FAQ – Dépôt en ligne (CMS)

Mise hors service du dépôt en ligne (CMS)

Quand le CMS sera-t-il mis hors service ?

La mise hors service du CMS prendra effet le 1er janvier 2022.

Quels services pourrai-je utiliser pour déposer des demandes de brevet en ligne après la mise hors service du CMS ?

À partir du 1er janvier 2022, vous pourrez utiliser le dépôt en ligne 2.0 (qui remplacera le CMS), le dépôt en ligne (OLF) et le dépôt par formulaire en ligne. Le service ePCT vous permettra de déposer des demandes de brevet internationales au titre du PCT ainsi que des documents relatifs à ce type de demandes.

Aurai-je toujours accès au CMS après sa mise hors service ?

À partir du 1er janvier 2022, il ne sera plus possible d’accéder au CMS qui sera supprimé du site Internet de l’OEB.

Aurai-je encore accès aux données enregistrées dans le CMS après le 31 décembre 2021 ?

Non. Nous vous recommandons vivement de transférer les données qui vous intéressent avant la fin de la période de transition.

Mes données enregistrées dans le CMS seront-elles automatiquement transférées vers le dépôt en ligne 2.0 ?

Non, mais les utilisateurs disposant des droits d’accès appropriés pourront transférer les données. Voir les points suivants.

Le carnet d’adresses enregistré dans le CMS sera-t-il transféré automatiquement vers le dépôt en ligne 2.0 ?

Non, mais les utilisateurs disposant des droits d’accès appropriés peuvent exporter le carnet d’adresses du CMS et l’importer dans le dépôt en ligne 2.0.

Comment puis-je transférer mon carnet d’adresses du CMS vers le dépôt en ligne 2.0 ?

Ouvrez le CMS et exportez votre carnet d’adresses au format UTF-8. Accédez ensuite au dépôt en ligne 2.0 et dans l’onglet Administration, sélectionnez Carnet d’adresses puis cliquez sur Importer.

Les en-têtes des colonnes du carnet d’adresses du CMS que vous souhaitez importer dans le dépôt en ligne 2.0 doivent être en langue anglaise. Pour éviter des manipulations manuelles après la migration, nous vous conseillons de sélectionner l’anglais en tant que langue de l’interface utilisateur du CMS avant d’exporter le carnet d’adresses. La langue d’exportation n’a aucune incidence sur le contenu du carnet d’adresses : une fois l’importation dans le dépôt en ligne 2.0 réalisée, les pays sont affichés dans la langue de l’interface utilisateur sélectionnée pour le dépôt en ligne 2.0 (français, allemand ou anglais).

Après l’exportation, vous pouvez modifier à nouveau la langue de l’interface utilisateur du CMS pour choisir le français ou l’allemand.

Puis-je importer mes demandes envoyées dans le dépôt en ligne 2.0 afin de recréer une archive ?

Le dépôt en ligne 2.0 n’autorise pas l’importation de demandes envoyées, y compris de paquets de pièces à déposer et d’accusés de réception. Il est uniquement possible de les exporter du CMS vers votre ordinateur. Par contre, vous pouvez transférer des pièces à déposer au statut de "Projet" du CMS vers le dépôt en ligne 2.0.

Comment puis-je transférer des pièces à déposer au statut de "Projet" du CMS vers le dépôt en ligne 2.0 ?

Ouvrez le CMS, sélectionnez la pièce à déposer que vous souhaitez exporter et cliquez sur Exporter. La pièce à déposer est exportée au format ZIP vers votre ordinateur. Accédez ensuite au dépôt en ligne 2.0 et dans l’onglet Administration, sélectionnez Importations de pièces à déposer puis cliquez sur Importer une pièce à déposer. Glissez-déposez ou sélectionnez le fichier ZIP, puis cliquez sur Importer. Votre pièce à déposer est importée avec le statut "Projet" et se trouve dans l’onglet Pièces à déposer.

Puis-je transférer des modèles du nouveau dépôt en ligne (CMS) vers le dépôt en ligne 2.0 ?

Oui, vous pouvez transférer des modèles. Dans le CMS, ouvrez sur le modèle que vous souhaitez exporter et cliquez sur "Utiliser le modèle pour une nouvelle demande". Une nouvelle demande est créée avec le statut "Projet" et peut désormais être exportée comme une pièce à déposer. Cliquer sur "Exporter" ; la pièce à déposer est exportée au format ZIP sur votre ordinateur. Accédez ensuite au dépôt en ligne 2.0, onglet "Administration", "Importations de pièces à déposer" et cliquez sur "Importer une pièce à déposer". Glissez-déposez ou sélectionnez le fichier ZIP, puis cliquez sur "Importer". Votre pièce à déposer est importée avec le statut "Projet" et se trouve dans l’onglet "Pièces à déposer". Pour enregistrer cette pièce à déposer en tant que modèle, sélectionnez-la et cliquez sur "Modifier". Une fois la pièce à déposer ouverte, cliquez sur "Enregistrer comme modèle".

