FAQ: Principales modifications apportées à la réglementation applicable aux comptes courants (RCC) et à ses annexes depuis le 1er octobre 2019

La RCC et ses annexes (publication supplémentaire 4, JO OEB 2019) ont été révisées et restructurées afin de rationaliser la procédure et de faciliter le traitement des remboursements. La principale modification concerne les instructions de remboursement qui, depuis le 1er octobre 2019, doivent être déposées dans un format permettant un traitement électronique afin de faciliter le traitement entièrement électronique des remboursements (cf. Communiqué de l'OEB en date du 20 août 2019, publié dans la publication supplémentaire 4, JO OEB 2019). La présente liste de questions fréquemment posées vise à fournir des informations sur les principaux changements résultant des révisions récentes. Cette liste est conçue comme une source d'informations générales et n'a aucune incidence sur la compétence des services chargés des procédures.

Questions

Dysfonctionnement des systèmes

"Traitement uniquement électronique" des instructions de remboursement

Validation des paiements par ordre de débit initiés dans le paiement des taxes en ligne

Crédit insuffisant - ordre de traitement des ordres de débit

Réponses

Dysfonctionnement des systèmes


Que puis-je faire si mon système informatique tombe soudainement en panne alors que je suis en train de déposer mon ordre de débit ?

Vous pouvez acquitter la (les) taxe(s) via un autre mode de paiement proposé par l'OEB, par exemple par virement bancaire, et, le cas échéant, présenter une requête au titre de l'article 7(3) du règlement relatif aux taxes (RRT ; cf. question suivante).

Nous vous recommandons d'établir une procédure interne de sécurité/d'urgence pour traiter toute panne de ce type.


Que puis-je faire si, le dernier jour du délai de paiement d'une taxe donnée, je ne parviens pas à déposer mon ordre de débit en raison d'un problème de système, sans savoir si ce problème est imputable à l'OEB ?

En règle générale, l'OEB annonce à l'avance, sur son site Internet, toute période d'indisponibilité pour maintenance. Nous vous recommandons de consulter régulièrement le site Internet afin de connaître les périodes d'indisponibilité.

Si vous ne trouvez aucune information concernant des problèmes de système sur le site Internet de l'OEB, et que vous avez encore des doutes quant à l'origine du problème, vous pouvez acquitter la taxe due via un autre mode de paiement proposé par l'OEB (par exemple par virement bancaire) et présenter une requête au titre de l'article 7(3) RRT, en pensant à acquitter la surtaxe de 10 % (cf. article 7(3)b) RRT). Parallèlement, vous devriez présenter une requête au titre du point 5.5 RCC, en indiquant que les moyens autorisés pour le dépôt d'ordres de débit (cf. point 5.1.2 RCC) n'étaient pas disponibles, puisque les outils de dépôt ou de paiement de l'OEB peuvent exceptionnellement être indisponibles pour des raisons autres que des travaux de maintenance (par exemple à cause d'un dysfonctionnement). La surtaxe acquittée au titre de l'article 7(3)b) RRT sera remboursée s'il s'avère que l'échec du système était bien imputable à l'OEB.


"Traitement uniquement électronique" des instructions de remboursement


Qu'entend-on par "traitement uniquement électronique" des instructions de remboursement ?

Cela signifie que les instructions de remboursement ne peuvent être déposées qu'au format XML, c'est-à-dire dans un format permettant un traitement électronique, en utilisant l'un des moyens électroniques énumérés au point 8.2 RCC. Les instructions de remboursement déposées sur papier, par télécopie, au moyen du service de dépôt par formulaire en ligne, en tant que pièce jointe au format PDF ou en utilisant le champ d'annotation dans les formulaires en ligne ne sont pas valables et ne seront donc pas traitées. En cas d'instructions de remboursement non valables, l'OEB vous informera de sa propre initiative et vous invitera à demander en ligne tout remboursement, via le site epo.org/fee-payment-service/fr/refund.

Est-il obligatoire d'indiquer dans mes instructions de remboursement un compte courant détenu par une partie à la procédure, par exemple par le mandataire européen ou par le demandeur ?

