FAQ – Zahlung über das laufende Konto in der Zentralen Gebührenzahlung

Allgemeine Informationen

Wie kann ich zur Erteilung eines Abbuchungsauftrags auf die Zentrale Gebührenzahlung zugreifen?

Die Zentrale Gebührenzahlung ist als Online-Dienst auf der Website des EPA unter nachstehendem Link erreichbar. Bitte beachten Sie, dass Sie eine Smartcard benötigen, um die neue Funktion für die Erteilung von Abbuchungsaufträgen zu nutzen.

Nutzerkonten/Smartcards

Ich habe bereits ein Nutzerkonto für die Kreditkartengebührenzahlung. Brauche ich für die neue Funktion für die Erteilung von Abbuchungsaufträgen ein neues Konto?

Sie benötigen eine Smartcard zur Authentifizierung, damit Sie in der Zentralen Gebührenzahlung Abbuchungsaufträge erteilen können.

Ich habe bereits eine Smartcard für die Online-Gebührenzahlung. Kann ich diese Smartcard auch für die Anmeldung zur Zentralen Gebührenzahlung nutzen?

Ja. Wenn Sie bereits eine mit Ihrem laufenden Konto verknüpfte Smartcard besitzen, können Sie diese auch für die Zentrale Gebührenzahlung nutzen.

Ich habe bei der Anmeldung mit meiner Smartcard das falsche Zertifikat benutzt. Die Smartcard erneut einzuführen und "Erneuter Versuch" zu klicken, hat nicht funktioniert. Was muss ich tun?

Schließen Sie den Browser und beginnen Sie von vorn. Achten Sie darauf, das korrekte Zertifikat auszuwählen.

In der Zentralen Gebührenzahlung sieht die Login-Seite für die Smartcard-Anmeldung ungewohnt aus. Sie unterscheidet sich von der Login-Seite der anderen Online-Dienste. Hat das seine Richtigkeit?

Das EPA hat vor Kurzem seine Authentifizierungsverfahren aktualisiert, und die Zentrale Gebührenzahlung nutzt als erster Dienst das neue Backend. Deswegen sieht die Login-Seite anders aus.

Laufendes Konto

Kann ich bzw. sollte ich mein laufendes Konto über die Zentrale Gebührenzahlung auffüllen?

Nein. Bitte füllen Sie Ihr laufendes Konto per Banküberweisung auf, und geben Sie im Verwendungszweck das Wort "Auffüllung" (oder falls der Platz nicht ausreicht, die Abkürzung "Auff.") bzw. "Deposit" gefolgt von der Nummer des laufenden Kontos beim EPA (achtstellige Nummer beginnend mit 28) an.

Weitere Informationen finden Sie unter Nummer 3.2 der Vorschriften über das laufende Konto (VLK).

Kann ich in der Zentralen Gebührenzahlung mein laufendes Konto überwachen?

Nein. Derzeit können Sie den Kontostand und die Kontoauszüge Ihres laufenden Kontos nur über die Online-Gebührenzahlung einsehen.

In der Zentralen Gebührenzahlung erteilte, aber noch offene Abbuchungsaufträge sowie in der Zentralen Gebührenzahlung gezahlte, aber zurückgewiesene Gebühren finden Sie nur in der Zentralen Gebührenzahlung unter Meine Zahlungsaufträge bzw. Zurückgewiesene Zahlungen; in der Online-Gebührenzahlung werden diese nicht angezeigt.

Abbuchungsaufträge

Bietet die Zentrale Gebührenzahlung zusätzliche Funktionen, die in der Online-Gebührenzahlung nicht verfügbar sind?

Die Zentrale Gebührenzahlung bietet erhebliche Vorteile gegenüber der derzeitigen Online-Gebührenzahlung, so zum Beispiel:

  • die Anzeige der fälligen Gebühren und der Fälligkeitstage einzelner Zahlungen,
  • die Vornahme von Sammelzahlungen im CSV- oder XML-Format,
  • die Vorbereitung von Zahlungen, indem sie dem Warenkorb hinzugefügt werden und der Bezahlvorgang später abgeschlossen wird,
  • die Änderung der ausgewählten Gebühren (Gebührencodes können geändert oder gelöscht und Beträge angepasst werden), solange der Bezahlvorgang noch nicht abgeschlossen ist,
  • Validierung der ausgewählten Gebühren (ähnlich wie bei der Online-Gebührenzahlung).

Kann ich über die Zentrale Gebührenzahlung einen automatischen Abbuchungsauftrag erteilen oder widerrufen?