J’essaie d’importer mes fichiers exportés du CMS dans le dépôt en ligne 2.0, mais j’obtiens le message d’erreur suivant : "Le système ne peut pas importer la demande". Pourquoi ?

Vous pouvez exporter jusqu’à 25 demandes du CMS ; le système créera un fichier ZIP qui contiendra les 25 demandes au format ZIP. Le dépôt en ligne 2.0 ne prend pas en charge l’importation de grands fichiers, ce qui signifie que vous devrez importer l’ensemble des 25 fichiers ZIP individuellement, un par un.

Comment puis-je m'inscrire au dépôt en ligne 2.0 ?

Si vous êtes inscrit en tant qu’utilisateur du CMS, vous avez accès au dépôt en ligne 2.0 en mode de démonstration. Si vous êtes un administrateur du CMS, vous êtes automatiquement défini comme administrateur du dépôt en ligne 2.0 et pouvez alors accéder à son environnement de démonstration et de production.

Si vous n’êtes pas un administrateur du CMS et que vous souhaitiez accéder à l’environnement de production du dépôt en ligne 2.0, vous devez contacter l’administrateur de votre organisation.

Si vous n’avez jamais utilisé le CMS, remplissez et envoyez le formulaire d’inscription. Nous traiterons votre demande et vous informerons quand vous pourrez commencer à utiliser le dépôt en ligne 2.0.

Une fois inscrit(e), quand pourrai-je commencer à utiliser le logiciel ?

Vous pourrez commencer à utiliser le dépôt en ligne 2.0 le premier jour ouvrable suivant la réception, par e-mail, de notre confirmation.

Si je ne trouve pas les informations dont j’ai besoin dans le guide d’utilisation et les FAQ, où puis-je chercher ?

Si vous avez besoin d’aide, utilisez notre formulaire de contact (sélectionnez la rubrique Services en ligne / recherche de brevets et le sujet Dépôt en ligne 2.0).

Le système est-il documenté formellement ? Quelles documentations sont à la disposition des utilisateurs ?

Nous mettons à disposition un guide d'utilisation:

Généralités

Qu’est-ce que le nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

Le nouveau dépôt en ligne (CMS) est le nouveau service Internet de l’OEB permettant aux utilisateurs d’une même organisation de travailler conjointement sur leurs demandes et de les déposer.

Que coûte l’utilisation du nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

Le nouveau dépôt en ligne (CMS) est un service gratuit.

L’utilisation du nouveau dépôt en ligne (CMS) me permet-elle de bénéficier de réductions de taxes ?

Les réductions de taxes en vigueur pour le dépôt sous forme électronique sont également applicables au CMS.

Qui peut utiliser le nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

Tout titulaire d’une carte à puce activée peut utiliser le nouveau dépôt en ligne (CMS). Il vous suffit pour cela de remplir le formulaire d’inscription en ligne (cf. « Inscription d’utilisateur »).

Inscription d’utilisateur

Comment puis-je m’inscrire au nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

Utilizez le Formulaire d’inscription en ligne au nouveau dépôt en ligne (CMS)

Une fois que vous aurez envoyé le formulaire, le Bureau clientèle de l’OEB traitera votre demande d’inscription et vous informera quand vous pourrez commencer à utiliser le CMS.

Puis-je inscrire moi-même des collègues au nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

Si vous disposez de droits d’administration de l’organisation dans le CMS, vous pouvez inscrire toute personne de votre organisation, à condition qu’elle détienne une carte à puce activée.

L’onglet Gestion des comptes vous donne un aperçu de tous les utilisateurs inscrits pour votre organisation. Pour en inscrire d’autres, il vous suffit de sélectionner Enregistrer un nouvel utilisateur pour mon organisation.

Une fois inscrit, quand pourrai-je commencer à déposer des documents ?

Vous pourrez commencer à utiliser le CMS le premier jour ouvrable suivant la réception, par e-mail, de la confirmation du Bureau clientèle de l’OEB.

Gestion des comptes

Puis-je attribuer certains droits aux utilisateurs dans le nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

Oui, vous pouvez, à condition que vous disposiez de droits d’administration de l’organisation. Ceci vous permet de gérer des profils d’utilisateur dans l’onglet Gestion des comptes.

Contrôle d’accès et cartes à puce

Quelles méthodes de contrôle d’accès le nouveau dépôt en ligne (CMS) offre-t-il ?

Pour accéder au CMS, vous avez besoin d’une carte à puce. Si vous en avez déjà une pour le logiciel du dépôt en ligne (OLF), vous pouvez l’utiliser aussi pour le CMS.