Non. Conformément au nouveau point 8.1 RCC, vous pouvez également indiquer un compte courant détenu par un tiers. Nous vous rappelons toutefois que les instructions de remboursement doivent toujours être déposées par une partie à la procédure, étant donné que les tiers ne sont pas habilités à agir dans la procédure devant l'OEB. Par conséquent, les instructions de remboursement déposées par des tiers auprès de l'OEB seront ignorées.


Je souhaite que ma demande entre dans la phase européenne. Les instructions de remboursement que j'ai remises à l'OEB agissant en qualité d'office récepteur restent-elles valables pendant la phase européenne ?

Non. Les instructions de remboursement que vous avez remises à l'OEB agissant en qualité d'office récepteur ou d'administration internationale au titre du PCT (ISA/IPEA) ne sont valables que pendant la phase internationale. Vous devez donc déposer de nouvelles instructions de remboursement lors de l'entrée dans la phase européenne. Pour ce faire, vous pouvez utiliser le formulaire OEB 1200E.


L'OEB vérifie-t-il si les instructions de remboursement sont toujours valables lorsqu'un remboursement doit être effectué ?

Oui. Par conséquent, afin de garantir un traitement efficace des remboursements, vous devez veiller à ce que vos instructions de remboursement soient claires et actuelles, notamment en cas de changement de mandataire ou de transfert de droits. Pour ce faire, vous pouvez utiliser le formulaire OEB 1038E. Si l'OEB constate que des instructions de remboursement sont obsolètes, il supprime d'office toutes les instructions visant à effectuer les remboursements sur un compte courant détenu par une partie qui s'est retirée de la procédure. L'OEB supprime également d'office toute instruction provenant d’une partie qui s’est retirée de la procédure et visant à effectuer les remboursements sur un compte courant détenu par un tiers.


Que se passe-t-il si le dossier ne comprend pas d'instructions de remboursement ?

Si le dossier ne comprend pas d'instructions de remboursement, ou si les instructions reçues sont ambiguës, l'OEB vous invite à demander le remboursement en ligne via son site Internet (epo.org/fee-payment-service/fr/refund) à l'aide du code de remboursement indiqué dans la notification. Ce code de remboursement étant confidentiel, la notification n'est pas publique et n'est donc pas accessible via le registre de l'OEB. Lorsque vous recevez un code de remboursement, rendez-vous sur le site Internet mentionné ci-dessus, inscrivez-vous ou connectez-vous avec votre adresse électronique et votre mot de passe, puis indiquez le numéro de la demande, le code de remboursement et le compte bancaire sur lequel le remboursement doit être effectué.


Validation des paiements par ordre de débit initiés dans le paiement des taxes en ligne


Quel est l'objectif de cette fonctionnalité ?

La fonction de validation permet de rejeter automatiquement les ordres collectifs ou uniques de débit initiés dans le paiement des taxes en ligne qui concernent des demandes :

qui ne sont plus en instance devant l'OEB (dans le cas de brevets délivrés (taxes annuelles) ou de demandes définitivement closes (taxes annuelles et taxes d'inscription de transfert)) ;

pour lesquelles la même taxe a déjà été acquittée auparavant, sauf si cette taxe fait partie de celles qui peuvent être acquittées à plusieurs reprises pendant la procédure devant l'OEB ; ou

pour lesquelles une taxe annuelle est acquittée avant la première date de paiement valable applicable (règle 51(1) CBE).

Ce rejet automatique au niveau du service de paiement des taxes en ligne permet de réduire les tâches administratives liées au remboursement des taxes indûment acquittées, pour les utilisateurs comme pour l'OEB.


Ma demande est entrée dans la phase européenne de façon tardive et je dois acquitter plusieurs taxes de poursuite de la procédure. Ces opérations seront-elles automatiquement rejetées par la fonction de validation contrôlant les doubles paiements ? Que se passe-t-il si je dois acquitter une taxe de poursuite de la procédure à un stade ultérieur de la procédure ?