Nein. Automatische Abbuchungsaufträge können derzeit ausschließlich über die Online-Gebührenzahlung erteilt und widerrufen werden. Geplant ist jedoch, diese Funktion 2022 in die Zentrale Gebührenzahlung zu migrieren. Wenn die Online-Gebührenzahlung dann kurze Zeit später abgeschaltet wird, können Sie Ihr Konto in der Zentralen Gebührenzahlung überwachen und vollständig von dort aus verwalten.

Kann ich meine über die Zentrale Gebührenzahlung erteilten Abbuchungsaufträge in der Online-Gebührenzahlung als offene Abbuchungsaufträge sehen?

Nein. Über die Zentrale Gebührenzahlung erteilte Abbuchungsaufträge werden nicht in der Liste der offenen Abbuchungsaufträge in der Online-Gebührenzahlung angezeigt. Sie finden sie aber in der Zentralen Gebührenzahlung unter Meine Zahlungsaufträge, wo sie den Status Eingereicht haben.

Denken Sie daher bei der Berechnung Ihres Kontostands daran, die offenen Abbuchungsaufträge aus der Zentralen Gebührenzahlung zu denen aus der Online-Gebührenzahlung hinzuzuaddieren.

Beachten Sie bitte, dass alle mit der Verwaltung laufender Konten verbundenen Funktionen derzeit noch ausschließlich über die Online-Gebührenzahlung zugänglich sind. Geplant ist jedoch, diese Funktionen 2022 in die Zentrale Gebührenzahlung zu migrieren. Wenn die Online-Gebührenzahlung dann kurze Zeit später abgeschaltet wird, können Sie Ihr Konto in der Zentralen Gebührenzahlung überwachen und vollständig von dort aus verwalten.

Kann ich meine zurückgewiesenen Gebühren in der Online-Gebührenzahlung sehen?

Nein. In der Zentralen Gebührenzahlung zurückgewiesene Gebühren werden nicht im Ordner Zurückgewiesene Zahlungen der Online-Gebührenzahlung angezeigt. Sie finden sie aber in der Zentralen Gebührenzahlung unter Zurückgewiesene Zahlungen.

Ich finde meine Abbuchungsaufträge nicht in der Liste "Meine Zahlungsaufträge". Woran könnte das liegen?

Es gibt zwei verschiedene Ansichten, je nachdem mit welcher Authentifizierung Sie sich anmelden.

Wenn Sie sich mit Ihrer Smartcard anmelden, werden alle Zahlungen (Kreditkarte, Banküberweisung, laufendes Konto) angezeigt, die Sie unter Verwendung Ihrer Smartcard getätigt haben.

Melden Sie sich dagegen mit Ihrer E‑Mail-Adresse und Ihrem Passwort an, werden nur die mit diesem Authentifizierungsverfahren getätigten Zahlungen (Kreditkarte, Banküberweisung) angezeigt.

Dasselbe gilt für zurückgewiesene Zahlungen.

Ich habe mehrere Gebührenzahlungen vorbereitet und sie im Warenkorb hinterlegt. Als ich mich das nächste Mal angemeldet habe, waren sie nicht mehr im Warenkorb. Woran könnte das liegen?

Es gibt zwei verschiedene Warenkörbe, je nachdem mit welcher Authentifizierung Sie sich anmelden.

Zahlungen, die Sie vorbereiten, während Sie mit Ihrer Smartcard angemeldet sind, werden nicht im Warenkorb angezeigt, wenn Sie sich mit Ihrer E‑Mail-Adresse und Ihrem Passwort anmelden.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie sich wieder mit demselben Authentifizierungsverfahren anmelden, damit Sie Ihre vorbereiteten Zahlungen sehen können.

Wann gilt eine über die Zentrale Gebührenzahlung vorgenommene Zahlung als eingegangen?

Als Zahlungstag gilt nach Nummer 5.4.1 der Vorschriften über das laufende Konto (VLK) der Tag, an dem der Abbuchungsauftrag beim EPA eingeht, vorausgesetzt auf dem Konto ist eine ausreichende Deckung vorhanden. Normalerweise ist das derselbe Tag, an dem auch der Abbuchungsauftrag in der Zentralen Gebührenzahlung erteilt wird. Der Eingangstag ist in der Auftragsbestätigung angegeben, die von der Zentralen Gebührenzahlung automatisch generiert wird. Sobald die Gebühren wirksam von Ihrem laufenden Konto abgebucht wurden (Nr. 5.2.4 VLK), ändert sich der Status des Auftrags von Eingereicht in Bezahlt.

Erhalte ich in der Zentralen Gebührenzahlung eine Zahlungsbestätigung für meinen Abbuchungsauftrag?

Ja. Sobald die Gebühren von Ihrem laufenden Konto abgebucht worden sind, erhalten Sie automatisch eine Zahlungsbestätigung im PDF-Format.