Ai-je besoin d’une carte à puce pour préparer et déposer des demandes de brevet au moyen du nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

Oui. Pour pouvoir utiliser le nouveau dépôt en ligne (CMS), vous devez être connecté en permanence à l’aide d’une carte à puce, y compris durant le processus de signature.

Où puis-je me procurer une carte à puce ?

Vous pouvez commander votre carte à puce en ligne, sur le site Internet de l’OEB. Vous recevrez un kit de démarrage contenant une carte à puce et le lecteur de carte.

Comment m’assurer que mon lecteur de carte à puce est correctement installé et que ma carte à puce est reconnue par mon ordinateur ?

Vous pouvez contrôler le fonctionnement de votre carte à puce et de vos certificats de la manière suivante :

Cliquez sur Démarrer -> Programmes -> Gemalto -> Classic Client -> Classic Client Toolbox -> Certificats. Vous verrez alors s’afficher les icônes des lecteurs dans la fenêtre qui apparaît.

Screenshot of GemSAFE Libraries

Je ne peux pas accéder au nouveau dépôt en ligne (CMS) avec ma carte à puce. Que dois-je faire ?

Veuillez contacter le Service clientèle de l’OEB.

Si j’entre un code PIN incorrect plus de trois fois de suite, comment puis-je débloquer ma carte à puce ?

Si ceci se produit, veuillez contacter le Service clientèle de l’OEB.

 

Puis-je utiliser un certificat logiciel pour accéder au nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

Les certificats logiciels fonctionnent de manière similaire à ceux enregistrés sur des cartes à puce, sauf qu’ils ne sont pas sécurisés par un mécanisme matériel tel que la puce sur une carte à puce. L’OEB n’accepte pas actuellement l’authentification au moyen de certificats logiciels.

Le CMS utilise-t-il un contrôle d’accès basé sur les rôles ?

Oui, le nouveau dépôt en ligne (CMS) permet aux utilisateurs d’y accéder en fonction de leur(s) rôle(s).

Les nouveaux utilisateurs créés disposent-ils uniquement des droits d’accès minimum nécessaires ?

Oui, le « principe du moindre privilège » s’applique lors de la création de nouveaux utilisateurs et de nouveaux rôles.

Serai-je automatiquement déconnecté(e) du CMS après un certain temps ?

Oui, les sessions expirent en cas d’inactivité de l’utilisateur pendant une longue période.

Je n'arrive plus à accéder au nouveau système de dépôt en ligne (CMS) depuis le 27 septembre 2015. Que dois-je faire ?

En raison des améliorations techniques mises en œuvre à compter du 27 septembre 2015, il n'est plus possible d'accéder au CMS avec Windows XP utilisé en association avec les navigateurs Internet Explorer 8 ou Chrome.

Pour accéder au CMS, deux solutions s'offrent à vous :

  • utiliser un autre système d’exploitation ou
  • passer à un autre navigateur (par ex. Mozilla Firefox) et mettre à jour le certificat de la carte à puce dans ce navigateur.

Exigences techniques et questions concernant le logiciel/matériel

De quel équipement ai-je besoin pour déposer des documents au moyen du nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

Pour déposer des documents en ligne via le nouveau dépôt en ligne (CMS), vous avez besoin d’un ordinateur disposant d’un port USB pour le lecteur de carte à puce et remplissant les conditions pour les pilotes logiciels du lecteur, ainsi que d’un navigateur Internet.

Dois-je installer des logiciels supplémentaires sur mon ordinateur pour pouvoir utiliser le nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

En tant qu’application Internet, ce service n’exige pas que les utilisateurs installent, sur leur ordinateur, d’autres applications en dehors du pilote du lecteur de carte à puce (cf. « Quels logiciels dois-je installer pour pouvoir utiliser la carte à puce de l’OEB ? »).

Quels logiciels dois-je installer pour pouvoir utiliser la carte à puce de l’OEB ?

Pour pouvoir travailler avec votre carte à puce, vous devez installer deux progiciels :

  • Pilote du lecteur de carte à puce Gemplus
  • Gemalto Classic Client /Gemsafe Libraries

Vous pouvez télécharger la version la plus récente de ces progiciels à l’adresse :

Gemalto est protégé par un mot de passe. Veuillez contacter le service clientèle de l’OEB pour obtenir votre mot de passe.

Quelles versions de navigateur Internet sont prises en charge par le nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

Les navigateurs Internet les plus récents sont pris en charge par l’application, dans la mesure où ils prennent en charge le protocole TLS 1.0 pour l’activation de transactions HTTPS.

Quelles sont les versions de Adobe Acrobat Reader prises en charge dans le dépôt en ligne ? D'autres lecteurs PDF sont-ils pris en charge ?