La nouvelle fonction rejette les doubles paiements de taxes qui ne doivent être acquittées qu'une seule fois au cours de la procédure, par exemple la taxe de dépôt ou la taxe annuelle pour la troisième/quatrième/cinquième/etc. année. Les taxes qui peuvent être acquittées à plusieurs reprises pendant la procédure devant l'OEB, par exemple la taxe de poursuite de la procédure, sont exclues du contrôle des doubles paiements. La liste des taxes exclues est disponible dans l'Annexe A.3 à la RCC.


Que se passe-t-il si la fonction de validation rejette par erreur un paiement ?

Après la validation, vous recevrez un message, généré par le système, indiquant que le paiement n'a pas pu être effectué. Ce message peut être imprimé ou téléchargé à tout moment et est enregistré dans l'historique du compte, dans le dossier des paiements rejetés. Cela permet aux utilisateurs et à l'OEB de reconstituer l'historique. Par conséquent, si un paiement est rejeté par erreur, aucune perte de droit ne se produit et la date de la tentative de paiement est acceptée comme date de paiement.


La fonction de validation contrôle-t-elle également les ordres de débit déposés via le dépôt en ligne ou le CMS ?

Non. Si des paiements erronés sont effectués sur la base d'ordres de débit déposés via le dépôt en ligne ou le CMS, l'OEB rembourse la taxe correspondante sur le compte courant conformément aux instructions de remboursement dont il dispose.


Crédit insuffisant - ordre de traitement des ordres de débit


Que se passe-t-il si le crédit de mon compte courant ne suffit pas à couvrir toutes les taxes indiquées dans mon ordre de débit ? L'OEB prélèvera-t-il des taxes et si oui, lesquelles ?

Oui ; les taxes sont prélevées dans un ordre précis, à savoir dans l'ordre croissant des codes de taxes, tant que le crédit le permet. Étant donné que la taxe additionnelle due pour une demande comportant plus de 35 pages (codes de taxes 501, 520) fait partie de la taxe de dépôt (codes 001, 020), elle est prélevée avec celle-ci.

Si un ordre de débit ne peut pas être exécuté entièrement, aucun autre ordre de débit n'est exécuté tant que le compte n'est pas dûment approvisionné.

Exemple

Une demande EP comporte 38 pages et est déposée le 12.10.2019 ; un ordre de débit est déposé via le CMS pour la taxe de dépôt (001), les taxes additionnelles (501), la taxe de recherche (002), la taxe de désignation (005) et la taxe d'examen (006). Le compte présente un solde de 857 EUR.

Les taxes seront débitées dans l'ordre suivant : 001, 501, 002, 005 et 006, jusqu'à l'épuisement du crédit. Lorsque le compte sera approvisionné, les taxes dues seront débitées avec effet à compter de la date d'approvisionnement.

Cependant, si le compte courant n'est pas approvisionné dans les temps et/ou si un ordre de débit est déposé le dernier jour du délai de paiement des taxes dues, la poursuite de la procédure pourra être demandée.

Dans tous les cas, il incombe aux titulaires de comptes courants de s'assurer que leur compte courant est suffisamment approvisionné pour couvrir tous les ordres de débit soumis.


J'ai été informé(e) que le crédit de mon compte courant n'était pas suffisant pour exécuter entièrement un ordre de débit. Afin d'éviter une perte de droits, j'ai immédiatement réglé les taxes par carte de crédit. Que deviendra l'ordre de débit en suspens visant à prélever les taxes sur mon compte courant ?

Si vous avez effectué le paiement via un autre mode de paiement accepté par l'OEB, vous n'avez pas à vous soucier d'un quelconque ordre de débit en suspens n'ayant pas pu être exécuté en raison d'un crédit insuffisant. Si un ordre de débit est encore en suspens plus de deux mois après sa date de réception ou après la date de paiement différée demandée, l'OEB le supprime de la liste des ordres de débit en suspens dans le paiement des taxes en ligne si l'une des conditions suivantes est remplie :

la taxe indiquée dans l'ordre de débit a été acquittée par un autre mode de paiement ;

la demande de brevet concernée est considérée comme définitivement close.


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