Diese PDF-Datei wird in der Zentralen Gebührenzahlung unter Meine Zahlungsaufträge gespeichert, nicht aber in der Online-Gebührenzahlung.

Bitte beachten Sie, dass diese PDF-Datei bei unzureichender Deckung des laufenden Kontos erst dann generiert wird, wenn alle im jeweiligen Abbuchungsauftrag angegebenen Gebühren abgebucht worden sind. In der PDF-Datei sind dann unterschiedliche Zahlungstage ausgewiesen.

Sammelzahlungen

Kann ich in der Zentralen Gebührenzahlung eine Sammelzahlung vornehmen?

Ja. Sie können eine Sammelzahlungsdatei im CSV- oder XML-Format hochladen.

Wie nehme ich eine Sammelzahlung vor?

Um eine Sammelzahlung vorzunehmen, müssen Sie eine XML- oder CSV-Datei erstellen, die die betreffenden Anmeldenummern und Zahlungsdaten enthält.

Nachdem Sie Ihre Datei erstellt haben, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich mit Ihrer Smartcard bei der Zentralen Gebührenzahlung an.
  2. Wählen Sie in der Navigationsleiste Gebührenzahlung und dann Gebührendatei hochladen.
  3. Klicken Sie auf Datei hochladen.
  4. Wählen Sie die Datei aus und laden Sie sie hoch.
  5. Klicken Sie zum Schluss auf Dem Warenkorb hinzufügen.

Das System erkennt automatisch die verschiedenen Felder und berechnet den Gesamtbetrag. Sie können dann entweder direkt zur Kasse gehen oder dem Warenkorb noch weitere Gebühren hinzufügen.

Gebührengruppe "Fällige Gebühren"

Warum wurde die neue Gebührengruppe "Fällige Gebühren" eingeführt?

Diese neue Gebührengruppe wurde eingeführt, um die Zentrale Gebührenzahlung zu verbessern und den Nutzern zu helfen, die Gebühren korrekt und fristgerecht zu entrichten. Hier werden die Verfahrensgebühren angezeigt, die laut Akte zum jeweiligen Zeitpunkt für eine bestimmte Patentanmeldung oder ein bestimmtes Patent fällig sind.

Das als Fälligkeitstag angegebene Datum entspricht dem letzten Tag der Zahlungsfrist.

Sie können die Gebührenbeträge ändern, wenn Sie in der Akte noch nicht erfasste Änderungen vorgenommen haben, die zu anderen Gebührenbeträgen führen. Für die Richtigkeit geänderter Gebührenbeträge sind Sie selbst verantwortlich.

Bestimmte Gebühren werden nicht in der Gebührengruppe Fällige Gebühren angezeigt. Dazu gehören die Einspruchs- und die Beschwerdegebühr sowie verschiedene Verwaltungsgebühren. Nähere Informationen finden Sie in ABl. EPA 2020, A130.

Kann ich selbst entscheiden, ob ich die fälligen Gebühren zahle, oder ist die Zahlung obligatorisch?

Die Zahlung der in der Gebührengruppe Fällige Gebühren angezeigten Gebühren ist nicht obligatorisch. Wir empfehlen Ihnen jedoch, diese Funktion zu nutzen.

Lassen sich die Beträge der in der Gebührengruppe "Fällige Gebühren" angezeigten Gebühren ändern?

Ja. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit geänderter Gebührenbeträge sind Sie jedoch selbst verantwortlich.

In der Gebührengruppe "Fällige Gebühren" werden keine Gebühren angezeigt, aber ich möchte eine Zahlung vornehmen. Was kann ich tun?

Bitte wählen Sie eine andere Gebührengruppe.

Validierung von Zahlungen

Welchen Zweck hat die Validierungsfunktion?

Die Validierungsfunktion erkennt folgende Fehler und weist die betreffende Gebühr automatisch zurück:

  • Jahresgebühren für endgültig abgeschlossene Anmeldungen oder Patente,
  • Gebühr für die Eintragung eines Rechtsübergangs für eine endgültig abgeschlossene Anmeldung,
  • doppelt gezahlte Gebühren, d. h. wenn dieselbe Gebühr bereits gezahlt wurde, sofern es sich nicht um eine Gebühr handelt, die im Verfahren vor dem EPA mehrmals anfallen kann,
  • Zahlung von Jahresgebühren vor dem frühestmöglichen wirksamen Zahlungstag (Regel 51 (1) EPÜ).

Die automatische Zurückweisung von Zahlungen reduziert sowohl für die Nutzer als auch für das EPA den Aufwand für die Bearbeitung und Rückerstattung unwirksam entrichteter Gebühren.