Adobe Acrobat Reader, version 11 ou supérieure doit être installé sur l'ordinateur équipé du Online Filing. Les versions 11 ou supérieure de l'Adobe Acrobat Reader sont prises en charge, à l'exclusion de tout autre lecteur PDF ou toute autre version d'Acrobat.

Puis-je utiliser le CMS sans être en ligne ?

Le nouveau dépôt en ligne (CMS) ne peut être utilisé qu’en ligne. Il n’est pas disponible en mode hors ligne.

Où trouver de l’aide ?

Si je ne trouve pas les informations dont j’ai besoin dans le didacticiel du nouveau dépôt en ligne (CMS), où puis-je chercher ?

Vous pouvez cliquer sur le lien Réglages et accès rapide aux fonctions du nouveau dépôt en ligne (CMS). Vous avez aussi la possibilité de contacter notre Service clientèle.

Le CMS est-il documenté formellement ? Quelles documentations sont à la disposition des utilisateurs ?

Il n’existe pas de documents publics sur l’architecture et les spécifications techniques de l’application. Le guide d’utilisation est disponible dans l’aide en ligne du CMS et sur le site Internet de l’OEB.

Où puis-je trouver de l’aide sur les fonctions du nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

Une fois connecté au nouveau dépôt en ligne (CMS), cliquez sur l’onglet Aide en ligne. Vous pouvez également consulter le Manuel de l’utilisateur sur le site Internet de l’OEB.

Qui puis-je contacter si j’ai besoin d’aide ?

Signature numérique

Quelles sont les exigences en matière de signature dans le nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

La signature de documents déposés via le nouveau dépôt en ligne (CMS) peut revêtir la forme d’une signature en fac-similé ou d’une signature alphanumérique. Par exemple : /Paul Durand /

Puis-je signer des demandes avec un certificat logiciel ?

L’OEB n’accepte pas actuellement des demandes signées ou envoyées à l’aide de certificats logiciels. Ceci inclut également les demandes déposées au moyen du nouveau dépôt en ligne (CMS).

Sécurité

Quelles directives et normes de sécurité s’appliquent au CMS ?

L’OEB a développé des directives et des normes en matière de sécurité de l’information qui sont conformes à la norme ISO 27001:2013. Nous vérifions la conformité du CMS avec ces directives avant la sortie de chaque nouvelle version.

Le nouveau dépôt en ligne (CMS) est-il contrôlé régulièrement pour détecter d’éventuelles lacunes de sécurité ?

Oui, l’OEB intègre des mesures et des tests de sécurité dans le processus de développement de l’application, aussi bien en interne que dans le cadre de la collaboration avec des tiers agréés.

Le CMS a-t-il ou exige-t-il l’accès aux données et aux informations de ma société ?

Le nouveau système de dépôt en ligne est une application basée sur Internet qui ne nécessite pas l’accès à des sources d’information externes. Les seules informations qui sont traitées par l’OEB sont celles qui ont été saisies et chargées par l’utilisateur.

Le CMS enregistre-t-il des informations localement ? Quelles informations sont enregistrées et comment sont-elles protégées contre un accès non autorisé ?

Le nouveau dépôt en ligne (CMS) est une application Internet. Autrement dit, seuls des cookies sont enregistrés localement. Ceux-ci contiennent uniquement des informations contextuelles utilisées, conformément aux normes de développement web, pour améliorer l’expérience de l’utilisateur.

Comment les mots de passe et les clés cryptographiques sont-ils protégés dans le logiciel ?

Grâce à l’utilisation de cartes à puce, les données d’identification de l’utilisateur sont protégées dans les cartes elles-mêmes et, par conséquent, seules les clés publiques sont stockées dans le CMS.

Quelles activités peuvent être journalisées par le CMS ? Comment l’accès aux fichiers journaux et aux pistes de vérification est-il restreint ?

Les fichiers journaux sont créés conformément aux mesures de sécurité de l’OEB. Les opérations réalisées par l’utilisateur et les informations chargées dans le système sont examinées minutieusement du point de vue de la sécurité (attaques DDoS, logiciels malveillants, etc...), mais les fichiers journaux n’enregistrent pas toutefois de données utilisateur. L’accès aux fichiers journaux est limité aux employés autorisés du service de sécurité de l’information de l’OEB, sous l’autorité du Chief Information Security Officer, et soumis aux recommandations et aux conseils de l’agent chargé de la protection des données.

Questions courantes concernant le dépôt et l’envoi de documents - documents

Types de documents : quels documents puis-je déposer à l’aide du nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

La nouvelle application de dépôt en ligne (CMS) vous permet de déposer des formulaires OEB 1001 (demande EP directe), EP 1200 (demande euro-PCT), PCT/RO/101 et OEB 1038 (pièces produites ultérieurement pour toutes les procédures EP et PCT, y compris la requête au titre du chapitre II du PCT, documents pour la procédure de recours et acte d’opposition (en PDF uniquement)).

