichen Rückerstattungsanweisungen auf das laufende Konto zurück.


Unzureichende Deckung – Bearbeitungsreihenfolge der Abbuchungsaufträge


Was passiert, wenn das Guthaben meines laufenden Kontos nicht für alle in meinem Abbuchungsauftrag angegebenen Gebühren ausreicht? Bucht das EPA dann trotzdem Gebühren ab, und wenn ja, welche?

Ja. Die Gebühren werden in aufsteigender Reihenfolge der Gebührencodes abgebucht, solange das Guthaben ausreicht. Einzige Ausnahme ist die Zusatzgebühr für die 36. und jede weitere Seite einer Anmeldung (Gebührencodes 501 und 520), die Teil der Anmeldegebühr (Gebührencodes 001 und 020) ist und daher zusammen mit dieser abgebucht wird.

Kann ein Abbuchungsauftrag nicht vollständig ausgeführt werden, wird solange kein weiterer Abbuchungsauftrag bearbeitet, bis das Konto wieder aufgefüllt ist.

Beispiel

Eine EP-Anmeldung hat 38 Seiten und wird am 12. Oktober 2019 eingereicht. Über das CMS wird ein Abbuchungsauftrag erteilt, und zwar für die Anmeldegebühr (001), die Zusatzgebühren (501), die Recherchengebühr (002), die Benennungsgebühr (005) und die Prüfungsgebühr (006). Der Kontostand beträgt 857 EUR.

Die Gebühren werden in der folgenden Reihenfolge abgebucht: 001, 501, 002, 005 und 006, bis das Guthaben aufgebraucht ist. Sobald das Konto wieder aufgefüllt wird, werden die noch offenen Gebühren mit Wirkung vom Tag der Auffüllung abgebucht.

Wird jedoch das laufende Konto nicht rechtzeitig aufgefüllt bzw. ein Abbuchungsauftrag erst am letzten Zahlungstag der fälligen Gebühren eingereicht, so wird unter Umständen eine Weiterbehandlung erforderlich.

Auf jeden Fall liegt es in der Verantwortung des Kontoinhabers, dafür zu sorgen, dass sein laufendes Konto eine ausreichende Deckung für alle erteilten Abbuchungsaufträge aufweist.


Ich wurde informiert, dass das Guthaben meines laufenden Kontos für einen Abbuchungsauftrag nicht ausgereicht hat. Um einen Rechtsverlust zu vermeiden, habe ich die Gebühren sofort per Kreditkarte gezahlt. Was passiert jetzt mit meinem anhängigen Auftrag zur Abbuchung der Gebühren von meinem laufenden Konto?

Wenn Sie die Gebühren über eine andere vom EPA zugelassene Zahlungsart entrichtet haben, müssen Sie sich keine Sorgen um einen anhängigen Abbuchungsauftrag machen, der wegen einer unzureichenden Deckung des Kontos nicht ausgeführt werden konnte. Ein Abbuchungsauftrag, der zwei Monate nach seinem Eingang beim EPA oder dem als späterem Ausführungstermin angegebenen Tag noch immer anhängig ist, wird vom EPA aus der Liste der offenen Abbuchungsaufträge in der Online-Gebührenzahlung gelöscht, vorausgesetzt

die im Abbuchungsauftrag angegebene Gebühr wurde über einen anderen Zahlungsweg entrichtet oder

die betreffende Patentanmeldung gilt als endgültig abgeschlossen.


Quick Navigation