Ich bin zu spät in die europäische Phase eingetreten und muss mehrere Weiterbehandlungsgebühren zahlen. Werden diese von der Validierungsfunktion für die Überprüfung auf doppelte Zahlung automatisch zurückgewiesen? Was passiert, wenn ich später im Verfahren noch eine weitere Weiterbehandlungsgebühr zahlen muss?

Die neue Funktion weist eine doppelt gezahlte Gebühr nur dann zurück, wenn sie nur einmal im Verfahren anfallen kann, wie z. B. die Anmeldegebühr oder die Jahresgebühr für das dritte, vierte, fünfte und weitere Jahre. Gebühren, die im Verfahren vor dem EPA mehrmals anfallen können, wie z. B. die Weiterbehandlungsgebühr oder die zusätzliche Recherchengebühr bei Nichteinheitlichkeit, sind von der Überprüfung auf doppelte Zahlung (Validierungsfunktion) ausgeschlossen.

Was passiert, wenn eine Zahlung irrtümlich von der Validierungsfunktion zurückgewiesen wird?

Nach der Validierung erhalten Sie eine systemgenerierte Nachricht, dass die Zahlung nicht ausgeführt werden konnte. Die Nachricht kann jederzeit ausgedruckt oder heruntergeladen werden und wird in der Liste Zurückgewiesene Zahlungen gespeichert, die Sie in der Navigationsleiste unter Gebührenzahlung finden. Dadurch können sowohl Sie als auch das EPA die Angelegenheit zurückverfolgen. Stellt sich heraus, dass eine Zahlung irrtümlich zurückgewiesen wurde, wird der Tag der versuchten Zahlung als Zahlungstag anerkannt und ein möglicherweise eingetretener Rechtsverlust wird geheilt.

Bitte beachten Sie, dass zurückgewiesene Gebührenzahlungen, die in der Zentralen Gebührenzahlung getätigt wurden, nicht im Ordner Zurückgewiesene Zahlungen der Online-Gebührenzahlung angezeigt werden.

Ich habe eine Nachricht erhalten, dass eine Zahlung zurückgewiesen wurde, finde diese aber nicht in der Liste der zurückgewiesenen Zahlungen. Woran könnte das liegen?

Das bedeutet, dass Sie den Bezahlvorgang nach der Validierung nicht vollständig abgeschlossen haben.

Die Validierung erfolgt während des Bezahlvorgangs. Zurückgewiesene Gebühren werden automatisch aus Ihrem Warenkorb entfernt. Unter Zurückgewiesene Zahlungen werden sie aber erst angezeigt, wenn Sie den Bezahlvorgang fortsetzen, eine Zahlungsart auswählen und den Zahlungsauftrag tatsächlich erteilen.

Wenn Sie den Bezahlvorgang abbrechen und stattdessen zum Warenkorb zurückkehren, um die ausgewählten Gebühren nochmals zu überprüfen oder um weitere Gebühren hinzuzufügen, dann sind die zurückgewiesenen Gebühren bereits aus Ihrem Warenkorb entfernt worden und werden nicht erneut validiert. Dementsprechend erscheinen sie auch nicht unter Zurückgewiesene Zahlungen.

Werden alle Gebühren zurückgewiesen, können Sie den Bezahlvorgang nicht abschließen, sodass auch in diesem Fall die betreffenden Gebühren nicht unter Zurückgewiesene Zahlungen angezeigt werden.

Bestätigungen und Liste der Zahlungsaufträge

Erhalte ich eine Auftragsbestätigung?

Nach Abschluss des Bezahlvorgangs in der Zentralen Gebührenzahlung, erhalten Sie eine herunterladbare und ausdruckbare Auftragsbestätigung. Diese ist auch in der Liste Meine Zahlungsaufträge zu finden.

Hier finden Sie auch Auftragsbestätigungen für Ihre Abbuchungsaufträge, sobald diese ausgeführt worden sind. Die Auftragsbestätigung enthält neben dem Zahlungstag alle sonstigen relevanten Angaben wie die Anmeldenummern, Gebührencodes und ‑beträge. Jede Anmeldung, für die Gebühren entrichtet wurden, wird auf einer eigenen Seite angezeigt.

In der Online-Gebührenzahlung wird Ihre Zahlung unter Kontobewegungen und in den Kontoauszügen angezeigt.

Kann ich in der Liste der Zahlungsaufträge sämtliche Aufträge meiner Organisation bzw. meines Unternehmens sehen?

Nein. Die Liste Meine Zahlungsaufträge in der Zentralen Gebührenzahlung ist nutzerspezifisch, d. h. sie enthält nur die über Ihr Nutzerkonto erteilten Abbuchungsaufträge.

Wenn Ihr Abbuchungsauftrag ausgeführt wurde, werden die betreffenden Gebührenzahlungen auch in der Online-Gebührenzahlung angezeigt.

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