Quels documents ne sont pas admis actuellement par le nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

  • Les demandes EP déposées via un office national des brevets

Dois-je envoyer un exemplaire de confirmation sur papier ?

Non.

Que se passe-t-il si j’envoie des documents dont le dépôt n’est pas admis par le nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

Les documents dont le dépôt n’est pas admis sont considérés comme n’ayant pas été reçus.

Traitement anticipé – Pamphlet international pas encore publié : J'aimerais déposer le formulaire 1200 (Entrée dans la phase européenne), mais la demande internationale n'a pas encore été publiée. Comment dois-je procéder pour saisir le nombre de pages pour la description, les revendications et les dessins si je n'ai pas l'intention d'introduire des modifications lors de l'entrée dans la phase régionale ?

Le mandataire doit demander les documents originaux tels que déposés auprès de l'office récepteur compétent, puis compléter le champ "Nombre de pages" en saisissant le chiffre correct ; l'OEB corrigera toute indication qui ne concorde pas avec le texte de la demande internationale tel que publié, avec les documents communiqués par l'OMPI conformément à l'article 20 PCT, ou avec des modifications produites. Si les documents originaux ne sont pas disponibles, il convient de procéder comme suit :

Dans la rubrique "Documents", cliquer sur le crayon dans le champ "Aperçu du document". Trois fenêtres séparées vont alors apparaître, pour "Description", "Revendications" et "Dessins". Le remplissage se fait de la manière suivante :

Dans la fenêtre de la description, cochez la case "Demande internationale telle que publiée" et tapez un "1" dans le champ "Nombre de pages". Cliquez ensuite sur "Suivant" pour faire apparaître la fenêtre contextuelle suivante relative aux revendications. Dans cette fenêtre, tapez le nombre de revendications, cochez  "Demande internationale telle que publiée" et tapez un "1" dans le champ "Nombre de pages". Cliquez ensuite sur "Suivant" pour faire apparaître la fenêtre contextuelle suivante relative aux dessins. Dans cette fenêtre, cochez la case "Demande internationale telle que publiée" et tapez un "1" dans le champ "Nombre de pages". Terminez en cliquant "Suivant".

Documents produits ultérieurement (Formulaire 1038) : puis-je envoyer des documents ultérieurement au dépôt pour toute demande ou juste pour celles que j’ai déposées via le CMS ?

Vous pouvez commencer à utiliser le Formulaire 1038 à tout moment, quelle que soit la façon dont vous avez déposé vos documents auparavant. Le CMS est tout simplement un nouveau moyen d’envoyer des documents à l’OEB.

Visualiser les documents envoyés : est-il possible de savoir exactement ce que l’OEB a reçu suite à mon dépôt à l’aide du nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

Oui, dans l’onglet Documents de votre demande, allez dans la table Fichiers générés par le système puis sélectionnez Exporter le fichier. Cliquez sur le lien Télécharger pour lancer le téléchargement d’un fichier zip contenant tous les documents que vous avez envoyés à l’OEB, y compris l’accusé de réception de l’OEB. Ces documents peuvent être exportés et sauvegardés au format PDF ou XML.

Comment présenter une requête au titre de PACE auprès de l'OEB ?

À compter du 1er janvier 2016, les demandeurs sont tenus d'utiliser le formulaire de requête prévu à cette fin (formulaire OEB 1005)  et de le joindre sous forme électronique au formulaire 1038E en tant que document "non public".

L'OEB ne traitera aucune requête présentée de manière informelle, c'est-à-dire sans utiliser le formulaire ad hoc, et/ou sur papier. De même, il n'est pas suffisant de formuler la demande de traitement accéléré dans l'onglet "Remarques (à inclure dans le formulaire de requête):" du logiciel de CMS.

Je veux déposer une demande de brevet européen revendiquant la priorité d'un document italien, mais le CMS n'accepte pas le format de numéro du document de priorité. Que puis-je faire ?

L'UIBM a introduit un nouveau système de numérotation en ligne.

Dans le nouveau système, un brevet national a un numéro au format XXAAAAZZZZZZZZZ, où XX identifie le type de PI concernée, AAAA l'année de dépôt et ZZZZZZZZZ un numéro séquentiel à neuf chiffres (par ex. 102014000000158).

Les utilisateurs qui veulent une recherche de nouveauté pour un brevet national qu'ils ont l'intention de déposer auprès de l'Office européen des brevets doivent continuer à citer le numéro de la demande dans l'ancien format, à savoir MI2014A000158.

