Rechtsgrundlage für die IT-Roadmap

Der Beschluss des Präsidenten über das Pilotprojekt zur Einführung neuer Einrichtungen zur elektronischen Nachrichtenübermittlung für Verfahren vor dem EPA (ABl. EPA 2015, A28) bildet die Rechtsgrundlage für die schrittweise Umsetzung der IT-Roadmap, mit der das EPA seine aktuellen IT-Systeme deutlich verbessern will.

Verbesserung und Weiterentwicklung der IT-Systeme

Um mit der steigenden Nachfrage der Nutzer des Patentsystems und der Gesellschaft im Allgemeinen Schritt halten zu können, hat das EPA ein umfassendes Programm zur Verbesserung der IT-Unterstützung bei der Einreichung und Bearbeitung von Patentanmeldungen in die Wege geleitet. Dieses Programm ist in eine "IT-Roadmap" umgesetzt worden und hat zum Ziel, bessere Tools zur Unterstützung von Anmeldern und Prüfern bereitzustellen. Langfristig strebt das EPA die vollständige elektronische Bearbeitung europäischer Patentanmeldungen von der Einreichung bis zum Einspruchs- und Beschwerdeverfahren an.

Das EPA plant, ein umfassendes, sicheres und innovatives Case-Management-System zu schaffen, mit dem Patentanmeldungen in allen Phasen des Erteilungsverfahrens digital bearbeitet werden. Dieses neue System wird fast alle bestehenden Automatisierungsprozesse des EPA ersetzen und die Einreichung von Patentanmeldungen beim EPA (derzeit rund 290 000 jährlich) sowie die elektronische Abwicklung sonstiger Transaktionen unterstützen, von denen es derzeit pro Jahr rund 2,5 Millionen gibt.

Ziel des neuen Systems ist es, die elektronische Bearbeitung von Patentanmeldungen mittels einer erweiterten elektronischen Zusammenarbeit mit den Nutzern zu verbessern. Zu diesem Zweck ist beabsichtigt, dass Patentanmeldungen und weitere Unterlagen soweit möglich in Form von strukturierten Daten eingereicht werden, d. h. in einem Format wie XML, sodass sie direkt elektronisch bearbeitet werden können.

Pilotprojekt zur Einführung neuer technischer Einrichtungen zur Nachrichtenübermittlung

Die Umsetzung solcher umfassender Änderungen darf nicht zulasten der Kontinuität bei der Patentprüfung und bei anderen Tätigkeiten des EPA gehen, und die Nutzer erwarten zu Recht, dass neue Systeme getestet und voll funktionsfähig sind, bevor sie der Allgemeinheit zur Verfügung gestellt werden.

Das EPA hat daher entschieden, die neuen Tools schrittweise in Form verschiedener Pilotprojekte einzuführen. Ausgewählte Nutzergruppen werden aufgefordert werden, an der Pilotphase für diverse neue oder überarbeitete technische Funktionen teilzunehmen, die den Testnutzern nach und nach bereitgestellt werden, sobald die technischen Vorbereitungen und die internen Tests erfolgreich abgeschlossen sind. Diese Vorgehensweise soll das Risiko von Funktionsstörungen und Mängeln begrenzen und gleichzeitig aussagefähige Tests sicherstellen.

Trotz des Testcharakters der Pilotprojekte wird die Nutzung dieser technischen Funktionen in Verfahren vor dem EPA uneingeschränkte Rechtskraft entfalten, d. h. sie wird bindend und rechtswirksam sein. Der Testcharakter kann aber eine gewisse Flexibilität vonseiten des Amts und der Auftragnehmer erfordern, die die technischen Lösungen entwickeln. Daher behält sich das Amt das Recht vor, bereits in Betrieb befindliche technische Funktionen noch zu ändern. Für die teilnehmenden Nutzer wie auch für Dritte sollte es zudem ein Höchstmaß an Transparenz geben, d. h. die relevanten Metadaten zu diesen neuen technischen Funktionen werden zu Nachweiszwecken gesammelt. Nicht zuletzt müssen die Testnutzer vor negativen Folgen geschützt werden, die sich aus Störungen und Mängeln dieser Funktionen ergeben, wobei den berechtigten Interessen Dritter und der Öffentlichkeit im Ganzen Rechnung zu tragen ist.

Diese fundamentalen Grundsätze sind in den Beschluss des Präsidenten vom 11. März 2015 über das Pilotprojekt zur Einführung neuer Einrichtungen zur elektronischen Nachrichtenübermittlung für Verfahren vor dem EPA (ABl. EPA 2015, A28) aufgenommen worden, der die Rechtsgrundlage für das Pilotprojekt bildet, mit dem die IT-Roadmap umgesetzt wird.

Einzelheiten des Beschlusses des Präsidenten vom 11. März 2015

Der erste Teil des Beschlusses spiegelt die Grundprinzipien wider, also beschränkte Teilnahme (Artikel 2), Flexibilität (Artikel 1 (2) sowie Artikel 12, in dem der Erlass ergänzender, von diesem Beschluss abweichender Vorschriften und Regelungen erlaubt wird), Transparenz (Artikel 4) und Schutz der Testnutzer. Artikel 5, in dem es um diesen Schutz geht, beruht auf dem Grundsatz, dass ein Teilnehmer, der von solchen Funktionsstörungen betroffen ist, keinen Rechtsverlust erleiden darf, sofern er das EPA aktiv über eine solche Störung unterrichtet und gegebenenfalls die Verfahrenshandlung wiederholt. Soweit es um die Einreichung einer Patentanmeldung geht, ist der Anmelder in solchen Fällen verpflichtet, andere Wege zur Einreichung zu nutzen, damit er den Anmeldetag beibehalten kann. Das EPA wird also die Konsequenzen von Funktionsstörungen auffangen, allerdings nur, wenn die betroffenen Teilnehmer helfen, die Störung zu finden, und die notwendigen Informationen rechtzeitig übermitteln.

Im zweiten Teil des Beschlusses werden die wichtigsten derzeit geplanten technischen Funktionen aufgelistet und die entsprechenden Bestimmungen aufgeführt. Diese Funktionen werden nach und nach bereitgestellt, und potenzielle Testnutzer und die Öffentlichkeit werden auf der Website des EPA oder auf andere geeignete Weise über deren Implementierung sowie gegebenenfalls die Spezifikationen und die Bedingungen für die Teilnahme an der Pilotphase informiert; davon ausgenommen ist die elektronische Zustellung, die bereits in Regel 127 EPÜ und in Artikel 9 des Beschlusses geregelt ist.

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