L'ancien numéro de la demande est facile à trouver via la base de données nationale accessible sur le site Internet de l'UIBM, au moyen de la recherche par code ("ricerca per codice"). Si vous ne pouvez pas trouver l'ancien numéro, procédez de la manière suivante :

Entrez le terme "Remarques" dans le champ prévu pour le numéro du document de priorité.

Entrez le nouveau numéro de priorité dans le champ "Remarques" de la fenêtre "Demande".


 

Questions courantes concernant le dépôt et l’envoi de documents – pièces jointes

Normes de l’annexe F : Lorsque j’essaie de joindre un document PDF à ma demande EP, je reçois chaque fois le message d’erreur suivant : « Le document n’est pas conforme à l’annexe F ! Par conséquent, l’OEB peut exiger que la demande lui soit à nouveau envoyée ». Que dois-je faire ?

Pour garantir une parfaite conformité, vous devez vous assurer que votre générateur de PDF et les fichiers PDF qui en résultent remplissent les conditions suivantes :

  • toutes les polices de caractères doivent être intégrées à l’exception des polices Base 14 qui sont acceptées même si elles ne sont pas intégrées
  • les pages doivent être au format A4 ou inférieur
  • le PDF ne doit pas être crypté
  • le PDF doit correspondre à la version 1.4 (ou une version ultérieure)
  • le PDF ne doit pas contenir des objets incorporés en OLE.
  • Si vous générez le PDF à partir de documents papier au moyen de votre scanner d’entreprise, vous devez paramétrer votre scanner en conséquence.
  • Les fichiers PDF contenant une combinaison de pages dans les sens horizontaux et verticaux sont acceptés.
  • Les fichiers PDF ne doivent pas être signés.
  • L’application peut parfois détecter par erreur un défaut de conformité avec l’annexe F et rejeter le fichier. Il peut également refuser des fichiers dont la taille excède très légèrement les dimensions permises pour le format A4 (des documents PDF d’une taille maximum de 312 x 227 mm (A4 + 5 %) ou 12,28" x 8,94" (lettre + 5 %) sont acceptés).

Pour avoir la certitude que les fichiers PDF que vous avez créés seront acceptés par la nouvelle application de dépôt en ligne, vous pouvez aussi utiliser le convertisseur PDF Amyuni. Veuillez contacter le Service clientèle de l’OEB à ce sujet.

Nombre de pages : Lorsque j’essaie de saisir le numéro des pages de revendications (de la page, à la page), je reçois le message d’erreur suivant : « Les chevauchements ne sont pas autorisés ». Que signifie-t-il ?

Dans les champs De la page et À la page, vous devriez entrer le numéro des pages de revendications (par ex. 1-3) et non la numérotation continue des pages qu’ont les revendications dans les documents techniques (par ex. 16 -18).

Demandes PCT : lorsque j’essaie de joindre des fichiers PDF à ma demande PCT, j’obtiens un message de validation jaune ou rouge. Que dois-je faire ?

Assurez-vous que vos documents PDF remplissent les conditions suivantes :

  • Compatibilité avec la version 1.4 d’Adobe Portable Document
  • Pas de compression de texte pour faciliter la recherche
  • Pas de texte crypté
  • Pas d’objets OLE incorporés
  • Toutes les polices intégrées et avec licences

Si le problème persiste, contactez le Service clientèle de l’OEB ou adressez-vous directement à l’OMPI.

Pour avoir la certitude que les fichiers PDF que vous avez créés seront acceptés par la nouvelle application de dépôt en ligne, vous pouvez aussi utiliser le convertisseur PDF Amyuni. Veuillez contacter le Service clientèle de l’OEB à ce sujet.

Pour de plus amples informations sur les formats PDF, TIFF et JPG, veuillez consulter le site Internet de l’OMPI.

Comment puis-je joindre une demande PatXML dans le CMS ?

Vous devez d’abord convertir la demande PatXML (fichiers pxml et tiff) en un unique fichier zip. Puis, joignez ce fichier zip, en tant que Documents techniques au format XML, au formulaire dans le CMS.

Questions courantes concernant le dépôt et l’envoi de documents – questions de procédure

SISR/Formulaire 1200 : dans l’application de dépôt en ligne, où puis-je indiquer sur le formulaire d’entrée dans la phase européenne (Formulaire EP 1200) qu’un rapport de recherche internationale supplémentaire (SISR) a été établi par une administration chargée de la recherche internationale supplémentaire (SISA) au titre du PCT ?

Vous pouvez indiquer qu’un ou plusieurs rapports de recherche internationale supplémentaire ont été établis pendant la phase internationale en mentionnant la ou les administrations concernées, chargées de la recherche internationale supplémentaire (SISA), dans le champ Remarques, dans l’onglet Phase EP du formulaire EP 1200. Il n’est pas nécessaire de fournir une copie du rapport de recherche internationale supplémentaire, étant donné que l’OMPI la transmettra directement à l’OEB.

Règle 6 CBE (réduction des taxes) : dans le nouveau dépôt en ligne (CMS), où dois-je déclarer que je suis une entité au sens du paragraphe 4 ?

Pour confirmer que vous êtes une entité au sens de la Règle 6(4) CBE, il vous suffit de cocher la case correspondante sous Demande dans le Formulaire OEB 1001.

Article 9 du Règlement relatif aux taxes (remboursement des taxes de recherche) : où puis-je trouver la case à cocher pour demander le remboursement de la taxe de recherche (champ 40 sur le Formulaire 1001) ?

Cette option n’existe pas dans le CMS. Bien que le champ 40 figure encore sur le formulaire papier, il n’est pas utilisé en réalité, étant donné que c’est l’examinateur qui prend la décision de rembourser, ou non, la taxe.

Messages d’erreur

Aucun visionneur n'est disponible. Le document sélectionné ne peut être affiché. Le plugiciel de visionnage des PDF pour votre navigateur n'est peut-être pas installé. Veuillez consulter l'aide en ligne pour plus d'informations.

Ceci est un problème connu qui survient lorsqu'Internet Explorer 11 tourne dans un système Windows 64 bits. Le plugiciel Adobe Reader n'affiche pas de contenu dans cette version du navigateur. Nous vous recommandons d'utiliser une version 32 bits d'Internet Explorer, ou de visionner les fichiers PDF en passant par le lien de téléchargement.

"Cette page ne peut pas s’afficher." – Que signifie ce message ?

Internet Explorer 11 a certains problèmes de compatibilité avec Adobe Reader. Nous vous recommandons par conséquent d’utiliser un autre navigateur ou de forcer IE 11 à travailler dans une version inférieure (IE 10). Pour ce faire, appuyez sur la touche F12 pour afficher les outils de développement, puis sélectionnez IE10 comme Mode de navigateur.

Le même message peut apparaître si la connexion par carte à puce ne fonctionne pas. Cela pourrait se produire si le logiciel Gemalto n’est pas installé correctement et/ou si la carte à puce n’est pas insérée dans le lecteur.

Si ce message s’affiche, nous vous recommandons de vérifier les paramètres des protocoles SSL et TLS pour vous assurer qu’ils correspondent à ceux indiqués dans la capture d’écran ci-dessous.

Si le système ne vous demande pas d’entrer le PIN de votre carte à puce lorsque vous essayez de vous connecter au CMS, vérifiez alors que le logiciel Gemalto est installé correctement.

Pour accéder au CMS, il est nécessaire de mettre à jour les paramètres suivants :

Allez dans Options Internet et sélectionnez l’onglet Avancé.

Vérifiez que les options de votre navigateur correspondent à celles indiquées sur la capture d’écran suivante :

Outils - Modèles - Fonctionnalités

Puis-je importer/exporter mon carnet d’adresses dans le nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

Oui. Dans l’onglet Carnet d’adresses, sélectionnez Importer à partir d’un fichier ou Exporter le carnet d’adresses. Remarque : pour accéder à cet onglet, il faut que l’option Gestion du carnet d’adresses soit activée dans votre profil.

Dois-je énoncer séparément au format XML tous les États désignés que je souhaite importer de mon système de gestion de brevets ?

Non. Vous pouvez utiliser simplement l’option « Région/EP » pour désigner tous les États.

Comment puis-je créer un modèle vierge pour une demande internationale (Formulaire PCT/RO/101) dans le nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

Pour créer un modèle vierge pour une demande internationale, vous devez aller dans l’onglet Modèles et créer un Formulaire PCT/RO/101 dans la partie Nouveau modèle.

Est-il possible d’avoir plusieurs personnes qui travaillent en même temps sur la même demande dans le nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

Tous les utilisateurs inscrits dans le CMS pour la même organisation peuvent avoir accès mutuellement à leurs demandes. Plusieurs utilisateurs peuvent accéder à la même demande et travailler sur celle-ci tant qu’ils n’éditent pas la même fenêtre en même temps.

Si plusieurs utilisateurs éditent simultanément la même fenêtre de la même demande, le premier à sauvegarder les modifications apportées verra sa mise à jour enregistrée.

Mises à jour

Serai-je automatiquement informé(e) lors de la sortie d’une nouvelle version ?

Oui. Lors de la sortie d’une nouvelle version, l’OEB envoie un message système à tous les utilisateurs du nouveau dépôt en ligne (CMS). Un message pop-up s’affichera automatiquement la prochaine fois que vous vous connecterez après la sortie d’une nouvelle version.

Il est possible de consulter les messages système précédents dans l’onglet Messages système.

Je souhaiterais désigner un inventeur à l'aide du formulaire 1001. Pourquoi n'est-il plus possible de saisir une adresse complète dans la partie concernant l'inventeur ?

Depuis l'entrée en vigueur, le 1er avril 2021, de la version modifiée de la règle 19 CBE, les demandeurs, au moment de désigner les inventeurs, ne sont plus tenus d'indiquer les adresses complètes de ces derniers, mais doivent uniquement préciser le pays et le lieu de leur domicile. Le lieu du domicile, qui comprend, le cas échéant, le code postal, est la ville ou la commune dans laquelle l'inventeur a sa résidence permanente.

De la même manière, le formulaire 1002 a été modifié pour ne plus montrer les adresses complètes des inventeurs.

Ces modifications n'ont aucune incidence sur le droit conféré à l'inventeur par la règle 20(1) CBE de renoncer à son droit d'être mentionné.

Pour plus d'informations, voir le JO OEB 2021, A12.

Pourquoi n'y a-t-il plus d'option permettant aux inventeurs de renoncer à leur droit de recevoir une notification ?

Depuis l'entrée en vigueur, le 1er avril 2021, de la version modifiée de la règle 19 CBE, l'OEB ne signifie plus aux inventeurs leur désignation dans une demande de brevet. Il n'est donc plus nécessaire que les inventeurs puissent renoncer à leur droit de recevoir une notification.

Pour plus d'informations, voir le JO OEB 2021, A12.

Conversion (PDF, PatXML)

Comment puis-je convertir mes documents en pièces jointes au format PDF pour le nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

Dans le document, allez sous Fichier => Imprimer et sélectionnez le Convertisseur PDF Amyuni dans la liste d’imprimantes, puis validez en cliquant sur OK. Vous devrez donner un nom au fichier PDF résultant de la conversion. Le convertisseur PDF Amyuni est installé comme une imprimante normale et peut convertir des données de n’importe quel logiciel en données imprimables.

Vous pouvez aussi utiliser n’importe quel autre convertisseur PDF dès l’instant où les fichiers PDF qui en résultent sont conformes aux normes de l’annexe F. L’utilisation du convertisseur PDF Amyuni vous garantit dans tous les cas la conformité de vos documents à l’annexe F.

Comment puis-je produire des demandes de brevet en XML ?

Vous pouvez utiliser PatXML, un outil logiciel qui vous permet d’utiliser Microsoft Word pour produire des demandes EP et PCT au format XML (eXtensible Markup Language) (uniquement pour des documents techniques).

Les demandes au format XML seront acceptées dans la version 1.11 du nouveau système de dépôt en ligne (CMS).

Qu’est-ce que l’archive de pré-conversion dans le nouveau dépôt en ligne (CMS) ?

Dans l’archive de pré-conversion, vous pouvez ajouter dans un fichier .zip les documents (description, revendications, abrégé, dessins) dans leur format d’origine (p.ex. MS Word) que vous avez joints à votre demande en PDF ou XML.

Pourriez-vous me fournir le lien à la nouvelle version du convertisseur PDF Amyuni ?

La nouvelle version 5.0.1.3 du convertisseur PDF Amyuni est protégée par un mot de passe. Pour obtenir celui-ci, veuillez contacter le Service clientèle de l’OEB.

Dépôt de listages de séquences

Comment pourrai-je déposer des listages de séquences de nucléotides et/ou d’acides aminés dans le format textuel selon l’Annexe C de la norme ST.25 de l’OMPI dans le cadre d’une demande internationale ?

Dans l’onglet Documents, sélectionnez le type Listage de séquences – partie de la demande internationale et joignez à la demande internationale déposée sous forme électronique un listage de séquences dans le format textuel (*.app ou *.txt) selon l’Annexe C de la norme ST.25 de l’OMPI. Il n’est pas nécessaire de joindre le listage de séquences au format *.pdf.

Le nombre de pages sera automatiquement fixé à zéro afin que les pages du listage de séquences ne soient pas ajoutées au nombre de pages pour lesquelles une taxe doit être payée.

Date de réception des documents

Quelle est la date de réception de mes documents ?

La date de réception est la date à laquelle vous terminez le processus d’envoi.

Accusé de réception

Où puis-je trouver l’accusé de réception ?

Un accusé de réception détaillé est immédiatement disponible et prêt à être téléchargé dans l’onglet Documents de votre demande. Vous pouvez également y avoir accès en cliquant sur le lien hypertexte Numéro de demande.

Dans combien de temps vais-je recevoir mon numéro de demande ?

Le numéro de demande s’affiche immédiatement en haut de votre demande et figure sur l’accusé de réception.

Mon accusé de réception ne contient pas de numéro de demande. Que dois-je faire ?

Il se peut qu’il y ait exceptionnellement du retard dans le processus d’attribution. Si tel est le cas, le numéro de demande vous sera communiqué plus tard.

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